Werknemers in het VK aannemen vanuit de VS

Een Amerikaans bedrijf kan werknemers in het Verenigd Koninkrijk aannemen, maar moet eerst de juiste arbeidsstructuur opzetten voordat de eerste medewerker aan de slag gaat. In de meeste gevallen is de keuze: gebruikmaken van een Employer of Record of een Britse entiteit oprichten en mensen rechtstreeks in dienst nemen.

Welke aanpak het beste is, hangt af van uw wervingsvolume, tijdschema, interne middelen en langetermijnplannen. Door deze verschillen in een vroeg stadium te begrijpen, kunt u onnodige kosten, tekortkomingen op het gebied van naleving en vertragingen voorkomen.

Kan een Amerikaans bedrijf werknemers in het Verenigd Koninkrijk aannemen?

Ja. Het aannemen van iemand in het Verenigd Koninkrijk houdt echter meer in dan alleen het opstellen van een Amerikaanse arbeidsovereenkomst en het uitbetalen van het salaris vanuit de VS.

De werkgever moet rekening houden met Britse vereisten, zoals loonbelasting, arbeidsdocumentatie, bedrijfspensioenen, wettelijk verlof en controles op het recht om te werken. Werkgevers moeten werknemers doorgaans via PAYE aangeven en de relevante bedragen aan belasting en nationale verzekering via de loonadministratie inhouden.

Er zijn twee belangrijke manieren om een conforme arbeidsstructuur op te zetten:

• Een Britse entiteit oprichten en de persoon rechtstreeks in dienst nemen.
• Iemand in dienst nemen via een Employer of Record in het Verenigd Koninkrijk.

Optie 1: Gebruikmaken van een Employer of Record in het Verenigd Koninkrijk

Een Employer of Record, of EOR, wordt de formele lokale werkgever van de werknemer. Uw bedrijf blijft verantwoordelijk voor de functie, doelstellingen en dagelijkse werkzaamheden van de werknemer, terwijl de EOR de lokale arbeidsadministratie beheert.

Dit kan het volgende omvatten:

• Het opstellen van arbeidsdocumentatie die voldoet aan de lokale regelgeving
• Het verzorgen van de Britse salarisadministratie
• Het beheren van belasting- en looninhoudingen
• Het ondersteunen bij pensioenaanmelding en secundaire arbeidsvoorwaarden
• Het bieden van doorlopend advies op het gebied van HR en naleving
• Het beheren van wijzigingen gedurende de hele loopbaan van de werknemer

Een EOR kan geschikt zijn wanneer u uw eerste Britse werknemers wilt aannemen, de markt wilt verkennen of iemand in dienst wilt nemen zonder direct een lokale HR- en salarisadministratie-infrastructuur op te zetten.

Het belangrijkste nadeel is dat de werknemer niet rechtstreeks in dienst is bij uw Amerikaanse bedrijf of een Britse dochteronderneming. U betaalt ook een terugkerende servicekostenvergoeding. Of dat kosteneffectiever is dan een eigen entiteit, hangt af van het aantal werknemers, de verwachte duur en de ondersteuning die uw bedrijf nodig heeft. Belangrijk om op te merken is dat, hoewel er een EOR bij betrokken is, het Amerikaanse bedrijf nog steeds de vennootschapsbelastingverplichtingen moet naleven, aangezien de toezichthoudende instantie, HMRC, risico’s op een vaste inrichting erkent via de vaste vestigingsplaats.

Optie 2: Een Brits bedrijf oprichten vanuit de VS

Het oprichten van een eigen Britse entiteit kan geschikter zijn wanneer het Verenigd Koninkrijk een strategische markt voor de lange termijn wordt of wanneer u verwacht een groter lokaal team op te bouwen.

Door rechtstreekse tewerkstelling heeft uw bedrijf meer controle over contracten, salarisverwerkers, secundaire arbeidsvoorwaarden en interne processen. Het brengt ook extra verantwoordelijkheden met zich mee.

Uw organisatie moet mogelijk het volgende regelen:

• Bedrijfsregistratie en bedrijfsadministratie
• Registratie als werkgever bij HMRC
• Britse salarisadministratie en PAYE-rapportage
• Pensioenregelingen op de werkplek
• Aansprakelijkheidsverzekering voor werkgevers
• Lokale arbeidscontracten en HR-beleid
• Doorlopende ondersteuning op het gebied van belastingen, boekhouding en naleving

Werkgevers moeten over het algemeen een aansprakelijkheidsverzekering voor werkgevers afsluiten wanneer zij personeel in Groot-Brittannië in dienst nemen. Deze moet minimaal 5 miljoen GBP dekken en bovendien worden verstrekt door een erkende verzekeraar. Verplichtingen op het gebied van bedrijfspensioenen kunnen ook het inschrijven van in aanmerking komende werknemers en het betalen van werkgeversbijdragen omvatten.

Het opzetten van een entiteit biedt dus controle, maar mag niet worden gezien als een eenmalige registratiehandeling. Het vereist voortdurende betrokkenheid op het gebied van financiën, salarisadministratie, HR en naleving.

Employer of Record versus een Britse entiteit

Geen van beide opties is automatisch beter. Een bedrijf dat één specialist in dienst neemt, heeft andere behoeften dan een onderneming die van plan is een Britse vestiging met 30 medewerkers op te zetten.

Overwegingen inzake het Britse arbeidsrecht voor Amerikaanse werkgevers

Amerikaanse werkgevers mogen hun bestaande arbeidsovereenkomsten en beleidsregels niet zomaar naar het Verenigd Koninkrijk overnemen. Vanaf het begin moet rekening worden gehouden met lokale arbeidsrechten en werkgeversverplichtingen. Amerikaanse werkgevers en bedrijven moeten ook weten dat het Verenigd Koninkrijk regelmatig wijzigingen aanbrengt in het arbeidsrecht; daarom moeten Amerikaanse werkgevers zich bewust zijn van toekomstige wijzigingen die het volgende jaar van kracht kunnen worden, en niet alleen van de wijzigingen in het jaar waarin ze besluiten om in het Verenigd Koninkrijk zaken te gaan doen.

Schriftelijke arbeidsvoorwaarden

Werknemers moeten vóór hun indiensttreding of op de dag van indiensttreding een schriftelijke verklaring ontvangen met daarin de belangrijkste arbeidsvoorwaarden. Deze omvat zaken als loon, werktijden, vakantie, werkplek, proeftijd en secundaire arbeidsvoorwaarden. Aanvullende informatie moet ook binnen de vereiste termijn worden verstrekt.

Betaalde jaarlijkse vakantie

Bijna alle werknemers hebben wettelijk recht op 5,6 weken betaald jaarlijks verlof per jaar. Voor iemand die vijf dagen per week werkt, komt dit normaal gesproken neer op 28 dagen. Feestdagen kunnen in dat recht worden meegerekend.

Bedrijfspensioenen

Werkgevers moeten hun pensioenverplichtingen beoordelen en in aanmerking komende werknemers automatisch inschrijven in een erkende bedrijfspensioenregeling. Werkgeversbijdragen en de lopende administratie moeten daarom worden meegenomen in uw wervingsplannen.

Controles op het recht om te werken

Voordat het dienstverband ingaat, moet de werkgever controleren of de kandidaat in het Verenigd Koninkrijk mag werken. Afhankelijk van de werknemer kan dit een online controle, originele documenten of een erkende identiteitsdienstverlener inhouden.

Arbeidsstatus

Iemand inhuren als onafhankelijke contractant betekent niet automatisch dat hij of zij zelfstandig ondernemer is. De feitelijke werkrelatie is bepalend voor de arbeidsstatus en rechten. De classificatie als contractant moet daarom zorgvuldig worden beoordeeld en mag niet worden gebruikt als een manier om verplichtingen inzake het dienstverband te omzeilen.

Wervingskosten voor een Britse werknemer

Het brutosalaris van de werknemer is slechts een deel van de totale kosten. Een realistisch budget kan ook het volgende omvatten:

• Werkgeversbijdragen voor de nationale verzekering. Let op: het tarief kan jaarlijks worden gewijzigd. Voor 2026 geldt een tarief van 15% boven de secundaire drempel.
• Pensioenpremies
• Betaald verlof en wettelijk verlof
• Verzekeringen
• Secundaire arbeidsvoorwaarden
• Salarisadministratie en HR-administratie
• Juridische en boekhoudkundige ondersteuning
• EOR-kosten of kosten voor het onderhoud van de rechtspersoon

De uiteindelijke kosten zijn afhankelijk van het salaris, de secundaire arbeidsvoorwaarden, de locatie en de dienstverbandsstructuur van de werknemer. Het vergelijken van alleen de EOR-kosten met de kosten voor het oprichten van een bedrijf geeft een onvolledig beeld. Ook uw interne werklast en doorlopende nalevingsverplichtingen hebben waarde. Houd er bovendien rekening mee dat het Verenigd Koninkrijk een nationaal minimumloon heeft van 12,71 GBP per uur. Dit kan per locatie hoger uitvallen, aangezien Londen een optioneel leefbaar loon hanteert van minimaal 14,80 GBP per uur. Dit is echter geen wettelijke vereiste.

Is het openen van een kantoor in Londen voldoende?

Een kantoor in Londen en een aan de regelgeving conforme arbeidsstructuur zijn niet hetzelfde.

Een buitenlandse onderneming met een fysieke vestiging of filiaal in het Verenigd Koninkrijk moet mogelijk een Britse vestiging registreren bij Companies House. De registratie van een kantoor neemt echter niet de noodzaak weg om de salarisadministratie, arbeidsdocumentatie, pensioenen en naleving van HR-voorschriften te regelen.

Evenzo hebt u niet per se een fysiek kantoor in Londen nodig om een in het Verenigd Koninkrijk gevestigde werknemer in dienst te nemen. De juiste opzet hangt af van hoe uw bedrijf zal opereren, personeel zal aansturen en zijn aanwezigheid op de markt zal opbouwen.

Hoe kiest u de juiste wervingsroute?

Een EOR kan geschikt zijn wanneer u uw eerste medewerkers aanneemt, lokale ondersteuning nodig hebt of de markt wilt verkennen voordat u een entiteit opricht.

Een Britse entiteit kan geschikt zijn wanneer u aanhoudende groei verwacht, directe zeggenschap over arbeidsprocessen wilt hebben en over de middelen beschikt om de lopende verplichtingen te beheren.

De lokale arbeidsrechtdeskundigen van Parakar helpen Amerikaanse bedrijven deze factoren te beoordelen voordat ze een route kiezen. In plaats van een standaardmodel toe te passen, kijken we naar uw wervingsplannen, het gewenste niveau van zeggenschap en uw ambities op de lange termijn. Vervolgens ondersteunen we de arbeids-, salarisadministratie– en HR-processen die nodig zijn om die structuur in de praktijk te brengen.

Bent u van plan om vanuit de VS medewerkers in het Verenigd Koninkrijk aan te nemen? Neem contact op met een Parakar-expert om te bepalen welke arbeidsstructuur het beste past bij uw bedrijf en uw Britse team.

Dit artikel bevat algemene informatie en vormt geen juridisch of fiscaal advies

Get in touch