Hoe kan een bedrijf een werknemer in Nederland op de loonlijst zetten?

Een bedrijf kan een werknemer op drie manieren in Nederland in dienst nemen: via een eigen Nederlandse rechtspersoon, door zich als buitenlandse werkgever (NRP) bij de Belastingdienst te registreren en de Nederlandse salarisadministratie zelf te verzorgen, of via een Employer of Record (EOR). Als u nog geen Nederlandse entiteit heeft, is een EOR meestal de snelste manier, omdat de EOR de wettelijke werkgever wordt en de arbeidsovereenkomst, loonbelasting, sociale zekerheid en het Nederlandse arbeidsrecht voor u regelt.

Drie juridische routes: Nederlandse rechtspersoon, salarisadministratiediensten of EOR

De routes verschillen in wie de juridische werkgever is en wat er geregeld moet zijn voordat het eerste salaris wordt uitbetaald.

Eigen Nederlandse rechtspersoon Salarisadministratiediensten (NRP) EOR
Juridische werkgever Uw Nederlandse bedrijf Uw buitenlandse bedrijf De Nederlandse rechtspersoon van de EOR
Is een Nederlandse rechtspersoon nodig? Ja Nee, maar u moet zich wel registreren als buitenlandse werkgever Nee
Vereisten Oprichting via een Nederlandse notaris (voor een BV), inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK), bankrekening, registratie voor loonbelasting Registratie voor loonbelasting (loonheffingennummer) bij de Belastingdienst, Nederlandse arbeidsovereenkomst, HR- en juridische kennis Ondertekende dienstverleningsovereenkomst met de EOR
Wie houdt zich bezig met het Nederlandse arbeidsrecht? U U EOR
Loonadministratie Intern of uitbesteed Meestal uitbesteed aan een Nederlandse loonadministratiekantoor EOR
Gemiddelde tijd tot de eerste loonuitbetaling Enkele weken tot maanden als de entiteit nog moet worden opgericht Enkele weken Dagen tot enkele weken
Meest geschikt voor Langetermijn, groeiende aanwezigheid Bedrijven met interne Nederlandse HR-expertise Eerste aanwervingen, marktonderzoek

Zonder Nederlandse entiteit moet u ook het risico op een vaste inrichting controleren: afhankelijk van hun functie, bijvoorbeeld als ze namens u contracten ondertekenen, kan een Nederlandse werknemer een belastbare aanwezigheid voor uw bedrijf creëren.

Stap 1: Kies wie uw Nederlandse medewerker in dienst neemt

Deze beslissing bepaalt wie het contract ondertekent en wie zich bij de Nederlandse autoriteiten registreert.

• Heeft u al een Nederlandse entiteit? Registreer deze als werkgever voor loonbelasting en voer de salarisadministratie intern uit of via een salarisadministratiekantoor.
• Geen Nederlandse entiteit en een eerste of klein team? Maak gebruik van een EOR. De EOR neemt uw medewerker in dienst op zijn eigen Nederlandse loonlijst, u stuurt het werk aan.
• Wilt u de werkgever zijn zonder een Nederlandse entiteit? Registreer u als NRP (Non-Residential Payroll) voor loonbelasting en besteed de salarisverwerking uit. U draagt alle werkgeversverplichtingen.
• Bent u van plan om langdurig in Nederland aanwezig te zijn? Richt dan een Nederlandse entiteit op. Veel bedrijven beginnen met een EOR en zetten medewerkers over zodra de entiteit klaar is.

Stap 2: Stel een Nederlandse arbeidsovereenkomst op

Het dwingende Nederlandse arbeidsrecht is van toepassing op iedereen die in Nederland werkt, ongeacht welk recht in het contract wordt genoemd.

Zorg ervoor dat de overeenkomst het volgende omvat:

• Contracttype: voor bepaalde tijd of voor onbepaalde tijd. Na drie contracten voor bepaalde tijd, of na drie jaar, wordt het volgende contract een contract voor onbepaalde tijd.
• Proeftijd: geen proeftijd bij contracten van zes maanden of korter, maximaal één maand bij contracten voor bepaalde tijd tot twee jaar, maximaal twee maanden bij contracten voor onbepaalde tijd.
• Salaris: ten minste het Nederlandse wettelijk minimumloon, plus vakantiegeld van ten minste 8% van het brutosalaris.
• Vakantie: minstens vier keer het aantal wekelijkse werkuren per jaar, wat neerkomt op 20 dagen voor een fulltime werknemer.
• CAO: controleer of er een sectorale CAO van toepassing is, aangezien deze hogere lonen, toeslagen of een verplichte pensioenregeling kan voorschrijven.
• Schriftelijke informatie: werknemers moeten hun belangrijkste arbeidsvoorwaarden schriftelijk ontvangen, de meeste daarvan binnen de eerste week.

Stap 3: Verzamel de gegevens voor de salarisadministratie

De Nederlandse loonverwerking kan pas plaatsvinden als de gegevens van de werkgever en de werknemer volledig zijn. Verzamel deze vóór de eerste loonverwerkingsdeadline:

• Van de werknemer: burgerservicenummer (BSN), geldig identiteitsbewijs, bankrekeningnummer (IBAN), adres en een ondertekende opgave voor de loonheffingen, waarin staat of de loonheffingskorting moet worden toegepast.
• Recht om te werken: Onderdanen van de EU/EER en Zwitserland mogen vrij werken. Andere onderdanen hebben een geldige verblijfs- en werkvergunning nodig, bijvoorbeeld als hoogopgeleide migrant.
• Van de werkgever: loonheffingsnummer, startdatum, brutosalaris, werktijden, uitbetalingsfrequentie en eventuele toeslagen of vergoedingen.
• Mogelijke 30%-regeling: in aanmerking komende werknemers die vanuit het buitenland zijn aangeworven, kunnen een deel van hun salaris belastingvrij ontvangen. De werkgever en werknemer dienen gezamenlijk een aanvraag in, bij voorkeur vóór de eerste loonverwerking.

Stap 4: Voer de eerste Nederlandse loonverwerking uit

De meeste Nederlandse werkgevers betalen maandelijks. De eerste loonverwerking verloopt als volgt:

1. Bereken bruto naar netto: houd loonbelasting en sociale premies in, pas de loonbelastingvermindering toe indien gekozen, en trek eventuele pensioenpremies van de werknemer af.
2. Bereken werkgeverskosten: verzekeringspremies voor de werknemer (zoals werkloosheids- en arbeidsongeschiktheidsverzekering) en de inkomensafhankelijke zorgverzekeringsbijdrage (Zvw) van de werkgever.
3. Vakantiegeld reserveren: bouw elke maand ten minste 8% van het brutosalaris op. Dit wordt doorgaans in mei of juni uitbetaald.
4. Geef de loonstrook af en stort het nettosalaris op de bankrekening van de werknemer.
5. Dien de loonaangifte in en betaal de loonbelasting aan de Belastingdienst, uiterlijk aan het einde van de maand volgend op de loonperiode.

Vanaf de eerste dag heeft de werkgever ook een arbodienst nodig. Als de werknemer ziek wordt, is de werkgever volgens de Nederlandse wet verplicht om minimaal 70% van het salaris te blijven betalen gedurende maximaal twee jaar. Met een ziekteverzuimverzekering kunt u een vergoeding ontvangen als een werknemer wegens ziekte afwezig is.

Voorbeeld: wat u nodig hebt voor de eerste loonperiode

Voor een bedrijf dat zijn eerste werknemer in Nederland in dienst neemt, is dit de volledige lijst met gegevens voor de eerste loonmaand.

Categorie Wat is nodig Aangeleverd door
Werknemersgegevens Volledige naam, adres, geboortedatum, BSN, kopie van identiteitsbewijs Werknemer of werkgever
Werknemersgegevens Bankrekening (IBAN) Werknemer
Werknemersgegevens Ondertekende loonaangifte, incl. keuze voor loonbelastingverrekening Werknemer
Werknemersgegevens Verblijfs- en werkvergunning (alleen voor niet-EU/EER-onderdanen) Werknemer
Contractgegevens Startdatum, contracttype en -duur, proeftijd Werkgever
Contractgegevens Functietitel, aantal werkuren per week, werklocatie Werkgever
Contractgegevens Toepasselijke CAO, indien van toepassing Werkgever
Loongegevens Bruto maandsalaris, percentage vakantietoeslag Werkgever
Loongegevens Toeslagen en vergoedingen (reiskosten, thuiswerken, bonus) Werkgever
Loongegevens Pensioenregeling en eventuele verdeling van de premie Werkgever
Beslissingen van de werkgever Route: eigen entiteit, alleen salarisadministratie of EOR Werkgever
Beslissingen van de werkgever De 30%-regeling aanvragen, indien de werknemer daarvoor in aanmerking komt Werkgever en werknemer
Beslissingen van de werkgever Vakantierechten boven het wettelijk minimum Werkgever

Bij een EOR regelt de EOR de registraties, het contract en de berekeningen; u levert de contractgegevens en loongegevens aan.

Veelgestelde vragen

Kan een buitenlands bedrijf in Nederland personeel aannemen zonder een Nederlandse entiteit? Ja. Ofwel via een EOR, die de werknemer namens u in dienst neemt, of door u als buitenlandse werkgever te registreren voor Nederlandse loonbelasting en een Nederlandse loonadministratie te voeren.

Kan ik een Nederlandse werknemer via de loonadministratie van mijn thuisland betalen? Over het algemeen niet. Iemand die in Nederland werkt, is doorgaans onderworpen aan Nederlandse loonbelasting en sociale premies, die moeten worden ingehouden en aangegeven via een Nederlandse salarisadministratie. Voor kortdurende detacheringen vanuit een ander EU-land gelden aparte regels.

Kan ik hen in plaats daarvan als zelfstandige inhuren? Alleen als de relatie daadwerkelijk onafhankelijk is. Als u het werk aanstuurt zoals een werkgever dat doet, kunnen de Nederlandse autoriteiten dit als een dienstverband beschouwen, met als gevolg achterstallige belastingen en premies.

Wat is het verschil tussen een EOR en alleen salarisadministratie? Bij een EOR is de dienstverlener de wettelijke werkgever en draagt deze de werkgeversverplichtingen. Bij alleen salarisadministratie is uw bedrijf de werkgever en verzorgt de dienstverlener uitsluitend de salarisverwerking en belastingaangiften.

Hoe lang duurt het om de eerste salarisverwerking uit te voeren? Bij een EOR vaak binnen enkele weken na ondertekening. Het registreren als werkgever of het opzetten van een rechtspersoon duurt langer.

Hoe Parakar bedrijven helpt bij het aannemen van personeel in Nederland

Parakar heeft meer dan 25 jaar internationale HR-ervaring en neemt mensen in Nederland in dienst via zijn eigen Nederlandse entiteit. Wij bieden zowel EOR- als salarisverwerkingsdiensten aan, zodat u voor uw eerste Nederlandse aanwerving met EOR kunt beginnen en kunt overstappen op salarisverwerking zodra u uw eigen entiteit heeft, zonder van dienstverlener te veranderen.

Wilt u uw eerste werknemer op de Nederlandse loonlijst zetten? Bespreek met een specialist van Parakar wat de juiste aanpak is voor uw bedrijf.

Get in touch