Jouw Gids voor Employer of Record (EOR) in Nederland

Het internationaal uitbreiden van je team kan een uitdaging zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn. Met een Employer of Record (EOR) kun je werknemers in Nederland aannemen zonder dat je een Nederlandse rechtspersoon hoeft op te richten. In deze FAQ leggen we uit hoe EOR-diensten werken, wanneer ze de juiste oplossing zijn en wat je kunt verwachten als je in Nederland personeel aanneemt via een EOR zoals Parakar.

Hoe EOR werkt: antwoorden op belangrijke vragen

1. Wat is een Employer of Record (EOR)?

Een Employer of Record is een externe organisatie die namens jouw bedrijf legaal personeel in dienst neemt in een bepaald land. Terwijl je bedrijf de dagelijkse taken en prestaties van de werknemer beheert, neemt de EOR alle verantwoordelijkheden met betrekking tot het dienstverband op zich, zoals contracten, salarisadministratie, belastingen en naleving van de lokale arbeidswetgeving. Hierdoor kun je personeel aannemen in landen waar je geen rechtspersoon hebt.

2. Wanneer moet een bedrijf overwegen om een EOR in te schakelen?

Een EOR is vooral nuttig wanneer:

• Je talent wilt aannemen in een land waar je geen lokale entiteit hebt.
• Je snel personeel moet aannemen zonder een lang en complex bedrijfsregistratieproces te doorlopen.
• Je ervoor wilt zorgen dat de lokale arbeidswetgeving en belastingregels worden nageleefd.
• Je een nieuwe markt test voordat je een langetermijninvestering doet.
• Je tijdelijke of projectgebonden medewerkers in het buitenland nodig heeft.

3. Wat zijn de voordelen van het gebruik van een EOR?

• Volledige naleving van lokale arbeidswetgeving en belastingvereisten.
• Snellere wervingstermijnen in vergelijking met het opzetten van je eigen entiteit.
• Minder administratieve rompslomp voor HR en salarisadministratie.
• Lagere kosten en risico’s in vergelijking met het opzetten van een bedrijf in het buitenland.
• Toegang tot lokale HR-expertise en begeleiding.

4. Wat is het verschil tussen een EOR en een uitzendbureau / PEO / salarisadministratiebedrijf?

• Uitzendbureau: Richt zich op het werven en plaatsen van kandidaten, vaak voor kortdurende of tijdelijke functies, maar treedt meestal niet op als wettelijke werkgever.
• PEO (Professional Employer Organization): Biedt HR-outsourcingdiensten, maar vereist doorgaans dat je een eigen rechtspersoon in het land heeft.
• Salarisadministratiebedrijf: Beheert salarisbetalingen en aanverwante administratie, maar neemt niet de rol van wettelijke werkgever op zich.
• EOR: Neemt de werknemer namens jou wettelijk in dienst en regelt alle naleving, contracten en salarisadministratie, zodat je geen lokale entiteit nodig hebt.

5. Wie is de wettelijke werkgever bij gebruik van een EOR?

De EOR is op papier de wettelijke werkgever en is verantwoordelijk voor contracten, salarisadministratie en naleving. Je behoud echter de controle over het dagelijkse werk, de doelstellingen en de prestaties van de werknemer.

6. Staat de werknemer op onze loonlijst of op die van de EOR?

De werknemer staat op de loonlijst van de EOR. De EOR verwerkt de salarisbetalingen, zorgt voor de belastingaftrek en ziet erop toe dat alle wettelijke bijdragen worden betaald volgens de lokale wetgeving.

7. Kunnen we via EOR zowel lokale als buitenlandse werknemers aannemen?

Ja. EOR-diensten kunnen zowel lokale als buitenlandse werknemers omvatten. Voor buitenlandse werknemers gelden aanvullende visum- of werkvergunningsvereisten, en de EOR kan vaak helpen bij het aanvraagproces.

Aannemen van personeel in Nederland via een EOR

1. Kan een buitenlands bedrijf werknemers in Nederland aannemen zonder een rechtspersoon op te richten?

Ja, je kunt personeel aannemen zonder een Nederlandse entiteit op te richten, maar je moet je wel registreren als buitenlandse werkgever voor loonadministratiedoeleinden of gebruikmaken van een EOR-dienst. De EOR is de wettelijke werkgever van het personeel en verzorgt de loonadministratie, belastingen en naleving, terwijl het buitenlandse bedrijf het dagelijkse werk van de werknemer beheert. Hierdoor hoef je niet rechtstreeks bij de Nederlandse autoriteiten te registreren.

2. Welke soorten arbeidscontracten biedt Parakar aan onder EOR in Nederland?

Soort contract

Parakar Netherlands B.V. biedt zowel contracten voor bepaalde tijd als voor onbepaalde tijd (vast) aan om te voldoen aan de Nederlandse wettelijke vereisten en de behoeften van de klant. Deze worden altijd opgesteld in overeenstemming met de Nederlandse arbeidswetgeving en volgens de wensen van de klant/werknemer. Voor elk geval zullen we nadenken over en adviseren wat vereist of aanbevolen is. Als het een nieuwe werknemer betreft, is een contract voor bepaalde tijd mogelijk, terwijl bij meer dan 3 jaar eerdere dienstverbanden een contract voor onbepaalde tijd vereist is volgens de Nederlandse wetgeving.

Proeftijd

Contracten voor bepaalde tijd:

• Geen proeftijd toegestaan als het contract 6 maanden of korter is.
• Proeftijd van maximaal 1 maand als het contract langer is dan 6 maanden.

Contracten voor onbepaalde tijd:

• Proeftijd is toegestaan tot maximaal 2 maanden

Aangezien het in Nederland moeilijk is om een werknemer te ontslaan (na de proeftijd), raden wij altijd aan om een proeftijd toe te passen.

Taalvereisten

Alle contracten zijn in het Engels, zelfs als er een Nederlandse onboarder bij betrokken is, gezien de internationale betrokkenheid in bijna alle gevallen.

3. Wat zijn de standaard werktijden en overwerkregels in Nederland?

Een standaard werkweek in Nederland is 40 uur per week, verdeeld over 5 dagen (van 8 uur), van maandag tot en met vrijdag.

In sommige gevallen vereisen de functie van de werknemer en de activiteiten van de werkgever een zekere flexibiliteit van de werknemer en kan het van tijd tot tijd nodig zijn om de overeengekomen werktijden te overschrijden (overuren). Bovendien kan het nodig zijn om de werkzaamheden op onregelmatige uren uit te voeren. Een vergoeding hiervoor wordt opgenomen in het basisloon van de werknemer.

4. Wat is het minimumloon in Nederland?

Voor 2025 geldt het volgende:

• In het algemeen, van toepassing op iedereen boven de 21 jaar in Nederland: EUR 14,40 bruto/uur
• Voor hoogopgeleide migranten onder de 30 jaar: EUR 4.171,00/maand
• Voor hoogopgeleide migranten van 30 jaar en ouder: EUR 5.688,00/maand
• EU-blauwe kaart: EUR 5.688,00/maand
• Zoekjaar: EUR 2.989,00/maand

Houd er rekening mee dat bovenstaande tarieven exclusief de verplichte 8% vakantiegeld zijn, dat maandelijks of jaarlijks in mei wordt uitbetaald. Houd er bovendien rekening mee dat de salarisvereisten voor HSM/blauwe kaart elk jaar veranderen.

5. Hoe wordt betaald verlof (PTO) behandeld onder EOR in Nederland?

In Nederland zijn er 11 feestdagen.

Feestdagen

• Nieuwjaarsdag: woensdag 1 januari 2025
• Goede vrijdag: vrijdag 18 april 2025
• Eerste en tweede paasdag: zondag 20 april en maandag 21 april 2025
• Koningsdag: zaterdag 26 april 2025 (In 2025 wordt Koningsdag een dag eerder gevierd, op 26 april, omdat 27 april op een zondag valt.
• Bevrijdingsdag: maandag 5 mei 2025
• Hemelvaartsdag: donderdag 29 mei 2025
• Eerste en tweede pinksterdag: zondag 8 en maandag 9 juni 2025
• Eerste en tweede kerstdag: donderdag 25 en vrijdag 26 december 2025

PTO

In Nederland zijn er twee soorten jaarlijks verlof. Beide soorten verlof hebben ook verschillende regels met betrekking tot de geldigheid, maar beide worden overgedragen naar het volgende jaar:

• Wettelijk jaarlijks verlof: Het wettelijk minimum in Nederland is 20 dagen (op basis van een fulltime dienstverband). Daarom zijn de eerste 20 dagen die een werknemer aan jaarlijks verlof krijgt aangeboden, wettelijk jaarlijks verlof. Deeltijdwerkers hebben recht op ten minste 4x hun wekelijkse uren aan vakantie.

Wettelijke vakantiedagen zijn geldig tot juli van het jaar volgend op het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Bijvoorbeeld

• Bovenwettelijke vakantiedagen: Dit is alle vakantie die een bedrijf bovenop de wettelijke vakantiedagen aanbiedt. Als een werknemer bijvoorbeeld 25 vakantiedagen krijgt aangeboden, zijn 20 daarvan wettelijk en 5 bovenwettelijk.

Bovenwettelijke verlofdagen zijn 5 jaar geldig. Als iemand dus in 2023 5 bovenwettelijke verlofdagen heeft opgebouwd, vervallen deze aan het einde van 2027.

Ziekteverlof

In Nederland vallen zieke werknemers onder een regeling die voorziet in verplichte doorbetaling van loon en re-integratie door de werkgever gedurende maximaal twee jaar. Werkgevers moeten ten minste 70% van het salaris blijven doorbetalen, en voor lagere bedragen tot het minimumloon, hoewel het mogelijk is dat de werkgever/opdrachtgever in de eerste jaren of zelfs daarna 100% compensatie biedt. De werkgever is ook verplicht een contract te hebben met een gecertificeerde bedrijfsarts, die helpt bij de begeleiding en re-integratie van de zieke werknemer.

6. Wat zijn de regels rond ontslag en opzegtermijnen in Nederland?

In Nederland kan het ‘moeilijk’ zijn om een arbeidsovereenkomst te beëindigen. Een werknemer met een vast contract heeft een zeer sterke en beschermde positie met betrekking tot beëindiging. Het is niet mogelijk om de beëindiging eenvoudigweg aan de werknemer mee te delen, de beëindiging moet worden goedgekeurd door de rechtbank, de arbeidsautoriteiten of via een wederzijdse beëindigingsovereenkomst. De werknemer is niet verplicht om de wederzijdse beëindigingsovereenkomst te ondertekenen, dus dit is alleen mogelijk als de werknemer bereid is om de arbeidsovereenkomst in onderling overleg te beëindigen.

Transitievergoeding

Als de werkgever besluit een dienstverband niet voort te zetten, of dit nu vanwege het niet verlengen van een tijdelijk contract is of vanwege een ontslagzaak, moet de werkgever een transitievergoeding aan de werknemer betalen.

In Nederland wordt de transitievergoeding berekend door een derde van je bruto maandsalaris voor elk volledig dienstjaar op te tellen, samen met een evenredig bedrag voor de resterende maanden en dagen.

Opzegtermijnen

In Nederland bedraagt de wettelijke opzegtermijn voor een werknemer één kalendermaand, te rekenen vanaf de eerste dag van de maand volgend op de kennisgeving van de beëindiging. Deze termijn kan echter langer zijn indien dit in de arbeidsovereenkomst is overeengekomen, maar mag niet langer zijn dan zes maanden. Een werkgever kan een langere opzegtermijn voor een werknemer vaststellen, maar als deze langer is dan één maand, moet de opzegtermijn van de werkgever ten minste twee keer zo lang zijn.

Ontbinding tijdens proeftijd

In Nederland kan tijdens een geldige proeftijd zowel de werkgever als de werknemer de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang en zonder verplichte opzegtermijn of opgave van redenen ontbinden. De proeftijdclausule moet echter schriftelijk zijn overeengekomen, van toepassing zijn op de specifieke overeenkomst en voldoen aan maximale duur (één maand voor overeenkomsten van minder dan twee jaar, twee maanden voor overeenkomsten van meer dan twee jaar of voor onbepaalde tijd).

Kettingregel

In Nederland zet de ‘kettingregel’ een reeks opeenvolgende arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd om in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (vast) wanneer een werknemer drie of meer tijdelijke contracten heeft ondertekend of de totale duur van deze contracten meer dan drie jaar bedraagt, op voorwaarde dat het interval tussen de contracten niet meer dan zes maanden bedraagt.

7. Kun je via EOR in Nederland aannemers of freelancers inhuren?

Ja, je kunt in Nederland een Employer of Record inschakelen om freelancers, vaak zzp’ers of zelfstandigen zonder personeel genoemd, legaal in te huren en te beheren. Een EOR verzorgt de administratieve en juridische taken op het gebied van arbeid, zoals salarisadministratie, belastingen en naleving van de Nederlandse arbeidswetgeving, zodat jouw samenwerking met de freelancer volledig aan de regels voldoet en je problemen met schijnzelfstandigheid voorkomt. Deze regeling biedt je bedrijf gemoedsrust door deze complexe verantwoordelijkheden uit te besteden en biedt voordelen voor de freelancer, zoals toegang tot werknemersvoordelen die anders niet beschikbaar zouden zijn.

Voor aannemers zal Parakar als werknemer de betaling van de sociale premies van de werkgever faciliteren. Voor freelancers faciliteren wij deze betaling niet en betalen wij de werknemer rechtstreeks uit.

8. Zijn er landspecifieke nalevingsvereisten voor onboarding?

Voor hoogopgeleide migranten en houders van een EU-blauwe kaart is de belangrijkste vereiste de salarisvereiste zoals beschreven in vraag 4. Daarnaast moeten hoogopgeleide migranten een arbeidsovereenkomst hebben met een erkende sponsor om te mogen werken.

Het salaris van de werknemer moet in overeenstemming zijn met de marktomstandigheden. Als een werknemer een uitzonderlijk hoog salaris verdient voor een functie, in vergelijking met andere werknemers in Nederland die hetzelfde of soortgelijk werk verrichten, kan de Immigratiedienst in samenwerking met de arbeidsautoriteiten een onderzoek instellen. In dat geval krijgen de klant en de werkgever de gelegenheid om het hoge salaris nader toe te lichten.

Pre-employment screening is een dienst die Parakar op verzoek van de klant levert, maar dit is niet verplicht.

9. Hoe lang duurt de onboarding via EOR in Nederland doorgaans?

Tijdlijn voor het proces (toegangsvisum (MVV) vereist)

• Eerst moeten de arbeidsovereenkomst en de opdrachtbrief worden ondertekend.

• Als de werknemer een nationaliteit heeft waarvoor een toegangsvisum vereist is, moeten we een aanvraag voor een MVV indienen. Aangezien wij een erkende sponsor zijn, kunnen wij een versnelde aanvraag indienen, wat betekent dat de IND ernaar streeft de aanvraag binnen twee weken te verwerken.
• Zodra de IND de aanvraag heeft goedgekeurd, moet de werknemer een afspraak maken bij de Nederlandse ambassade in zijn thuisland of land van permanente verblijfplaats voor het MVV-visum. De tijdlijn voor de afspraak bij de Nederlandse ambassade is ongeveer twee weken, maar de daadwerkelijke tijdlijn is afhankelijk van de beschikbaarheid bij de betreffende ambassade.
• Zodra dit is geregeld, kan de werknemer naar Nederland reizen en onmiddellijk in Nederland aan de slag.

Tijdlijn (GEEN inreisvisum (MVV) vereist)

Om je een beeld te geven van het proces

• Eerst moeten de arbeidsovereenkomst en de opdrachtbrief worden ondertekend.
• Als de werknemer een nationaliteit heeft waarvoor geen MVV vereist is, kan hij, zodra de IND de aanvraag heeft goedgekeurd, naar Nederland reizen en onmiddellijk aan de slag.

De IND streeft ernaar om de aanvraag via ons binnen twee weken te verwerken, als alles soepel verloopt. In principe heeft de IND maximaal 90 dagen de tijd om een besluit te nemen over HSM’s. In de praktijk zien we dat dit vaak veel korter is. We zien wel dat de IND de laatste tijd iets vaker om aanvullende informatie vraagt, gezien de internationale ontwikkelingen op het gebied van immigratie. Dit kan het proces met een paar weken vertragen. Dit heeft betrekking op specifieke landen, waaronder Engeland niet valt.

Tijdlijn (wijziging van sponsoring in het land zelf, of houder van een Nederlands/EU-paspoort)

• Eerst moeten de EC en LOA worden ondertekend
• De werknemer kan formeel beginnen met werken op de eerste dag na ondertekening van het contract
• Als het gegevensverzamelingsformulier correct is ingevuld en de follow-up/goedkeuringen snel worden afgehandeld, zonder speciale verzoeken, zou het gemakkelijk mogelijk moeten zijn om iemand binnen een week vanaf het eerste contractontwerp tot de daadwerkelijke indiensttreding in dienst te nemen.

Conclusie: De totale tijdlijn hangt af van hoe snel de documenten worden ondertekend en wanneer de IND de aanvraag goedkeurt.

10. Zijn er beperkingen op welke functies of sectoren via EOR in Nederland kunnen worden aangeworven?

Vanaf 2025 zijn er geen wettelijke beperkingen op basis van functies en/of sectoren. Binnen EOR zou het in principe mogelijk moeten zijn om mensen in elke branche aan te werven.

In het geval van risicovol werk (zoals werken met machines of op bouwplaatsen) zijn wij bij Parakar, als werkgever, verantwoordelijk voor de veiligheid van onze werknemers. In dergelijke gevallen moet de klant redelijkerwijs kunnen aantonen en bevestigen dat de veiligheidsmaatregelen op de werkplek worden nageleefd.

11. Hoe wordt het pensioen geregeld?

Parakar regelt het pensioen via een adequate pensioenregeling, die voor elke werknemer geldt. Dit is een vast percentage dat door de werkgever wordt betaald en door de werkgever in het pensioenfonds van de werknemer wordt gestort. Zodra de werknemer de pensioengerechtigde leeftijd bereikt, komt hij of zij in aanmerking voor het geld.

12. Hoe zit het met vergoedingen en toeslagen?

Het is mogelijk om onkostenvergoedingen in te stellen via het systeem van Parakar, en het is ook mogelijk om allerlei toeslagen aan te bieden. Wij adviseren je graag over wat vanuit fiscaal oogpunt het voordeligst is en wat wel en niet is toegestaan volgens de Nederlandse belastingwetgeving.

Waarom kiezen voor Parakar?

Wij verzorgen de immigratieondersteuning van begin tot eind. Wij begeleiden je bij het hele proces, van jouw aanvraag tot je verblijf, en wij helpen je ook bij het aanvragen van de 30%-regeling. Als erkende sponsor bij de Immigratiedienst (IND) onderhouden wij nauwe contacten met hen, waardoor een soepele communicatie en transparante procedures gewaarborgd zijn.

Compliance staat centraal in wat wij doen. Parakar is gecertificeerd door de Stichting Normering Arbeid (SNA), die zowel opdrachtnemers als werkgevers beschermt tegen fraude en illegaliteit. Daarnaast zijn we een geregistreerd en gecertificeerd lid van de Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU), de grootste federatie voor uitzendbureaus in Nederland. Deze accreditaties garanderen dat we voldoen aan de hoogste kwaliteitsnormen op het gebied van salarisadministratie, administratie en arbeidspraktijken.

Wat Parakar uniek maakt, is niet alleen onze naleving en expertise, maar ook ons verhaal. Het bedrijf is meer dan 20 jaar geleden opgericht door Johan in samenwerking met de Nederlandse autoriteiten, met als doel internationale tewerkstelling gemakkelijker, veiliger en transparanter te maken. Sindsdien zetten we ons in om professionals zoals je bij elke stap van hun traject te begeleiden.

30% belastingvoordeel

De Expatregeling is een Nederlandse belastingvrijstelling voor werknemers die vanuit het buitenland zijn aangeworven. Onder de ‘Belastingregeling’ kunnen bepaalde categorieën internationale werknemers maximaal 30% (per 1-1-2027 27%) van hun brutosalaris belastingvrij ontvangen. Dit is ter compensatie van de extra kosten die zij maken om in Nederland te wonen.

EOR-ondersteuning nodig in Nederland?

Of je nu je eerste werknemer in Nederland in dienst neemt of je bestaande team uitbreidt, Parakar staat klaar om je te ondersteunen. Als lokale Employer of Record verzorgen wij arbeidscontracten, salarisadministratie, compliance en dagelijkse HR-administratie, zodat jij kunt concentreren op de groei van je bedrijf op de Nederlandse markt.

Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij je kunnen helpen jouw wervingsdoelen in Nederland te bereiken.