Inzicht in PTO-rapporten in Polen

Als je in Polen gaat werken, moet je de belangrijkste aspecten van het arbeidsrecht begrijpen, met name hoe betaald verlof (PTO) werkt. Deze blog is bedoeld om werknemers en werkgevers wegwijs te maken in de belangrijkste aspecten van betaald verlof in Polen, zoals het recht op jaarlijks verlof, verlof voor speciale gelegenheden en de procedures voor het melden en opnemen van verlof.

Hoe verlof wordt geteld in Polen

In Polen is betaald verlof hoofdzakelijk onderverdeeld in twee categorieën: Jaarlijks verlof (Urlop Wypoczynkowy) en speciaal verlof voor specifieke levensgebeurtenissen. Vakantieverlof wordt berekend op basis van de totale werkervaring en het opleidingsniveau van de werknemer. Dit geldt ook voor eerdere dienstverbanden bij andere bedrijven of stages, waardoor het voor zowel werknemers als werkgevers van cruciaal belang is om de rechten nauwkeurig in te schatten.

Jaarlijks verlof (Urlop Wypoczynkowy)

Werknemers in Polen hebben recht op 20 of 26 dagen jaarlijks verlof, afhankelijk van hun werkervaring:

• Werknemers met minder dan 10 jaar werkervaring hebben recht op 20 verlofdagen.
• Werknemers met 10 jaar of meer werkervaring krijgen 26 vakantiedagen per jaar.

Onderwijsperiodes, zoals een universitaire studie, kunnen ook meetellen voor de totale werkervaring, waarbij een universitaire opleiding maximaal 8 jaar kan toevoegen aan de berekening. Polen berekent jaarlijks verlof strikt in werkdagen (van maandag tot vrijdag). Feestdagen en weekenden tellen niet mee.

Toename van verlof

In Polen werkt het recht op jaarlijks verlof verschillend voor werknemers, afhankelijk van of ze hun eerste jaar in dienst zijn of de jaren daarna. Bij hun eerste baan krijgen werknemers vakantieverlof achteraf, wat betekent dat ze 1/12 van hun jaarlijkse verlofrecht verdienen na elke volledige maand dat ze werken.

Deze geleidelijke opbouw gaat door gedurende het eerste jaar. Aan het begin van het volgende kalenderjaar (1 januari) krijgt de werknemer het volledige recht op vakantieverlof voor dat jaar. Werknemers met ervaring hebben vanaf hun tweede jaar recht op hun volledige vakantieverlof vanaf het begin van het jaar. Als een werknemer later in het jaar in een nieuwe baan begint, krijgt hij of zij op de eerste werkdag meteen recht op het volledige vakantieverlof.

Bijzonder verlof

Naast jaarlijks verlof hebben werknemers in Polen recht op buitengewoon verlof voor belangrijke gebeurtenissen in hun leven. Dit omvat twee verlofdagen voor het huwelijk van de werknemer, de geboorte van hun kind of het overlijden en de begrafenis van de echtgenoot, het kind, de vader, de moeder, de stiefvader of stiefmoeder van de werknemer.

Daarnaast hebben werknemers recht op één verlofdag bij het huwelijk van hun kind of het overlijden en de begrafenis van hun zus, broer, schoonmoeder, schoonvader, grootmoeder, grootvader of een andere persoon die onder de directe zorg of ondersteuning van de werknemer staat. Deze speciale verlofdagen worden betaald en hebben geen invloed op het recht op jaarlijks verlof.

Hoeveel vakantiedagen kan een werknemer in Polen krijgen?

Het totale aantal vakantiedagen dat een werknemer in Polen kan krijgen, hangt af van het aantal dienstjaren. Werknemers hebben recht op 20 of 26 dagen jaarlijks verlof, waarbij het hoogste aantal wordt toegekend aan werknemers met 10 of meer jaar werkervaring. Naast jaarlijks verlof hebben werknemers ook recht op speciaal verlof voor specifieke gebeurtenissen in hun leven, zoals een huwelijk of de geboorte van een kind.

De referentieperiode voor PTO

In Polen volgt de referentieperiode voor vakantiedagen het kalenderjaar (van 1 januari tot 31 december). Werknemers moeten hun vakantieverlof binnen het jaar gebruiken, maar ongebruikt verlof kan worden overgedragen naar het volgende jaar. Overgedragen verlof moet echter voor 30 september van het volgende jaar worden opgenomen. Als het verlof niet binnen deze termijn wordt opgenomen, kan het recht hierop verloren gaan.

Bij beëindiging of afloop van een arbeidsovereenkomst moet ongebruikt vakantieverlof financieel worden gecompenseerd door de werkgever. Deze compensatie in geld wordt alleen gegeven in gevallen waarin de werknemer om verschillende redenen niet in staat was om zijn vakantieverlof te gebruiken tijdens zijn dienstverband. Dit zorgt ervoor dat werknemers een eerlijke compensatie krijgen voor vakantiedagen waar ze recht op hadden, maar die ze niet hebben opgenomen voordat hun dienstverband eindigde.

Hoe kunnen werknemers PTO opnemen?

Voor het opnemen van vakantieverlof in Polen is meestal overleg nodig tussen de werknemer en de werkgever, met enige flexibiliteit en beperkingen:

• Jaarlijks verlof: Werknemers kunnen op elk moment vakantieverlof aanvragen, hoewel werkgevers het recht hebben om het verzoek goed te keuren of af te wijzen op basis van de operationele behoeften van het bedrijf. Het is gebruikelijk dat werknemers een groot deel van hun verlof opnemen tijdens de zomervakantie, maar bedrijven kunnen vragen om een deel van het verlof te gebruiken tijdens rustigere bedrijfsperioden.
• Bijzonder verlof: Bijzonder verlof voor levensgebeurtenissen (bijv. bruiloften, begrafenissen) kan onmiddellijk worden opgenomen als dat nodig is. Werknemers moeten hun werkgever van tevoren informeren en documentatie (zoals een huwelijksakte of overlijdensakte) overleggen om de gebeurtenis te bevestigen.

Hoe meld je PTO aan je werkgever?

Het melden en aanvragen van PTO in Polen omvat meestal de volgende stappen:

1. Controleer je arbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst: Je specifieke verlofrechten, inclusief aanvullend verlof, kunnen in je arbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst staan.
2. Dien van tevoren een verzoek in: De meeste bedrijven vragen werknemers om hun verlofaanvragen ruim van tevoren in te dienen, vooral tijdens piekvakanties. Dit gebeurt meestal via het HR-systeem van het bedrijf of door een schriftelijk verzoek in te dienen bij de leidinggevende.
3. Goedkeuring werkgever: Zorg ervoor dat je formele goedkeuring krijgt van je werkgever voordat je verlof opneemt. In sommige gevallen kan de werkgever alternatieve data voorstellen als het gevraagde verlof botst met kritieke bedrijfsactiviteiten.
4. Documentatie: Houd een dossier bij van je goedgekeurde PTO. In het geval van bijzonder verlof kan het nodig zijn om documentatie te verstrekken (zoals geboorte- of overlijdensakten).
5. Plan rond bedrijfsbehoeften: Werkgevers hebben het recht om verlof te weigeren of te verzetten als het de bedrijfscontinuïteit beïnvloedt, dus het is raadzaam om te overleggen met je team en je verlof te plannen op minder kritieke momenten.

Hulp nodig bij het begrijpen van PTO in Polen?

Het is essentieel voor zowel werknemers als werkgevers om te begrijpen hoe PTO in Polen werkt. Poolse werknemers hebben recht op een aanzienlijke hoeveelheid verlof, maar specifieke regels bepalen hoe en wanneer dit verlof kan worden opgenomen. Door je vertrouwd te maken met deze regels en je te houden aan het beleid van je bedrijf, kun je het meeste halen uit je PTO in Polen.

Als je vragen hebt of meer uitleg wilt over PTO in Polen, staan onze HR-consultants klaar om je te helpen. Of je nu een werknemer bent die inzicht wil krijgen in zijn verlofrechten of een werkgever die de Poolse arbeidswetgeving wil naleven, we zijn slechts één telefoontje of e-mail van je verwijderd.

Neem contact met ons op voor een gesprek met een van onze ervaren HR-professionals die je kan helpen bij het navigeren door de complexiteit van PTO en andere HR-zaken in Polen.