Dagvergoedingen in Duitsland

Reist u voor zaken als werknemer in Duitsland? Dan zijn dagvergoedingen de enige manier om uw persoonlijke maaltijden belastingvrij te vergoeden. Welke kosten worden gedekt als dagvergoeding (of ‘Tagespauschale’ in het Duits)? En waar moet u op letten? We geven u een snel inzicht in deze dagvergoedingen binnen de Duitse wetgeving.

De definitie van dagvergoeding

Als u als werknemer in Duitsland voor uw werk reist, moeten sommige kosten die u maakt door het bedrijf worden vergoed. Er wordt echter verwacht dat deze kosten per dag worden gedekt, dus de bonnetjes hoeven niet apart te worden gedeclareerd, maar worden opgenomen in de “vergoeding”. Deze vergoeding, de zogenaamde onkosten per diem, is een specifiek bedrag, vastgesteld door de Duitse overheid, dat de werkgever een werknemer per dag geeft om de kosten van levensonderhoud te dekken als hij voor het werk reist. Dagvergoedingen zijn de enige manier waarop u als werknemer u persoonlijke maaltijden belastingvrij vergoed krijgt als uop zakenreis bent.

Welke kosten vallen onder dagvergoedingen?

Dagvergoedingen zijn een verzameling van een bepaald bedrag per dag dat een werknemer mag uitgeven, zonder alle bonnetjes apart te declareren.

• Persoonlijke maaltijden: u mag dagvergoedingen gebruiken om uw extra maaltijdkosten te dekken als u op zakenreis bent.
• Overnachtingen: naast een dagtarief dat uw maaltijden dekt, bestaat de mogelijkheid van een apart tarief voor overnachtingen. Terwijl het gebruik van dagvergoedingen voor persoonlijke maaltijden de enige belastingvrije vergoedingsoptie is, kunnen overnachtingen op privélocaties worden vergoed op basis van werkelijke facturen of op basis van dagvergoedingen. Informeer bij uw uiteindelijke werkgever naar hun interne beleid op dit gebied.

Andere kosten tijdens het reizen, zoals vluchten, vervoer naar de luchthaven, maaltijden en andere kosten tijdens het ontmoeten van klanten worden niet gedekt door dagvergoedingen. Deze kosten kunnen worden opgenomen in een onkostendeclaratie.

De complexiteit van dagvergoedingen

Dagvergoedingen zijn vrij complex, omdat het exacte bedrag van de dagvergoeding kan verschillen per land, stad of regio, allemaal volgens de individuele geschatte kosten van levensonderhoud. Deze worden jaarlijks bijgewerkt en geven het maximumbedrag weer dat u belastingvrij kunt terugkrijgen. Houd er rekening mee dat er volgens het interne beleid lagere tarieven kunnen worden overeengekomen. Afhankelijk van het aantal werknemers kan dit de werkgever veel administratief werk opleveren.

Dagvergoedingen voor werknemers en werkgevers.

Afgezien van het administratieve werk hebben dagvergoedingen voordelen voor zowel werknemers als werkgevers. Werknemers hoeven niet voor elk broodje dat ze op reis kopen documentatie bij te houden. Er is geen gedetailleerd onkostennota nodig met ontvangstbewijzen om het bedrag te documenteren dat op elke dag werd uitgegeven. Ze hoeven alleen binnen de grenzen van het bedrag per dag te blijven. Dagvergoedingen zijn ook handig voor werkgevers omdat ze zekerheid en voorspelbaarheid hebben wat betreft hun reiskosten.

Huidige dagvergoedingen 2020

Voor het eerst in vijf jaar zijn de tarieven voor onkosten per diem veranderd. Dit zijn de forfaitaire bedragen voor 2020 voor reizen in Duitsland:

De categorieën voor maaltijdvergoedingen voor zakenreizen in Duitsland en in het buitenland zijn gelijk van toepassing. De vergoedingspercentages kunnen echter aanzienlijk verschillen afhankelijk van het land waar u naartoe reist.

Uitzonderingen

Wanneer maaltijden tijdens reisperiodes gratis worden aangeboden, of wanneer maaltijden worden verstrekt als onderdeel van de terugbetaalbare reis of accommodatie, moet een percentage worden afgetrokken van de dagvergoeding op die specifieke dag. Een voorbeeld hiervan kan zijn dat het ontbijt is inbegrepen bij de overnachting, of dat er een gratis diner wordt aangeboden tijdens een conferentie of dat u een klant meeneemt voor een zakenlunch. Als het ontbijt is inbegrepen (bijvoorbeeld in de hotelprijs), wordt 20 procent van het vaste tarief voor die dag geschrapt. Als de lunch of het diner is inbegrepen, wordt 40 procent van het tarief afgetrokken. Als alle maaltijden zijn inbegrepen, wordt de vergoeding verlaagd tot nul.

Wij kunnen u helpen met dagvergoedingen in Duitsland!

We hopen dat dit artikel een hoop dingen heeft opgehelderd. Heeft u ondersteuning nodig bij dagvergoedingen in Duitsland? Of heeft u vragen over onkostenvergoedingen? Neem contact op met onze experts!