Klokkenluider- en klachtenbeleid

Informatie over het beleid

Alle werknemers, zowel extern als intern, worden aangemoedigd om oprecht bezorgdheden te uiten over mogelijke onregelmatigheden op het gebied van financiële verslaggeving en andere misstanden zo snel mogelijk en op een passende manier.

Het klokkenluiders (anonieme) meldingsformulier staat open voor alle interne en externe werknemers, voormalige werknemers en derden zoals leveranciers en aannemers.

Dit beleid is ontworpen om:

• Onze waarden te ondersteunen
• Werknemers in staat te stellen bezorgdheden te uiten zonder angst voor vergelding, en
• Een transparant en vertrouwelijk proces te bieden voor het omgaan met dergelijke bezorgdheden

Dit beleid dekt niet alleen mogelijke onregelmatigheden op het gebied van financiële verslaggeving, maar ook:

• Fraude
• Corruptie, omkoping of chantage
• Criminele overtredingen
• Niet-naleving van een wettelijke of regelgevende verplichting
• Misbruik van justitie
• Handeling of nalatigheid waarbij het algemeen belang op het spel staat
• Het in gevaar brengen van de gezondheid en veiligheid van een individu
• Het in gevaar brengen van het milieu; en
• Het verbergen van een van bovenstaande feiten

Principes

• Alle geuite bezorgdheden zullen eerlijk en correct worden behandeld.
• We zullen pesterijen of victimisatie van iedereen die een oprechte bezorgdheid uitspreekt, niet tolereren.
• Elke persoon die een melding doet, behoudt zijn anonimiteit tenzij hij anders overeenkomt.
• We zullen ervoor zorgen dat elke persoon die een bezorgdheid uitspreekt, op de hoogte is van wie de zaak behandelt.

We zullen ervoor zorgen dat niemand risico loopt als gevolg van het uiten van een bezorgdheid, zelfs als ze zich vergissen. Dit geldt ook voor degenen die hebben geholpen bij het rapport, zoals de adviseur in vertrouwen en bezorgde collega’s. We verlenen deze garantie echter niet aan iemand die kwaadwillig een kwestie aan de orde stelt waarvan ze weten dat die onwaar is.

Klachtenprocedure

Elke (interne of externe) werknemer, voormalige werknemer of derde, die redelijkerwijs en te goeder trouw gelooft dat er misstanden bestaan binnen de werkplek van Parakar, moet dit onmiddellijk melden aan hun manager.

Als ze om welke reden dan ook aarzelen om de misstanden aan hun manager te melden, kunnen ze hun bezorgdheden melden aan:

• De Group General Counsel, of
• De Group HR Manager, of
• De Group Financial Controller

Deze personen hebben de plicht tot vertrouwelijkheid.

Elke persoon die een rapport indient, wordt hierna aangeduid als “Klokkenluider”.

Klokkenluiders die zich zorgen maken om met een ander personeelslid te spreken, kunnen anoniem rapporteren via de onderstaande link. Interne werknemers kunnen ook rapporteren via hun Personio-dashboard. In dat geval worden hun bezorgdheden gerapporteerd aan het bedrijf zonder hun identiteit bekend te maken.

Als deze kanalen zijn gevolgd en de Klokkenluider nog steeds bezorgdheden heeft, of als de Klokkenluider van mening is dat de kwestie zo ernstig is dat deze niet met een van de hierboven genoemde personen kan worden besproken, kunnen ze contact opnemen met de oprichter/CEO van Parakar.

Voor alle duidelijkheid, als de Klokkenluider er de voorkeur aan geeft om onmiddellijk een bezorgdheid te melden via de link op de website van Parakar of Personio zonder met de bovengenoemde kanalen te spreken, geven we hem/haar die mogelijkheid.

De Klokkenluider heeft ook de mogelijkheid om advies in te winnen of een bezorgdheid te melden bij de Nederlandse Klokkenluidersautoriteit (“Huis voor Klokkenluiders”).

Rapporteer