Het uitbesteden van salarisadministratie en HR-administratie: wanneer is dat zinvol?

Naarmate uw organisatie groeit, worden salarisadministratie en HR-administratie zelden eenvoudiger.

Meer medewerkers betekenen meer contracten, personeelswijzigingen, salarisgegevens, rapportageverplichtingen en vragen aan HR. Voeg daar medewerkers in meerdere Europese landen aan toe, en uw team moet ook nog eens rekening houden met verschillende lokale vereisten, deadlines en arbeidspraktijken.

Op een gegeven moment kan het intern beheren van al deze zaken kostbare tijd gaan kosten die uw HR-team liever zou besteden aan de taken waar het zich echt op wil richten.

Dit is waar het uitbesteden van de salarisadministratie en HR–administratie kan helpen.

Maar uitbesteding mag niet simpelweg betekenen dat je administratieve taken uit handen geeft. De juiste opzet moet je organisatie meer controle geven, betrouwbare lokale expertise en een proces dat met je bedrijf mee kan groeien.

Dus, wanneer is uitbesteding zinvol, wat kun je uitbesteden en waar moet je op letten bij het kiezen van een partner voor salarisadministratie en HR?

Wat houdt het uitbesteden van de salarisadministratie in?

Salarisadministratie uitbesteden betekent samenwerken met een externe salarisspecialist om uw salarisproces geheel of gedeeltelijk te beheren.

Afhankelijk van uw organisatie kan dit het volgende omvatten:

• het verzamelen en controleren van salarisgegevens;
• het verwerken van salarisberekeningen;
• het beheren van wijzigingen in de salarisadministratie;
• het opstellen van loonstroken;
• het ondersteunen van salarisrapportages;
• het bewaken van relevante deadlines; en
• het beantwoorden van vragen over de salarisadministratie.

Wat u precies uitbesteedt, hangt af van uw interne expertise, uw personeelsbestand en de landen waarin u mensen in dienst hebt.

Sommige organisaties hebben ondersteuning nodig bij het volledige salarisadministratieproces. Andere beschikken al over een sterk intern HR-team en hebben vooral behoefte aan betrouwbare lokale expertise op het gebied van salarisadministratie.

Het belangrijkste is dat u de juiste verdeling van verantwoordelijkheden vindt.

Hoe zit het met het uitbesteden van HR-administratie?

Salarisadministratie staat niet op zichzelf.

Veel wijzigingen in de salarisadministratie vinden hun oorsprong bij HR. Er komt een nieuwe medewerker bij, iemand krijgt een salarisverhoging, een medewerker neemt verlof op of een secundaire arbeidsvoorwaarde verandert.

HR-administratie kan daarom onder meer de volgende gebieden omvatten:

• personeelsdocumentatie;
• onboarding- en offboarding-administratie;
• contractwijzigingen;
• verlof- en afwezigheidsadministratie;
• beheer van personeelsgegevens; en
• coördinatie van informatie die nodig is voor de salarisadministratie.

Wanneer HR-administratie en salarisadministratie goed op elkaar zijn afgestemd, kan informatie efficiënter tussen teams worden uitgewisseld.

Voor internationale organisaties is dit bijzonder waardevol, omdat lokale vereisten per land aanzienlijk kunnen verschillen.

Wanneer moet u overwegen om uit te besteden?

Er is geen specifiek aantal medewerkers waarbij een organisatie plotseling de salarisadministratie of HR-administratie moet uitbesteden.

Kijk in plaats daarvan naar de druk op uw bestaande processen.

Het kan tijd zijn om uw opzet te herzien wanneer:

• de salarisadministratie steeds meer tijd van HR in beslag neemt;
• uw team sterk afhankelijk is van één persoon voor kennis op het gebied van salarisadministratie;
• er regelmatig correcties in de salarisadministratie plaatsvinden;
• medewerkers te lang moeten wachten op antwoorden op vragen over de salarisadministratie;
• uw organisatie zich op nieuwe Europese landen richt;
• uw interne team onvoldoende kennis heeft van lokale vereisten;
• de HR-administratie verspreid is over meerdere systemen of processen; of
• uw huidige opzet verdere groei niet gemakkelijk kan ondersteunen.

Uitbesteding kan vooral waardevol zijn wanneer de complexiteit van uw personeelsbestand sneller toeneemt dan uw interne HR-capaciteit.

De vraag zou daarom niet alleen moeten zijn “Kunnen we dit nog wel zelf beheren?”

Een betere vraag is:

“Is het intern beheren hiervan nog steeds de beste besteding van de tijd en expertise van ons HR-team?”

Wat zijn de voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie en HR-administratie?

Het grootste voordeel is niet alleen dat er minder administratieve taken zijn.

Een sterke uitbestedingsopzet kan zorgen voor meer structuur in de hele organisatie.

Meer tijd voor uw HR-team

Wanneer terugkerende administratieve processen efficiënt worden afgehandeld, kunnen interne HR–professionals meer aandacht besteden aan medewerkers, organisatieontwikkeling en strategische prioriteiten.

Toegang tot lokale expertise

Internationale tewerkstelling brengt landspecifieke vereisten op het gebied van salarisadministratie en arbeidsrecht met zich mee.

Toegang tot specialisten die deze lokale vereisten begrijpen, helpt HR-teams te voorkomen dat ze intern voor elk land gedetailleerde expertise moeten opbouwen.

Meer continuïteit

De salarisadministratie mag niet volledig afhankelijk zijn van de beschikbaarheid of kennis van één medewerker.

Een externe partner kan voor extra continuïteit en structuur zorgen, met name wanneer interne teams veranderen of de organisatie groeit.

Een beter schaalbaar proces

Het betreden van een ander land of het aannemen van meer medewerkers hoeft niet te betekenen dat uw organisatie telkens opnieuw haar salarisadministratieproces moet opzetten.

De juiste salarisadministratie moet mee kunnen groeien met uw personeelsbestand.

Duidelijkere verantwoordelijkheden

Uitbesteding biedt ook de mogelijkheid om verantwoordelijkheden vast te leggen.

Uw interne team moet weten welke informatie moet worden aangeleverd, terwijl uw partner duidelijk moet aangeven wat er wordt verwerkt, wanneer dit gebeurt en wie de verantwoordelijkheid draagt als er vragen rijzen.

Wist u dat?

Een van de belangrijkste aspecten van succesvolle uitbesteding van de salarisadministratie vindt plaats nog voordat de salarisberekening begint.

Een salarispartner kan alleen de beschikbare informatie verwerken. Als wijzigingen in het personeelsbestand, bonussen, verlof of nieuwe aanstellingen te laat of onjuist worden doorgegeven, kunnen er nog steeds problemen met de salarisverwerking ontstaan.

Daarom gaat goede uitbesteding niet alleen over het simpelweg overdragen van verantwoordelijkheid.

Het gaat om het creëren van een duidelijk proces tussen uw organisatie en uw salarispartner.

Duidelijke deadlines, afgebakende verantwoordelijkheden en betrouwbare communicatie kunnen net zo belangrijk zijn als de gebruikte salaristechnologie.

Waar moet u op letten bij het kiezen van een partner voor salarisadministratie-outsourcing?

Niet elke salarisadministratie–aanbieder biedt hetzelfde niveau van ondersteuning.

Overweeg, voordat u een partner kiest, of de aanbieder deze vragen kan beantwoorden:

• Hebben zij expertise in de landen waar u mensen in dienst heeft?
• Wie wordt uw contactpersoon?
• Hoe wordt salarisinformatie uitgewisseld en gecontroleerd?
• Wie is verantwoordelijk voor welk deel van het proces?
• Kunnen medewerkers of HR contact opnemen met iemand als er vragen zijn?
• Kan de opzet extra landen of medewerkers ondersteunen?
• Hoe worden lokale wijzigingen aan uw organisatie gecommuniceerd?

Technologie is belangrijk, maar moet de relatie ondersteunen in plaats van vervangen.

Vooral bij internationale activiteiten kan directe toegang tot mensen die de lokale salaris- en arbeidspraktijken begrijpen een aanzienlijk verschil maken.

Wat moet u in eigen beheer houden?

Het uitbesteden van de salarisadministratie betekent niet dat u alle verantwoordelijkheden uitbesteedt.

Uw organisatie blijft doorgaans verantwoordelijk voor het verstrekken van nauwkeurige en tijdige informatie over medewerkers en interne beslissingen.

Uw HR–team kan bijvoorbeeld nog steeds beslissingen nemen met betrekking tot:

• aanwerving;
• beloning;
• promoties;
• secundaire arbeidsvoorwaarden;
• werkregelingen; en
• organisatiebeleid.

De externe partner helpt vervolgens bij het vertalen van relevante informatie naar de lokaal vereiste salaris- en HR-processen.

Een succesvolle uitbestedingsrelatie is daarom afhankelijk van samenwerking.

Uw interne team zorgt voor de organisatorische context. Uw lokale partner biedt de expertise en operationele ondersteuning die nodig zijn om die informatie om te zetten in actie.

Hoe Parakar helpt

Het beheren van salarisadministratie en HR-administratie in heel Europa kan al snel ingewikkeld worden. Elk land hanteert andere lokale vereisten, terwijl uw organisatie toch behoefte heeft aan consistentie en inzicht in het gehele personeelsbestand.

Parakar helpt deze twee behoeften met elkaar te verbinden.

Onze lokale experts ondersteunen internationale werkgevers bij de salaris- en HR-administratie en bieden tegelijkertijd de persoonlijke begeleiding die nodig is om wegwijs te worden in de landspecifieke vereisten.

Afhankelijk van uw organisatie, personeelsbestand en bestaande opzet kan Parakar u ondersteunen met:

• lokale salarisverwerking en -coördinatie;
• HR- en salarisadministratie;
• landspecifieke arbeidsvoorwaarden;
• beheer van de levenscyclus van medewerkers;
• coördinatie tussen lokale en centrale HR-processen; en
• het aanpassen van uw opzet wanneer uw organisatie nieuwe markten betreedt of groeit.

Wij vinden dat internationale HR niet mag worden gereduceerd tot een puur transactioneel proces.

Uw situatie, personeelsbestand en groeiplannen bepalen welke ondersteuning zinvol is. Daarom combineert onze aanpak Europese expertise met persoonlijke begeleiding en oplossingen op maat voor uw organisatie.

U behoudt het overzicht en inzicht in uw personeelsbestand, terwijl lokale specialisten de complexiteit erachter voor hun rekening nemen.

Europese HR, in deskundige handen.

Veelgestelde vragen

Wat houdt het uitbesteden van de salarisadministratie in?

Het uitbesteden van de salarisadministratie betekent dat u een externe specialist inschakelt om uw salarisadministratie geheel of gedeeltelijk te beheren. Dit kan onder meer bestaan uit salarisberekeningen, loonstroken, wijzigingen in de salarisadministratie, administratie en relevante rapportages.

De exacte verantwoordelijkheden zijn afhankelijk van de overeenkomst tussen de organisatie en de salarisadministratiepartner.

Wanneer moet een bedrijf de salarisadministratie uitbesteden?

Het uitbesteden van de salarisadministratie kan waardevol zijn wanneer de salarisverwerking intern te veel tijd in beslag neemt, uw organisatie uitbreidt naar andere landen, u lokale expertise nodig hebt of uw bestaande proces moeilijk schaalbaar wordt.

Er is geen vaste drempel voor het aantal werknemers waarbij uitbesteding noodzakelijk wordt.

Kunt u zowel de HR-administratie als de salarisadministratie uitbesteden?

Ja. Salarisadministratie en HR-administratie zijn nauw met elkaar verbonden, omdat wijzigingen in het personeelsbestand vaak van invloed zijn op de salarisadministratie.

Door beide te combineren kunnen de informatiestromen en verantwoordelijkheden duidelijker worden, afhankelijk van de organisatie en het uitbestedingsmodel.

Wat zijn de voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie?

Mogelijke voordelen zijn onder meer toegang tot specialistische kennis, verbeterde continuïteit, beter schaalbare processen en extra tijd voor interne HR-teams om zich te richten op strategische en personeelsgerelateerde prioriteiten.

De toegevoegde waarde hangt af van de keuze voor een opzet die bij uw organisatie past.

Waar moet u op letten bij het kiezen van een salarisverwerker?

Kijk verder dan alleen de salaristechnologie.

Houd rekening met lokale expertise, communicatie, verantwoordelijkheden, contactpersonen, rapportageprocessen en het vermogen van de dienstverlener om uw organisatie te ondersteunen bij groei.

Voor internationale werkgevers is kennis van de landen waar medewerkers werkzaam zijn bijzonder belangrijk.

Kan Parakar de salarisadministratie in meerdere Europese landen verzorgen?

Parakar ondersteunt internationale organisaties met salaris- en HR-diensten in heel Europa. De juiste opzet hangt af van uw landen, personeelsbestand, interne capaciteiten en groeiplannen.

Zorg dat het uitbesteden van de salarisadministratie voor uw organisatie werkt

Het uitbesteden van de salaris- en HR-administratie gaat niet alleen over het overdragen van werk aan een andere dienstverlener.

Als het effectief wordt uitgevoerd, zou het een duidelijkere en betrouwbaardere structuur rondom uw medewerkers moeten creëren.

Uw HR-team krijgt toegang tot lokale expertise en praktische ondersteuning, verantwoordelijkheden worden duidelijker en de salarisadministratie kan meegroeien met uw internationale personeelsbestand.

Het belangrijkste is dat de oplossing bij de organisatie past, in plaats van dat de organisatie zich aan de oplossing moet aanpassen.

Met Europese expertise, persoonlijke begeleiding en ondersteuning op maat van uw groeiplannen helpt Parakar de complexiteit uit de internationale salaris- en HR-administratie te halen, zodat uw team

Get in touch