Jouw gids voor Employer of Record (EOR) in Spanje

Het uitbreiden van je team over de grenzen heen kan complex zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn. Een Employer of Record (EOR) maakt het mogelijk om talent in nieuwe landen aan te werven zonder een lokale entiteit op te richten. In deze FAQ leggen we uit hoe EOR-diensten werken, wanneer je ze kunt gebruiken en wat je kunt verwachten wanneer je in Spanje personeel aanwerft via een EOR zoals Parakar.

Hoe EOR werkt: belangrijke vragen beantwoord

1. Wat is een Employer of Record (EOR)?

Een Employer of Record (EOR) is een derde partij die namens een ander bedrijf werknemers in dienst neemt. De EOR neemt alle verantwoordelijkheden met betrekking tot het dienstverband op zich, zoals salarisadministratie, belastingaangifte, secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving van lokale arbeidswetgeving, terwijl het bedrijf de dagelijkse taken en prestaties van de werknemer beheert.

2. Wanneer moet een bedrijf overwegen om een EOR in te schakelen?

Bedrijven maken doorgaans gebruik van een EOR wanneer:

• Ze personeel willen aannemen in een land waar ze geen rechtspersoon hebben.
• Ze snel en op een conforme manier nieuwe werknemers in dienst willen nemen.
• Ze de risico’s en complexiteit van de naleving van de lokale arbeidswetgeving willen verminderen.
• Ze op afstand talent aannemen of nieuwe markten testen voordat ze een vestiging opzetten.

3. Wat zijn de voordelen van het gebruik van een EOR?

De belangrijkste voordelen van het gebruik van een EOR zijn:

• Lokale naleving: zorgt ervoor dat alle arbeidspraktijken voldoen aan de lokale wettelijke vereisten.
• Snelheid: neem werknemers sneller in dienst zonder dat u een lokale entiteit hoeft op te richten.
• Minder administratieve rompslomp: de EOR zorgt voor de salarisadministratie, contracten, secundaire arbeidsvoorwaarden en belastingaangiften.
• Minder risico: voorkom boetes en juridische problemen door in elk land aan de wetgeving te voldoen.

4. Wat is het verschil tussen een EOR en een uitzendbureau/PEO/salarisadministratiebedrijf?

• EOR: Neemt werknemers namens jou in dienst en draagt de volledige wettelijke verantwoordelijkheid.
• Uitzendbureau: Werft en levert doorgaans tijdelijke werknemers, vaak voor kortlopende functies.
• PEO (Professional Employer Organization): Neemt werknemers samen met jouw bedrijf in dienst, meestal binnen hetzelfde land.
• Salarisadministratiebedrijf: Beheert de salarisadministratie, maar neemt geen werknemers in dienst en zorgt niet voor naleving van de wetgeving.

5. Wie is de wettelijke werkgever bij gebruik van een EOR?

De EOR-provider is de wettelijke werkgever. Dit betekent dat de EOR verantwoordelijk is voor arbeidscontracten, belastingen en naleving van de wetgeving. Het klantbedrijf geeft echter leiding aan de dagelijkse werkzaamheden van de werknemer en integreert deze in zijn team en cultuur.

6. Staat de werknemer op de loonlijst van de klant of op die van de EOR?

De werknemer staat op de loonlijst van de EOR. De EOR zorgt voor de salarisbetalingen, belastinginhoudingen, sociale zekerheidsbijdragen en andere wettelijke verplichtingen. Het klantbedrijf betaalt de EOR, die vervolgens namens hen het dienstverband beheert.

7. Kunnen we via EOR zowel lokale als buitenlandse werknemers aannemen?

Ja, je kunt via een EOR zowel lokale als buitenlandse werknemers aannemen. Het aannemen van buitenlandse werknemers kan echter afhankelijk zijn van lokale immigratiewetten en of de EOR werkvisa in dat land kan sponsoren. Het is belangrijk om de visumvoorwaarden en verwerkingstermijnen bij de EOR te bevestigen.

Werken in Spanje via een EOR

1. Kan een buitenlands bedrijf werknemers in Spanje aannemen zonder een rechtspersoon op te richten?

Ja! Werken in Spanje zonder rechtspersoon is mogelijk dankzij bedrijven als Parakar, en komt steeds vaker voor. Daarom bestaat het Employer of Record (EOR)-model. Als lokale HR-partner en werkspecialist ondersteunen wij internationale bedrijven bij het beheer van arbeidscontracten, compliance, salarisadministratie en HR-processen in Spanje.

EOR-diensten zijn vooral nuttig voor bedrijven die de Spaanse markt verkennen, hun teams op afstand willen uitbreiden of snel en conform de wetgeving werknemers willen aannemen.

2. Welke soorten arbeidscontracten bied je aan onder EOR in Spanje?

Wij bieden onbepaalde (vaste) arbeidscontracten als standaard voor alle aanwervingen in Spanje. Dit is niet alleen het meest voorkomende en stabiele contracttype onder de Spaanse arbeidswetgeving, maar in de meeste gevallen ook een wettelijke vereiste.

Sinds de recente arbeidshervormingen zijn arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd strikt beperkt en sterk gereguleerd. Ze mogen alleen worden gebruikt in uitzonderlijke en duidelijk gerechtvaardigde omstandigheden, zoals het opvangen van tijdelijke afwezigheid of specifieke kortlopende projecten. In de praktijk is aan deze voorwaarden moeilijk te voldoen en kan een verkeerde classificatie van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd juridische en financiële gevolgen hebben voor de werkgever.

Om die reden, en om volledige naleving te garanderen, sluiten wij via onze EOR-oplossing in Spanje uitsluitend arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd af.

Alle arbeidsovereenkomsten worden opgesteld in het Spaans, zoals vereist door de wet. Om de transparantie en begrijpelijkheid voor internationale klanten en werknemers te vergemakkelijken, bieden we ook een Engelse versie naast de Spaanse tekst. Deze tweetalige aanpak helpt de verwachtingen van alle belanghebbenden op één lijn te brengen en zorgt voor duidelijkheid gedurende de hele arbeidsrelatie.

Voor de proeftijd kan een proeftijd van maximaal 6 maanden worden vastgesteld, wat altijd sterk wordt aanbevolen.

3. Wat zijn de standaard werktijden en overwerkregels in Spanje?

Het algemene wettelijke kader in Spanje stelt de standaard fulltime werkweek vast op 40 uur, doorgaans verdeeld over vijf werkdagen. De specifieke voorwaarden met betrekking tot werktijden, rusttijden en overwerkvergoeding zijn echter vaak afhankelijk van de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst (cao).

In ons geval volgen we de bepalingen van de CAO Consultoría y Estudios de Mercado, die doorgaans wordt toegepast in kennisintensieve en adviesgerelateerde functies. Op grond van deze overeenkomst:

• De standaard werktijd is vastgesteld op 1800 uur per jaar, wat doorgaans wordt geïnterpreteerd als 40 uur per week, tenzij een andere verdeling is overeengekomen.
• Flexibele werkregelingen zijn toegestaan, mits het jaarlijkse totaal aantal uren wordt gerespecteerd.
• Er zijn ook dagelijkse en wekelijkse rusttijden vastgelegd, waaronder een minimale rusttijd van 12 uur tussen werkdagen en 36 aaneengesloten uren per week.

Met betrekking tot overuren:

• De Spaanse wetgeving beperkt overuren tot 80 uur per jaar, tenzij deze worden gecompenseerd met vrije tijd.
• Alle overuren moeten vrijwillig zijn, correct worden geregistreerd en worden betaald of gecompenseerd met extra rusttijd, afhankelijk van de overeenkomst met de werknemer en de bepalingen van de CAO.
• Sommige functies kunnen worden aangemerkt als “vertrouwensfuncties” (puestos de confianza), die mogelijk niet onder de standaardregels voor overwerk vallen; dit wordt per geval beoordeeld.

Als uw EOR-partner zorgen wij ervoor dat alle arbeidsvoorwaarden, inclusief werktijden, overwerk en rusttijden, volledig in overeenstemming zijn met zowel de Spaanse wetgeving als de toepasselijke CAO, waardoor u verzekerd bent van rechtszekerheid en operationele transparantie.

4. Wat is het minimumloon in Spanje?

Het wettelijk minimumloon (SMI) in Spanje voor 2025 is vastgesteld op € 1.184 bruto per maand in 14 betalingen, wat neerkomt op een bruto jaarsalaris van € 16.576. Dit betekent een stijging van € 50 per maand ten opzichte van 2024, wat neerkomt op een jaarlijkse stijging van 4,4%, volgens het Spaanse Ministerie van Arbeid.

Als dit wordt verdeeld over 12 maandelijkse betalingen, zoals wij bij Parakar doen, komt het maandelijkse equivalent van het SMI neer op € 1.381,33 bruto.

In de praktijk vallen de meeste werknemers die in Spanje onder ons EOR-model zijn aangenomen echter onder een sectorale collectieve arbeidsovereenkomst (CAO). In ons geval passen we doorgaans de CAO voor Consultoría y Estudios de Mercado toe, die hogere minimumlonen vaststelt dan het wettelijke SMI, afhankelijk van de functie en salarisschaal van de werknemer.

Bijvoorbeeld:

• Administratieve of technische ondersteunende functies vallen onder andere salarisschalen dan consultants, analisten of managementfuncties.
• De CAO bepaalt de minimumjaarsalarissen doorgaans op basis van 14 betalingen, maar bij Parakar passen we altijd een 12-maands pro rata-verdeling toe om de salarisadministratie te vereenvoudigen en de maandelijkse inkomsten consistent te houden.

Als onderdeel van onze EOR-dienstverlening zorgen wij voor:

• Een juiste indeling van de functie van elke werknemer in overeenstemming met de CAO.
• Volledige naleving van de toepasselijke minimumloonvereisten, die voorrang hebben op het wettelijke SMI wanneer deze hoger zijn.
• Transparante weergave van alle salariscomponenten in de arbeidsovereenkomst.

5. Hoe wordt betaald verlof (PTO) afgehandeld onder EOR in Spanje?

Werknemers in Spanje hebben recht op een royale reeks verlofregelingen, waarvan vele wettelijk zijn vastgelegd en worden versterkt door CAO’s.

Het minimum aantal betaalde vakantiedagen volgens de CAO is 23 werkdagen per jaar, exclusief weekends en feestdagen. Spanje kent ook 14 feestdagen per jaar, een combinatie van nationale, regionale en lokale feestdagen.

Ziekteverlof wordt gedekt door het socialezekerheidsstelsel, waarbij de verplichtingen van de werkgever afhankelijk zijn van de duur van het verlof. De werkgever betaalt doorgaans een deel of het volledige salaris tijdens de eerste dagen van afwezigheid, waarna de sociale zekerheid het overneemt. De duur en de vergoedingen zijn wettelijk geregeld en variëren afhankelijk van de oorzaak van de ziekte en de toepasselijke CAO.

Andere wettelijke verlofregelingen zijn zwangerschaps- en vaderschapsverlof, huwelijksverlof, rouwverlof en zorgverlof voor familie in nood. Wij beheren alle soorten verlof in overeenstemming met de wettelijke vereisten en zorgen voor een correcte loonberekening en documentatie.

6. Wat zijn de regels rond ontslag en opzegtermijnen in Spanje?

Ontslag in Spanje moet volgens strikte wettelijke procedures verlopen. Onrechtmatig ontslag kan leiden tot hoge schadevergoedingen en juridische gevolgen, dus dit is een gebied waar deskundige lokale ondersteuning essentieel is.

De opzegtermijn volgens de CAO bij Parakar is over het algemeen 15 werkdagen, tenzij in de arbeidsovereenkomst een andere termijn is overeengekomen.

Onze EOR-dienst omvat volledige ondersteuning voor een correcte beëindiging van het dienstverband, inclusief documentatie, afrekeningen en risicobeperking.

7. Kun je via EOR in Spanje aannemers of freelancers inhuren?

Nee, Parakar kan als Employer of Record alleen personen in dienst nemen als formele werknemers, niet als onafhankelijke contractanten. De Spaanse arbeidsautoriteiten zijn streng als het gaat om verkeerde classificatie en het inzetten van contractanten voor werkzaamheden die lijken op taken van werknemers kan leiden tot audits, boetes en gedwongen herclassificatie naar de status van werknemer “falso autónomo” enz.

Als jouw bedrijf freelancers nodig heeft, kunnen wij je adviseren over best practices en mogelijke alternatieven. Het inhuren van contractanten valt echter buiten het bereik van de standaard EOR-diensten.

8. Zijn er landspecifieke nalevingsvereisten voor onboarding?

Ja. Onboarding in Spanje omvat verschillende administratieve en juridische stappen, die wij allemaal beheren als onderdeel van de EOR-dienst. Deze omvatten:

• Registratie bij het Spaanse socialezekerheidsstelsel (de EE’s moeten hun SS-nummer hebben, anders kan Parakar dit nummer namens hen verkrijgen.
• Werknemers moeten beschikken over geldige documenten en legaal in Spanje verblijven/het recht hebben om in Spanje te verblijven (DNI/NIE & TIE / paspoort met geldige werk-/verblijfsvergunning), Spaanse bankgegevens, enz.
• Een naar behoren ondertekend Spaans arbeidscontract vóór de startdatum.
• Inschrijving bij de verplichte ongevallenverzekering en andere toepasselijke sociale bijdragen (Parakar regelt dit).
• Tijdregistratie is verplicht in Spanje (werknemers moeten maandelijks hun ondertekende urenstaten aan Parakar bezorgen met vermelding van gewerkte uren, afwezigheden, vakantiedagen enz.
• Een antecedentenonderzoek is niet verplicht en moet altijd worden aanvaard door de werknemer die een machtiging ondertekent.
• Bij de indiensttreding worden medische onderzoeken aangeboden en wij coördineren deze indien van toepassing.

9. Hoe lang duurt de onboarding via EOR in Spanje?

De onboarding duurt doorgaans ongeveer twee weken vanaf het moment dat alle benodigde informatie en documentatie is ingediend. Voor buitenlandse werknemers die naar Spanje verhuizen, kan het proces echter langer duren vanwege immigratie- en registratievereisten (voor immigratiezaken raden we aan om rekening te houden met een minimale periode van 2 maanden wanneer een werkvergunning moet worden aangevraagd).

10. Zijn er beperkingen op de functies of sectoren die via EOR in Spanje kunnen worden ingehuurd?

Onder Parakar kunnen de meeste professionele kantoordiensten, zoals administratieve functies (banen die vallen onder “Consultancy & marktonderzoek” CBA), legaal worden ingehuurd.

Voor bepaalde sectoren gelden beperkingen. Bijvoorbeeld:

• Gereglementeerde beroepen zoals artsen, advocaten, ingenieurs/architecten die projecten ondertekenen, piloten enz.
• Functies in de publieke sector of banen die directe overheidscontracten omvatten, zijn uitgesloten van EOR-oplossingen.
• Alle banen in de industrie/machinebouw waar speciale arbeidsvoorwaarden moeten worden nageleefd (zoals PBM’s, contact met chemische stoffen, fabrieksbezoeken, enz.

* Wij beoordelen elke functie afzonderlijk en bevestigen de geschiktheid en naleving voordat wij contracten afsluiten.

11. Kunnen jullie lokale secundaire arbeidsvoorwaarden ondersteunen?

Ja. Wij kunnen helpen bij het implementeren van aanvullende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een particuliere ziektekostenverzekering, met het bedrijf SANITAS. Wij bieden ook autolease-opties aan.

12. Is een vergoeding voor werken op afstand (RWA) verplicht in Spanje?

Ja, de regelgeving inzake telewerken in Spanje bepaalt dat de kosten van telewerkers, zoals elektriciteit en internet, door de werkgever moeten worden gedragen. Bij Parakar hanteren we doorgaans een RWA van 50 euro bruto per maand. De werkgever moet de werknemers ook voorzien van de benodigdheden om hun werk uit te voeren, zoals een laptop, toetsenbord enz.

Hulp nodig bij EOR in Spanje?

Of je nu jouw eerste werknemer in Spanje wilt aannemen of een bestaand team wilt uitbreiden, Parakar staat voor je klaar. Als jouw lokale Employer of Record zorgen wij voor contracten, salarisadministratie, compliance en HR, zodat jij zich kunt concentreren op de groei van jouw bedrijf.

Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij je kunnen helpen bij jouw wervingsdoelstellingen in Spanje.