Jouw gids voor Employer of Record (EOR) in Polen

Het uitbreiden van jouw team naar Polen kan complex zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn. Met een Employer of Record (EOR) kun je toptalent in Polen aannemen zonder dat je een lokale entiteit hoeft op te richten. In deze FAQ leggen we uit hoe EOR-diensten werken, wanneer ze de juiste oplossing zijn en wat je kunt verwachten als je via een EOR zoals Parakar personeel in Polen aanneemt.

Hoe EOR werkt: Belangrijke vragen beantwoord

1. Wat is een Employer of Record (EOR)?

Een Employer of Record is een externe organisatie die namens jouw bedrijf personeel in dienst neemt in een specifiek land. Terwijl jouw bedrijf de dagelijkse taken en prestaties van de werknemer beheert, neemt de EOR alle verantwoordelijkheden met betrekking tot het dienstverband op zich, zoals contracten, salarisadministratie, belastingen en naleving van lokale arbeidswetgeving. Zo kun je personeel aannemen in landen waar je geen rechtspersoon heeft.

2. Wanneer moet een bedrijf overwegen om een EOR in te schakelen?

Een EOR is vooral nuttig wanneer:

• Je talent wilt aannemen in een land waar je geen lokale entiteit heeft.
• Je snel personeel moet aannemen zonder een lang en complex bedrijfsregistratieproces te doorlopen.
• Je wilt ervoor zorgen dat de lokale arbeidswetgeving en belastingregels worden nageleefd.
• Je een nieuwe markt test voordat je een langetermijninvestering doet.
• Je tijdelijke of projectmatige medewerkers in het buitenland nodig heeft.

3. Wat zijn de voordelen van het gebruik van een EOR?

• Volledige naleving van lokale arbeidswetgeving en belastingvereisten.
• Snellere wervingstermijnen in vergelijking met het opzetten van een eigen entiteit.
• Minder administratieve rompslomp voor HR en salarisadministratie.
• Lagere kosten en risico’s in vergelijking met het opzetten van een bedrijf in het buitenland.
• Toegang tot lokale HR-expertise en begeleiding.

4. Wat is het verschil tussen een EOR en een uitzendbureau / PEO / salarisadministratiebedrijf?

• Uitzendbureau: Richt zich op het werven en plaatsen van kandidaten, vaak voor tijdelijke of kortlopende functies, maar treedt doorgaans niet op als wettelijke werkgever.
• PEO (Professional Employer Organization): Biedt HR-outsourcingdiensten, maar vereist doorgaans dat je een eigen rechtspersoon in het land heeft.
• Salarisadministratiebedrijf: Beheert de salarisbetalingen en de bijbehorende administratie, maar neemt niet de rol van wettelijke werkgever op zich.
• EOR: Neemt de werknemer namens jou wettelijk in dienst en regelt alle naleving, contracten en salarisadministratie, zodat je geen lokale entiteit nodig hebt.

5. Wie is de wettelijke werkgever bij gebruik van een EOR?

De EOR is op papier de wettelijke werkgever en is verantwoordelijk voor contracten, salarisadministratie en naleving van de wetgeving. Je behoudt echter de controle over het dagelijkse werk, de doelstellingen en de prestaties van de werknemer.

6. Staat de werknemer op onze loonlijst of op die van de EOR?

De werknemer staat op de loonlijst van de EOR. De EOR verwerkt de salarisbetalingen, zorgt voor de belastinginhoudingen en ziet erop toe dat alle wettelijke bijdragen worden afgedragen volgens de lokale wetgeving.

7. Kunnen we via EOR zowel lokale werknemers als buitenlandse werknemers in dienst nemen?

Ja. EOR-diensten kunnen zowel lokale werknemers als buitenlandse werknemers omvatten. Voor buitenlandse werknemers gelden aanvullende visum- of werkvergunningsvereisten, en de EOR kan vaak helpen bij de aanvraagprocedure.

Werken in Polen via een EOR

1. Kan een buitenlands bedrijf werknemers in Polen aannemen zonder een rechtspersoon op te richten?

Ja. Een Employer of Record (EOR) is een bedrijf dat formeel werknemers in dienst neemt namens een ander bedrijf. In de praktijk betekent dit dat de EOR alle formaliteiten met betrekking tot het dienstverband afhandelt, zoals contracten, salarisadministratie, belastingen en verzekeringen, terwijl het feitelijke werk voor het andere bedrijf wordt uitgevoerd.

2. Welke soorten arbeidsovereenkomsten biedt u aan onder EOR in Polen?

Een arbeidsovereenkomst met een uitzendkracht wordt doorgaans voor een bepaalde periode gesloten. Dit betekent dat de overeenkomst duidelijk de begin- en einddatum van het dienstverband vermeldt en automatisch afloopt zodra de overeengekomen termijn is verstreken.

3. Wat zijn de standaard werktijden en overwerkregels in Polen?

De standaard werktijden in Polen, zoals vastgelegd in de arbeidswet, zijn 8 uur per dag en gemiddeld 40 uur per week in de toepasselijke afrekeningsperiode. Voor een voltijdse baan betekent dit 5 dagen van 8 uur per dag.

Het maximum aantal overuren is 150 uur per jaar voor één werknemer, maar kan worden verhoogd tot 416 uur als de werkgever dit vermeldt in het arbeidsreglement, de collectieve arbeidsovereenkomst of de arbeidsovereenkomst.

4. Wat is het minimumloon in Polen?

Op dit moment bedraagt het nationale minimumloon in Polen 4.666,00 PLN bruto per maand voor voltijdse werknemers. Dit bedrag wordt vastgesteld door de overheid en wordt jaarlijks herzien, waarbij aanpassingen doorgaans in werking treden aan het begin van het kalenderjaar.

5. Hoe wordt betaald verlof (PTO) geregeld onder EOR in Polen?

• Feestdagen: Er zijn 13 feestdagen in Polen. Dit zijn: Nieuwjaarsdag, Driekoningen, Pasen (zondag en maandag), Dag van de Arbeid, Dag van de Grondwet, Pinksteren, Corpus Christi, Maria-Tenhemelopneming, Allerheiligen, Nationale Onafhankelijkheidsdag en de twee dagen voor Kerstmis.
• Vakantie: 2 dagen per gewerkte maand voor tijdelijke werknemers onder EOR.
• Na deze periode ontvangen zij een ziekte-uitkering van de sociale verzekeringsinstantie (ZUS). Normaal gesproken kan een werknemer maximaal 182 dagen per kalenderjaar ziekteverlof (L4) opnemen. In bijzondere gevallen, zoals tuberculose of zwangerschap, kan deze periode worden verlengd tot 270 dagen.

6. Wat zijn de regels met betrekking tot beëindiging en opzegtermijnen in Polen?

De regelgeving voorziet in vijf manieren om de arbeidsrelatie tussen een werknemer en een werkgever te beëindigen. Deze zijn:

Beëindiging van de arbeidsovereenkomst met wederzijdse instemming van de partijen

Beëindiging met wederzijdse instemming is de meest minnelijke manier voor een werkgever om afscheid te nemen van een werknemer. Hiervoor is het volgende vereist:

• Instemming van beide partijen om de overeenkomst te beëindigen
• Gezamenlijke ondertekening van een document waarin de datum en voorwaarden van beëindiging door de partijen worden bevestigd.

Belangrijk! Bij beëindiging van een arbeidsovereenkomst met wederzijdse instemming gaat de regelgeving ervan uit dat beide partijen de arbeidsrelatie willen beëindigen. In dit geval heeft dus noch de werkgever, noch de werknemer het recht om de overeenkomst aan te vechten bij een arbeidsrechtbank.

Beëindiging van de arbeidsovereenkomst door opzegging

Overeenkomstig artikel 30, lid 1, punt 2: “Een arbeidsovereenkomst wordt beëindigd door een verklaring van een van de partijen, met inachtneming van de opzegtermijn (beëindiging van een arbeidsovereenkomst door opzegging)”. Dit betekent dat de arbeidsrelatie kan worden beëindigd op verzoek van een van beide partijen, de werkgever of de werknemer.

De opzegging moet schriftelijk gebeuren. Als de werkgever het arbeidscontract opzegt, moet de opzegging ook informatie bevatten over het recht van de werknemer om in beroep te gaan bij een arbeidsrechtbank en de reden voor de opzegging als de opzegging betrekking heeft op een contract voor onbepaalde tijd.

Beëindiging van de arbeidsovereenkomst zonder opzegtermijn

Zowel werkgevers als werknemers kunnen een arbeidsovereenkomst zonder opzegtermijn beëindigen. Het Arbeidswetboek bepaalt de gronden waarop beide partijen de arbeidsovereenkomst zonder opzegtermijn kunnen beëindigen.

De situaties waarin een werknemer de overeenkomst kan beëindigen, zijn bepaald in artikel 55 van het Arbeidswetboek. Voor werkgevers bevat het Arbeidswetboek een uitgebreidere lijst van gronden voor beëindiging van een arbeidsovereenkomst zonder opzegtermijn. Deze bepalingen zijn te vinden in de artikelen 52-53.

Beëindiging van de arbeidsovereenkomst bij het verstrijken van de termijn waarvoor deze is gesloten

Een proeftijd of een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt automatisch bij het verstrijken van de looptijd. Als je wilt dat de werknemer na het einde van deze arbeidsovereenkomst bij jouw bedrijf blijft werken, moet je een nieuwe arbeidsovereenkomst met hem of haar sluiten. Als je echter niet langer met de werknemer wilt werken, hoef je geen verklaring in te dienen.

Door het verstrijken van de arbeidsverhouding

De beëindiging van een arbeidsverhouding vindt automatisch plaats door de werking van de wet, alleen in de gevallen die in de regelgeving zijn bepaald. Volgens deze regelgeving eindigt een arbeidsovereenkomst in geval van:

• Het overlijden van de werknemer
• Het overlijden van de werkgever, mits deze een natuurlijke persoon was. Dit geldt voor eenmanszaken, maar ook voor situaties waarin de overledene de werknemer persoonlijk in dienst had, niet als ondernemer. In dergelijke gevallen hebben werknemers recht op een vergoeding gelijk aan hun loon gedurende de opzegtermijn.

7. Kun je via EOR in Polen aannemers of freelancers inhuren?

Ja. In Polen is het mogelijk om aannemers of freelancers in te huren via een EOR met behulp van civielrechtelijke contracten, zoals een opdrachtcontract (umowa zlecenie) of een contract voor specifieke werkzaamheden (umowa o dzieło).

8. Zijn er landspecifieke nalevingsvereisten voor onboarding?

Ja. In Polen moet aan bepaalde wettelijke vereisten worden voldaan vóór en bij aanvang van het dienstverband. Voorafgaand aan de ondertekening van de arbeidsovereenkomst is een medische keuring verplicht om te bevestigen dat de werknemer geschikt is voor de functie. Daarnaast moet op de eerste werkdag een training op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk (OHS) worden gevolgd.

9. Hoe lang duurt onboarding via EOR in Polen doorgaans?

De duur van onboarding via een EOR in Polen kan variëren, voornamelijk afhankelijk van hoe snel de vereiste medische keuring kan worden afgerond. Zodra de medische verklaring is verkregen, verloopt het proces snel, waarbij de ondertekening van het contract en de OHS-training doorgaans binnen korte tijd plaatsvinden.

10. Zijn er beperkingen op de functies of sectoren waarin via EOR in Polen personeel kan worden aangenomen?

Ja. Er gelden beperkingen op de duur van het dienstverband onder bepaalde regelingen. De maximale aaneengesloten periode voor het in dienst nemen van iemand via een EOR is over het algemeen 18 maanden, waarna alternatieve regelingen moeten worden overwogen om aan de wetgeving te blijven voldoen.

Hulp nodig bij EOR in Polen?

Of je nu jouw eerste werknemer in Polen in dienst neemt of jouw bestaande team uitbreidt, Parakar staat voor je klaar. Als jouw lokale Employer of Record verzorgen wij arbeidscontracten, salarisadministratie, compliance en HR-administratie, zodat u zich kunt concentreren op de groei van jouw bedrijf.

Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij jou kunnen helpen jouw wervingsdoelen in Polen te bereiken.