Medewerkers aannemen in Spanje als Amerikaans bedrijf: wat u moet weten
Het aannemen van personeel in Spanje kan een aantrekkelijke volgende stap zijn voor een Amerikaans bedrijf dat uitbreidt naar Europa. Maar het vinden van de juiste medewerker is slechts een deel van het proces. Voordat u een aanbod doet, moet u ook beslissen hoe u die persoon wettelijk in Spanje in dienst gaat nemen.
En er is geen eenduidig antwoord dat voor elk bedrijf geldt.
Afhankelijk van je plannen kun je mensen aannemen via een ‘Employer of Record’, je Amerikaanse bedrijf in Spanje registreren als buitenlandse werkgever, of een eigen Spaanse entiteit oprichten. De juiste structuur hangt af van hoe snel je mensen wilt aannemen, om hoeveel medewerkers je je team denkt te bouwen, en wat Spanje betekent voor je Europese strategie op de langere termijn.
Kan een Amerikaans bedrijf werknemers aannemen in Spanje?
Ja. Een Amerikaans bedrijf hoeft niet per se een Spaanse dochteronderneming op te richten om iemand in Spanje in dienst te nemen.
De Spaanse sociale zekerheid stelt specifieke registratievereisten voor buitenlandse bedrijven die werknemers in Spanje in dienst nemen zonder daar een vestiging te hebben. Een buitenlands bedrijf van buiten de EU moet onder andere bewijs leveren van zijn wettelijke vestiging en een wettelijke vertegenwoordiger met woonplaats in Spanje aanwijzen.
Dat betekent dat de echte vraag niet simpelweg “Kunnen we in Spanje personeel aannemen?” is, maar “Welke arbeidsstructuur is voor ons zinvol?”
Optie 1: personeel aannemen via een Employer of Record in Spanje
Een Employer of Record, of EOR, kan nuttig zijn wanneer u talent in Spanje wilt aannemen zonder eerst uw eigen lokale arbeidsinfrastructuur op te bouwen.
Met de EOR-dienst van Parakar wordt de werknemer bijvoorbeeld juridisch in dienst genomen via de Spaanse entiteit van Parakar. Parakar beheert zaken als de lokale arbeidsovereenkomst, salarisadministratie, HR-administratie en naleving van arbeidswetgeving, terwijl uw bedrijf verantwoordelijk blijft voor de dagelijkse werkzaamheden van de werknemer.
Dit maakt EOR bijzonder relevant wanneer u uw eerste werknemers aanneemt, de Spaanse markt verkent of snel wilt handelen zonder u onmiddellijk aan een entiteit te binden.
Maar EOR hoeft niet automatisch de oplossing voor de lange termijn te zijn. Als Spanje zich ontwikkelt tot een belangrijke markt met een omvangrijk lokaal team en bedrijfsactiviteiten, kan een andere structuur uiteindelijk geschikter zijn.
Optie 2: registreer uw Amerikaanse bedrijf als buitenlandse werkgever
Er is nog een andere route die internationale werkgevers soms over het hoofd zien: rechtstreeks in Spanje personeel in dienst nemen via het buitenlandse bedrijf, zonder een Spaanse dochteronderneming op te richten.
Onder de juiste omstandigheden kan een Amerikaans bedrijf zich bij de Spaanse sociale zekerheid registreren als buitenlandse werkgever en de vereiste vertegenwoordiger in Spanje aanstellen. Parakar ondersteunt dit soort grensoverschrijdende tewerkstelling via zijn Non-Resident Payroll-diensten, of NRP.
Dit kan een interessant middenpad vormen tussen EOR en het oprichten van een entiteit: uw bedrijf blijft de directe werkgever, terwijl de lokale loonadministratie en arbeidsverplichtingen nog steeds correct moeten worden beheerd.
Of de NRP-regeling geschikt is, hangt af van de activiteiten van het moeder- of hoofdbedrijf. Het vertegenwoordigingskantoor in Spanje heeft, aangezien het werknemers in dienst heeft, de fiscale en arbeidsrechtelijke verantwoordelijkheden die bij zijn eigen activiteiten horen.
Optie 3: vanuit de VS een bedrijf oprichten in Spanje
Als Spanje een permanente markt wordt in plaats van louter een wervingslocatie, kan het strategisch gezien zinvoller zijn om een Spaanse entiteit op te richten.
Het oprichten van een Spaanse onderneming omvat meer dan alleen het registreren van een naam. Het officiële oprichtingsproces omvat stappen zoals het verkrijgen van een fiscaal identificatienummer, het opstellen van de statuten van de onderneming, het ondertekenen van de oprichtingsakte bij een notaris, de inschrijving in het handelsregister en het voltooien van de registraties bij de belastingdienst en de sociale zekerheid.
Voor een Amerikaans bedrijf dat een grotere Spaanse vestiging plant, een team wil opbouwen of een kantoor in Madrid wil openen, kan die extra infrastructuur gerechtvaardigd zijn. Voor één of twee werknemers kan het oprichten van een entiteit louter om een werkgelegenheidsconstructie te creëren echter onnodige administratieve rompslomp met zich meebrengen.
De beslissing moet daarom voortvloeien uit de bedrijfsstrategie, en niet andersom.
Spaans arbeidsrecht: wat moet een Amerikaanse werkgever weten?
Het Spaanse arbeidsrecht verschilt aanzienlijk van het ‘employment-at-will’-systeem dat veel Amerikaanse bedrijven kennen.
Arbeidsovereenkomsten worden verondersteld voor onbepaalde tijd te zijn, terwijl arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd beperkt zijn tot specifieke omstandigheden, zoals productiebehoeften of het vervangen van een andere werknemer.
Ook de werktijd is gereguleerd. Het wettelijke maximum voor de normale werktijd bedraagt momenteel gemiddeld 40 uur per week, berekend op jaarbasis, terwijl werknemers recht hebben op ten minste 30 kalenderdagen betaald jaarlijks verlof.
Spaanse werknemers hebben bovendien recht op twee extra salarisbetalingen per jaar, hoewel de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst toestaat dat deze worden gespreid over de twaalf reguliere maandelijkse betalingen.
Hier komt lokale expertise om de hoek kijken. De arbeidsovereenkomst kan niet worden opgesteld door simpelweg een Amerikaans sjabloon aan te passen: er moet rekening worden gehouden met de toepasselijke Spaanse wetgeving en, indien van toepassing, de collectieve arbeidsovereenkomst.
Als de persoon die u wilt aannemen geen onderdaan is van de EU, de EER of Zwitserland, kan immigratie een extra stap met zich meebrengen. Een Amerikaans staatsburger die bijvoorbeeld naar Spanje verhuist om te gaan werken, heeft over het algemeen de juiste Spaanse verblijfs- en werkvergunning nodig voordat hij of zij aan het werk kan gaan.
Wat kost het om een werknemer in Spanje in dienst te nemen?
Het brutosalaris van de werknemer is slechts een onderdeel van de totale arbeidskosten.
Voor 2026 bedraagt het wettelijk minimumloon in Spanje € 17.094 bruto per jaar, gebaseerd op € 1.221 per maand verdeeld over 14 betalingen. Afhankelijk van de functie van de werknemer en de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst kan het vereiste of marktconforme salaris uiteraard hoger liggen.
Werkgevers moeten ook rekening houden met Spaanse socialezekerheidsbijdragen. In 2026 bedraagt de werkgeversbijdrage voor algemene risico’s alleen al 23,60% van de toepasselijke bijdragegrondslag. Daarnaast gelden er nog werkgeversbijdragen voor onder meer werkloosheid, FOGASA, beroepsopleiding, het mechanisme voor intergenerationele rechtvaardigheid en beroepsrisico’s. De uiteindelijke loonkosten zijn daarom afhankelijk van factoren zoals salaris, contract en beroepscategorie.
Tel daar de loonadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en de operationele kosten van de door u gekozen arbeidsstructuur bij op, en het wordt belangrijk om de volledige arbeidskosten te berekenen voordat u een beloningspakket overeenkomt.
EOR, registratie als buitenlandse werkgever of een Spaanse entiteit?
De beste optie hangt af van wat u wilt bereiken.
Als u één werknemer hebt gevonden en snel voet aan de grond wilt krijgen in Spanje, kan een EOR u de flexibiliteit bieden die u nodig hebt. Als u de directe werkgever wilt blijven zonder een lokaal bedrijf op te richten, is registratie als buitenlandse werkgever wellicht het overwegen waard. En als Spanje een belangrijke markt op de lange termijn wordt, kan uw eigen entiteit de structuur bieden die nodig is voor de volgende fase.
Dit is de reden waarom wij vinden dat internationale tewerkstelling niet met een product moet beginnen.
Bij Parakar kijken onze lokale specialisten eerst naar uw wervingsplannen, tijdschema en ambities op de langere termijn. Van daaruit helpen we bij het bepalen van een arbeidsstructuur die bij uw situatie past en ondersteunen we de bijbehorende lokale HR-, salarisadministratie- en nalevingsvereisten.
En als Spanje slechts het begin is van uw Europese expansie, hoeft u niet in elk nieuw land opnieuw vanaf nul dezelfde arbeidspuzzel op te lossen.
Bent u van plan om vanuit de VS werknemers in Spanje aan te nemen? Bespreek met onze experts welke opzet het beste bij uw plannen past.
Neem contact op
