Personeel aannemen in België als Amerikaans bedrijf: wat u moet weten
Het aannemen van uw eerste medewerker in België kan de deur openen naar Europees talent en nieuwe marktkansen. Maar het arbeidsmodel dat u in de VS hanteert, kunt u niet zomaar over de Atlantische Oceaan kopiëren.
Als u medewerkers in België vanuit de VS wilt aannemen, moet u rekening houden met de lokale arbeidsregels, de loonadministratie, de sociale zekerheid, sectorspecifieke vereisten en de structuur waarmee u uw team in dienst neemt. Voor veel Amerikaanse bedrijven is de eerste beslissing daarom niet wie ze moeten aannemen, maar hoe ze dat op een regelconforme manier kunnen doen.
Hieronder volgt wat u in overweging moet nemen voordat u die beslissing neemt.
Waarom het aannemen van personeel in België anders is dan in de VS
De arbeidsverhoudingen in België worden geregeld door nationale wetgeving en door collectieve arbeidsovereenkomsten die van toepassing kunnen zijn op specifieke sectoren. In België worden gezamenlijke commissies ingezet om werkgevers met vergelijkbare activiteiten te groeperen en arbeidsvoorwaarden voor die sectoren vast te stellen.
Dat betekent dat er geen eenduidige reeks arbeidsvoorwaarden bestaat die voor elke Belgische werknemer op identieke wijze geldt.
De werktijd is daar een voorbeeld van. De Belgische wetgeving stelt grenzen aan de werktijd en rusttijden, terwijl collectieve arbeidsovereenkomsten de praktische toepassing van arbeidsregelingen verder kunnen beïnvloeden. De algemene norm voor de wekelijkse werktijd is 38 uur, hoewel afwijkende regelingen en uitzonderingen mogelijk zijn.
Voor een Amerikaanse werkgever maakt dit lokale kennis vanaf het begin belangrijk. Een arbeidsovereenkomst die geschikt is voor een Amerikaanse werknemer voldoet mogelijk niet aan de Belgische vereisten of weerspiegelt mogelijk niet de voorwaarden die van toepassing zijn op de sector van de werknemer.
Wat kost het om een werknemer in België in dienst te nemen?
Het salaris is slechts een onderdeel van uw totale loonkosten.
Belgische werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden en afdragen van de socialezekerheidsbijdragen van de werknemer, evenals voor het betalen van de werkgeversbijdragen zelf. Werkgevers hebben ook formele registratie- en rapportageverplichtingen bij de Belgische Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.
Afhankelijk van de werknemer, de functie en de sector moet u in uw bredere personeelsbudget mogelijk ook rekening houden met zaken als vakantiekosten, sectorspecifieke voordelen, verzekeringen, loonadministratie en andere arbeidsvoorwaarden.
Daarom kan het misleidend zijn om als Amerikaanse werkgever op zoek te gaan naar één enkel percentage voor de wervingskosten in België. De nuttigere vraag is: wat zijn de totale personeelskosten voor deze specifieke werknemer volgens de geldende Belgische regels?
Een lokale berekening voordat u een aanbod doet, kan later voor verrassingen zorgen.
Aannemen via uw eigen Belgische entiteit
Een mogelijkheid is om een bedrijf in België op te richten vanuit de VS en uw Belgische werknemers rechtstreeks in dienst te nemen.
Dit kan zinvol zijn wanneer België een strategische markt voor de lange termijn wordt en u verwacht een grotere lokale vestiging op te bouwen. Het hebben van een eigen entiteit geeft uw organisatie een permanente lokale structuur, maar brengt ook doorlopende werkgeversverplichtingen met zich mee.
Een bedrijf dat personeel rechtstreeks in België in dienst neemt, moet zorgen voor de lokale registratie als werkgever, personeelsaangiften en socialezekerheidsrapportages. De Belgische sociale zekerheid eist bijvoorbeeld dat werkgevers zich registreren, werknemers die in dienst treden of uit dienst treden via Dimona aangeven en loon- en salarisgegevens indienen via driemaandelijkse DmfA-aangiften.
Voor een bedrijf dat een substantiële aanwezigheid in België plant, kan die infrastructuur de moeite waard zijn. Voor één of twee eerste aanwervingen staat de omvang van de opstart- en administratieve rompslomp echter wellicht niet in verhouding tot de fase van uw uitbreiding.
Hoe zit het met een Employer of Record in België?
Voor bedrijven die de Belgische markt verkennen of een klein aantal werknemers in dienst nemen, kan een Employer of Record in België voor een Amerikaans bedrijf een van de structuren zijn die het overwegen waard zijn.
Een EOR-model kan de onmiddellijke noodzaak wegnemen om een eigen lokale entiteit op te richten, omdat een andere organisatie optreedt als de wettelijke werkgever en de lokale arbeidsadministratie beheert.
België verdient hier echter extra aandacht.
De Belgische wetgeving legt beperkingen op aan het uitlenen van werknemers wanneer een ander bedrijf de werkgeversbevoegdheid over die werknemers uitoefent. Als algemeen principe geldt dat het uitlenen van werknemers met een overdracht van werkgeversbevoegdheid verboden is, tenzij de regeling valt onder toegestane wettelijke uitzonderingen en vereisten. Uitzendbureaus hebben bijvoorbeeld voorafgaande toestemming nodig en mogen alleen onder welbepaalde omstandigheden opereren.
De vraag zou dus niet simpelweg moeten zijn: “Kunnen we gebruikmaken van een EOR?” Maar: “Welke regelconforme arbeidsstructuur past bij onze specifieke situatie in België?”
Dat onderscheid is belangrijk. Er mag niet automatisch worden aangenomen dat een internationaal wervingsmodel dat in een ander Europees land werkt, op dezelfde manier in België functioneert.
EOR of Belgische entiteit: welke route past bij uw bedrijf?
Er is geen eenduidig antwoord.
Als u voor het eerst personeel aanneemt, de Belgische markt verkent of nog niet klaar bent om een permanente lokale vestiging op te zetten, is een flexibele arbeidsoplossing wellicht geschikter.
Als België al deel uitmaakt van uw groeiplannen voor de lange termijn, u verwacht dat het lokale team aanzienlijk zal groeien en u een permanente zakelijke aanwezigheid wilt vestigen, kan het oprichten van een entiteit de betere optie worden.
Bij de beslissing moet daarom met meer dan alleen de opstartkosten rekening worden gehouden. Uw verwachte personeelsbestand, de duur van uw aanwezigheid op de markt, uw bedrijfsactiviteiten, de mate van operationele zeggenschap en toekomstige Europese uitbreidingsplannen spelen allemaal een rol.
Dat is waar lokale expertise bijzonder waardevol wordt: niet alleen het uitvoeren van de arbeidsroute die u aanvankelijk in gedachten had, maar ook het bepalen of deze daadwerkelijk de juiste is.
Voordat u uw eerste Belgische medewerker in dienst neemt
Een Amerikaans bedrijf dat voet aan de grond krijgt in België krijgt te maken met meer dan alleen een nieuwe loonlijst.
U stapt in een ander arbeidsstelsel, met lokale wetgeving, socialezekerheidsverplichtingen en sectorspecifieke arbeidsvoorwaarden. Door in het begin de juiste structuur te kiezen, kunt u gemakkelijker groeien zonder dat u uw arbeidsstructuur na enkele aanwervingen opnieuw moet ontwerpen.
Parakar ondersteunt internationale bedrijven bij het navigeren door het Europese arbeidsrecht en het vinden van een structuur die bij hun situatie past, van internationale werving en HR-ondersteuning tot salarisadministratie en het opzetten van een rechtspersoon.
In plaats van overal hetzelfde model toe te passen, helpen onze lokale specialisten u de Belgische vereisten te begrijpen, de beschikbare opties af te wegen en een aanpak op te bouwen rond uw wervingsplannen.
Bent u van plan om vanuit de VS personeel aan te werven in België? Praat met onze experts over de arbeidsstructuur die het beste bij uw plannen past.
Neem contact op
