Onboarding in Europa: waarom het complexer is dan u denkt
Werft u personeel in meerdere Europese landen? Dat is een grote stap in de richting van internationale groei en een gewaagde zet. Maar kansen brengen ook complexiteit met zich mee. Vooral als het gaat om onboarding.
Van landspecifieke regelgeving tot culturele verwachtingen: het onboarden van werknemers in Europa is allesbehalve ‘one size fits all’. Elk land heeft zijn eigen wettelijke vereisten, procedures en papierwerk, en fouten kunnen leiden tot boetes, vertragingen of gefrustreerde nieuwe medewerkers.
Laten we eens kijken wat onboarding in Europa zo anders maakt en hoe u met outsourcing van dit proces kunt voldoen aan de wetgeving, risico’s kunt beperken en uw werknemers een naadloze start kunt bieden.
Onboarding in Europa: meer dan alleen een welkomstmail
Onboarding is meer dan het uitreiken van een laptop en het aanmaken van een bedrijfsmailadres. In veel Europese landen is onboarding een formeel wettelijk proces dat vóór de eerste werkdag begint en tot ver in de eerste maanden van het dienstverband van de werknemer voortduurt.
Afhankelijk van het land moet u mogelijk het volgende doen:
- De werknemer registreren bij de overheid
- Verplichte gezondheidscontroles plannen
- Contracten opstellen in de lokale taal
- Informatie verstrekken over sociale zekerheid en pensioenregelingen
- Afstemmen met ondernemingsraden of vakbonden
Als u niet aan deze verplichtingen voldoet, kunt u boetes krijgen of, erger nog, een ongeldige arbeidsrelatie.
Wat maakt het zo complex? Een blik op landspecifieke regels
De Europese onboarding wordt bepaald door nationale arbeidswetgeving, culturele normen en administratieve systemen. Hier volgt een overzicht van de verschillen:
Frankrijk
Vóór de eerste werkdag van uw nieuwe werknemer bent u wettelijk verplicht om een DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) in te dienen bij de Franse autoriteiten. En ja, een medische afspraak bij een bedrijfsarts is verplicht, zelfs voor banen op afstand.
Duitsland
Duitse werkgevers moeten een bewijs van wettelijke ziektekostenverzekering controleren en mogelijk overleggen met een Betriebsrat (ondernemingsraad) voordat de arbeidsvoorwaarden definitief worden vastgesteld. Niet in orde? Dat is een rode vlag voor de arbeidsverhoudingen en compliance-audits.
Polen
Geen medische keuring? Geen start. In Polen moeten werknemers een medische keuring ondergaan voordat hun contract geldig is. Het contract zelf moet in het Pools zijn, zelfs als de voertaal op het werk Engels is.
Nederland
Welkom in het land van de vakantietoeslag, een extra 8% van het brutosalaris die jaarlijks wordt uitbetaald. Dit is gebruikelijk en moet duidelijk worden vermeld in uw arbeidsovereenkomst. Als u dit niet doet, bent u in strijd met de Nederlandse arbeidsnormen.
Waarom bedrijven de onboarding in Europa uitbesteden
Onboarding in één land beheren is te doen. Maar in vijf landen? Dat is een heel ander verhaal. Dit is waarom steeds meer internationale bedrijven ervoor kiezen om hun onboarding uit te besteden:
Compliance eenvoudig gemaakt
Lokale regelgeving verandert regelmatig. Door samen te werken met lokale HR-experts blijft u op de hoogte van de wetgeving, zonder dat u zelf een specialist in lokale wetgeving hoeft te worden.
Snellere, soepelere processen
Voorkom vertragingen door te vertrouwen op partners die precies weten welke papieren nodig zijn, hoe gezondheidscontroles moeten worden gepland en wanneer de autoriteiten op de hoogte moeten worden gebracht.
Betere werknemerservaring
De eerste indruk is belangrijk. Een goede lokale onboarding laat nieuwe medewerkers zien dat u professioneel, goed voorbereid en cultureel bewust bent, ongeacht waar ze zich bevinden.
Laat Parakar de complexiteit uit handen nemen
Bij Parakar zijn we gespecialiseerd in het beheer van het volledige onboardingproces in heel Europa. Of u nu één persoon in Parijs aanneemt of een team in Warschau samenstelt, wij kennen de stappen, spreken de taal en regelen de administratie, zodat u zich kunt concentreren op de groei van uw bedrijf.
Wij zorgen ervoor dat uw nieuwe medewerkers vanaf dag één soepel, conform de regels en met de juiste ervaring aan de slag kunnen.
Hulp nodig bij onboarding in Europa?
Neem vandaag nog contact op met onze lokale HR-experts. Wij denken met u mee, vereenvoudigen uw uitbreiding en ondersteunen u bij elke stap.
