Non-Residential Payroll (NRP) in het Verenigd Koninkrijk

Bij Parakar begrijpen we dat het uitbreiden van uw bedrijf naar een nieuw land gepaard gaat met wettelijke vereisten en operationele complexiteiten die van markt tot markt aanzienlijk kunnen verschillen. Het Verenigd Koninkrijk blijft een van de meest bedrijfsvriendelijke en internationaal verbonden markten van Europa, maar het oprichten van een Britse limited company uitsluitend om één of twee mensen in dienst te nemen, vergt vaak meer inspanning dan de aanwerving vereist.

In dergelijke scenario’s is het veelgebruikte Employer of Record (EOR)-model niet altijd de juiste oplossing, vooral wanneer werknemers de voorkeur geven aan een rechtstreekse arbeidsrelatie met de uiteindelijke werkgever in plaats van via een derde partij te worden ingezet. In deze blog bespreken we de belangrijkste aspecten van Non-Residential Payroll (NRP) in het Verenigd Koninkrijk en hoe dit kan dienen als een strategische oplossing voor bedrijven die voet aan de grond willen krijgen op de Britse markt.

De strategische aanpak van Non-Residential Payroll (NRP) in het Verenigd Koninkrijk

Non-Residential Payroll (NRP) stelt een buitenlands bedrijf zonder Britse vestiging in staat zich rechtstreeks bij HM Revenue & Customs (HMRC) te registreren en personeel in het Verenigd Koninkrijk in dienst te nemen, terwijl het voldoet aan de Britse belasting- en arbeidswetgeving.

In de praktijk betekent dit dat het bedrijf zich vóór de eerste uitbetaling als werkgever bij HMRC moet registreren en het PAYE-systeem (Pay As You Earn) moet toepassen om inkomstenbelasting en nationale verzekeringspremies (NIC’s) in te houden op het salaris van elke werknemer. Loongegevens moeten in realtime aan HMRC worden gerapporteerd via Full Payment Submissions (FPS), en in aanmerking komende werknemers moeten worden ingeschreven in een bedrijfspensioenregeling volgens de Britse regels voor automatische inschrijving. Zodra een buitenlandse onderneming is geregistreerd, kan zij een aan de Britse voorschriften beantwoordende salarisadministratie voeren zonder een kantoor, filiaal of in het Verenigd Koninkrijk geregistreerde rechtspersoon te hebben.

De voordelen van NRP in het Verenigd Koninkrijk

• Geen rechtspersoon vereist voor registratie: Een buitenlandse onderneming kan zich bij HMRC als werkgever registreren en een Britse salarisadministratie starten zonder eerst een Britse besloten vennootschap (limited company) op te richten, waardoor de tijd en kosten worden vermeden die gepaard gaan met de oprichting van een vennootschap, wettelijk verplichte jaarrekeningen en deponeringen bij Companies House.
• Kostenefficiëntie: Voor bedrijven die een klein aantal Britse werknemers in dienst nemen, blijven de lopende overheadkosten beperkt tot de salarisadministratie zelf, in plaats van de bredere nalevingsverplichtingen die aan een Britse entiteit zijn verbonden.
• Directe dienstbetrekking: Met NRP blijft uw moedermaatschappij de wettelijke werkgever, wat werknemers de stabiliteit biedt van een directe arbeidsrelatie in plaats van een dienstverband via een externe arbeidsregeling.
• Snelle toegang tot een belangrijke markt: Het bedrijfsvriendelijke klimaat en het ruime aanbod aan talent in het Verenigd Koninkrijk maken het tot een aantrekkelijke markt om snel te betreden, en NRP ondersteunt die snelheid zonder dat er hoeft te worden gewacht op de oprichting van een rechtspersoon.

De beperkingen van NRP in het Verenigd Koninkrijk

• PAYE-verplichtingen hangen af van aanwezigheid, niet alleen van locatie: Of een buitenlandse werkgever PAYE-inkomstenbelasting moet inhouden, hangt af van de vraag of hij een fiscale aanwezigheid in het Verenigd Koninkrijk heeft, zoals een filiaal, agentschap of vaste vestigingsplaats. Dit wordt per geval beoordeeld, en HMRC beschouwt werknemers die vanuit huis in het Verenigd Koninkrijk werken steeds vaker als in staat om die aanwezigheid te creëren. Daarom kiezen veel buitenlandse werkgevers ervoor om vrijwillig de Britse loonadministratie te voeren, zelfs wanneer dit strikt genomen niet verplicht is, simpelweg om de belastingnalevingslast voor hun werknemers weg te nemen.
• Kosten voor de werkgeversbijdrage aan de nationale verzekering: Werkgevers betalen secundaire NIC’s van Klasse 1, momenteel ongeveer 15% over inkomsten boven de secundaire drempel, bovenop het brutosalaris, de wettelijke ziekte-uitkering en de minimaal 5,6 weken betaald jaarlijks verlof waarop elke Britse werknemer vanaf de eerste dag recht heeft.
• Bankrekening en administratieve opzet: Het in de praktijk uitvoeren van de Britse salarisadministratie vereist doorgaans bankregelingen die geschikt zijn voor de verwerking van de Britse salarisadministratie en RTI-rapportage, wat tijd kan kosten om op te zetten voor een bedrijf dat nog geen voetafdruk in het VK heeft.
• Risico op een vaste inrichting: Volgens de Britse wetgeving kan er sprake zijn van een vaste inrichting door een vaste vestigingsplaats in het VK of door iemand die namens het bedrijf optreedt en de bevoegdheid heeft om te onderhandelen en contracten te sluiten. Als een in het Verenigd Koninkrijk gevestigde werknemer deze bevoegdheid heeft, of als de Britse activiteiten van het bedrijf verder gaan dan voorbereidende of ondersteunende werkzaamheden, neemt het risico op het ontstaan van Britse vennootschapsbelastingverplichtingen aanzienlijk toe.

Vaste inrichting versus loonadministratie voor niet-ingezetenen in het Verenigd Koninkrijk

In het Verenigd Koninkrijk worden de vraag naar een vaste inrichting en de vraag naar de loonadministratie niet altijd aan de hand van dezelfde toets beantwoord. Een bedrijf kan verplicht worden zich aan te melden voor de National Insurance zonder dat het enige fiscale aanwezigheid in het Verenigd Koninkrijk heeft, met name als het gevestigd is in de EU, de EER of Zwitserland. Los daarvan hangt het af van de vraag of HMRC het bedrijf beschouwt als een Britse vestiging, agentschap of vaste bedrijfsvestiging of dat het PAYE-inkomstenbelasting moet inhouden; een vraag die steeds vaker afhangt van hoe de thuiswerkregeling van een werknemer is gestructureerd en hoeveel bevoegdheid deze heeft.

Een werknemer die technische, ondersteunende of backoffice-taken uitvoert zonder bevoegdheid om contracten te ondertekenen, houdt een buitenlandse werkgever over het algemeen binnen het veilige NRP-gebied. Een werknemer die onderhandelingen voert of het bedrijf vertegenwoordigt met daadwerkelijke beslissingsbevoegdheid is een andere zaak, en kan de balans doen doorslaan in de richting van een vaste inrichting in het Verenigd Koninkrijk en de daarmee gepaard gaande vennootschapsbelastingverplichtingen.

Waarom NRP in het Verenigd Koninkrijk overwegen?

Non-Residential Payroll biedt een praktische manier om personeel rechtstreeks in het Verenigd Koninkrijk in dienst te nemen zonder de kosten en doorlooptijd die gepaard gaan met het oprichten van een Britse entiteit. Het is met name zeer geschikt voor bedrijven die de Britse markt verkennen, een klein team opbouwen of werknemers ondersteunen die liever op de loonlijst van hun huidige werkgever blijven staan dan over te stappen naar een regeling via een derde partij.

Tegelijkertijd betekenen de specifieke Britse behandeling van PAYE en de nationale verzekering, de beperkingen op A1-certificaten na de Brexit en het feit dat de toetsing op de vaste inrichting per geval wordt beoordeeld, dat de details vanaf het begin zorgvuldige aandacht verdienen.

Klaar om personeel in het Verenigd Koninkrijk aan te nemen zonder een entiteit op te richten?

Bij Parakar begeleiden wij u bij elke stap van het NRP-proces in het Verenigd Koninkrijk, van de werkgeversregistratie bij HMRC en het opzetten van PAYE tot de voortdurende naleving van de regelgeving op het gebied van salarisadministratie, National Insurance en automatische pensioeninschrijving. Of u nu de Britse markt verkent of een toegewijd team opbouwt, onze lokale experts kunnen u helpen de juiste structuur voor uw bedrijf te vinden. Neem vandaag nog contact op met Parakar om te bespreken hoe Non-Residential Payroll in het Verenigd Koninkrijk voor u kan werken.