Jouw gids voor Employer of Record (EOR) in Duitsland

Het internationaal uitbreiden van jouw team kan een uitdaging zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn. Met een Employer of Record (EOR) kun je werknemers in Duitsland in dienst nemen zonder dat je een Duitse rechtspersoon hoeft op te richten. In deze FAQ leggen we uit hoe EOR-diensten werken, wanneer ze de juiste oplossing zijn en wat je kunt verwachten als u via een EOR zoals Parakar personeel in Duitsland in dienst neemt.

Hoe EOR werkt: Belangrijke vragen beantwoord

1. Wat is een Employer of Record (EOR)?

Een Employer of Record is een derde partij die namens uw bedrijf personeel in dienst neemt in een specifiek land. Terwijl jouw bedrijf de dagelijkse taken en prestaties van de werknemer beheert, neemt de EOR alle verantwoordelijkheden met betrekking tot het dienstverband op zich, zoals contracten, salarisadministratie, belastingen en naleving van lokale arbeidswetgeving. Zo kun je personeel aannemen in landen waar je geen rechtspersoon heeft.

2. Wanneer moet een bedrijf overwegen om een EOR in te schakelen?

Een EOR is vooral nuttig wanneer:

• Je talent wilt aannemen in een land waar je geen lokale entiteit hebt.
• Je snel personeel moet aannemen zonder een lang en complex bedrijfsregistratieproces te doorlopen.
• Je wilt ervoor zorgen dat je voldoet aan de lokale arbeidswetgeving en belastingregels.
• Je een nieuwe markt test voordat je een langetermijninvestering doet.
• Je tijdelijke of projectmatige medewerkers in het buitenland nodig heeft.

3. Wat zijn de voordelen van het gebruik van een EOR?

• Volledige naleving van lokale arbeidswetgeving en belastingvereisten.
• Snellere wervingstermijnen in vergelijking met het opzetten van een eigen entiteit.
• Minder administratieve rompslomp voor HR en salarisadministratie.
• Lagere kosten en risico’s in vergelijking met het opzetten van een bedrijf in het buitenland.
• Toegang tot lokale HR-expertise en begeleiding.

4. Wat is het verschil tussen een EOR en een uitzendbureau/PEO/salarisadministratiebedrijf?

• Uitzendbureau: Richt zich op het werven en plaatsen van kandidaten, vaak voor korte of tijdelijke functies, maar treedt meestal niet op als wettelijke werkgever.
• PEO (Professional Employer Organization): Biedt HR-outsourcingdiensten, maar vereist doorgaans dat je een eigen rechtspersoon in het land hebt.
• Salarisadministratiebedrijf: Beheert de salarisbetalingen en de bijbehorende administratie, maar neemt niet de rol van wettelijke werkgever op zich.
• EOR: Neemt de werknemer namens jou wettelijk in dienst en regelt alle naleving, contracten en salarisadministratie, zodat je geen lokale entiteit nodig hebt.

5. Wie is de wettelijke werkgever bij gebruik van een EOR?

De EOR is op papier de wettelijke werkgever en is verantwoordelijk voor contracten, salarisadministratie en naleving van de wetgeving. Jij blijft echter verantwoordelijk voor het dagelijkse werk, de doelstellingen en de prestaties van de werknemer.

6. Staat de werknemer op onze loonlijst of op die van de EOR?

De werknemer staat op de loonlijst van de EOR. De EOR verwerkt de salarisbetalingen, zorgt voor de belastinginhoudingen en ziet erop toe dat alle wettelijke bijdragen worden afgedragen volgens de lokale wetgeving.

7. Kunnen we via EOR zowel lokale werknemers als buitenlandse werknemers in dienst nemen?

Ja. EOR-diensten kunnen zowel lokale werknemers als buitenlandse werknemers omvatten. Voor buitenlandse werknemers gelden aanvullende visum- of werkvergunningsvereisten, en de EOR kan vaak helpen bij de aanvraagprocedure.

Werken in Duitsland via een EOR

1. Kan een buitenlands bedrijf werknemers in Duitsland aannemen zonder een rechtspersoon op te richten?

Ja, met EOR-diensten onder de Duitse Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) kunnen wij namens de klant werknemers aannemen en hen voor jouw bedrijf inzetten. Zo kun je de Duitse markt betreden en testen, toegang krijgen tot lokaal talent en jouw activiteiten beheren zonder de tijd en kosten die gepaard gaan met het opzetten van een eigen rechtspersoon in Duitsland.

2. Welke soorten arbeidsovereenkomsten biedt u aan onder EOR in Duitsland?

Wij kunnen altijd arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd aanbieden met een maximale duur van 18 maanden. Als aan bepaalde voorwaarden is voldaan, kunnen wij ook arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd aanbieden.

Volgens nieuwe jurisprudentie in Duitsland mag de proeftijd nooit langer zijn dan een derde van de totale contractduur. Als het contract bijvoorbeeld voor 12 maanden is, mag de proeftijd niet langer zijn dan 4 maanden.

3. Wat zijn de standaard werktijden en overwerkregels in Duitsland?

In Duitsland is de standaard werktijd 8 uur per dag (max. 10 met compensatie) en 48 uur per week, met minimaal 11 uur rust tussen de diensten. Overuren worden alleen betaald indien dit contractueel is overeengekomen en kunnen worden gecompenseerd met vrije tijd. Werk op zon- en feestdagen is over het algemeen verboden, tenzij er uitzonderingen van toepassing zijn.

4. Wat is het minimumloon in Duitsland?

Het minimumloon in een uitzendovereenkomst bedraagt 14,53 euro per uur. Er moet echter rekening worden gehouden met de wet op gelijke behandeling en gelijke beloning, wat betekent dat werknemers met dezelfde functietitel en functieomschrijving hetzelfde salaris moeten ontvangen.

5. Hoe wordt betaald verlof (PTO) geregeld onder EOR in Duitsland?

Werknemers onder EOR moeten op dezelfde manier worden behandeld als gewone werknemers. Dit betekent dat zij recht hebben op minimaal 20 vakantiedagen per jaar. Feestdagen zijn nooit inbegrepen en worden wettelijk toegekend.

Werknemers ontvangen hun normale salaris gedurende de eerste 6 weken van hun ziekte. Daarna worden de kosten gedekt door de ziektekostenverzekering en hoeft de werkgever niet te betalen.

6. Wat zijn de regels rond ontslag en opzegtermijnen in Duitsland?

Ontslagen na de proeftijd zijn vrij moeilijk in Duitsland, omdat werknemers sterk worden beschermd door de ontslagbeschermingswet (Kündigungsschutzgesetz). De wettelijke opzegtermijn is één maand, maar wordt geleidelijk verlengd naarmate de diensttijd toeneemt. Afhankelijk van de reden van het ontslag moet een ontslagvergoeding worden betaald.

Aangezien ontslag echter een zeer gevoelige en specifieke aangelegenheid is, kunnen wij je pas adviseren nadat wij alle details hebben ontvangen.

7. Kun je via EOR in Duitsland contractanten of freelancers inhuren?

In Duitsland bestaat er geen wettelijke categorie “contractanten” zoals in sommige andere landen, alleen freelancers (Selbständige).

Freelancers moeten aan specifieke wettelijke criteria voldoen, zoals zelfstandig werken, hun eigen werktijden bepalen en hun eigen bedrijfsrisico dragen. Ze kunnen niet als werknemers worden behandeld, wat betekent dat ze niet recht hebben op dezelfde voordelen, bescherming of toezicht als werknemers in loondienst. Om deze reden kunnen freelancers in Duitsland niet worden ingehuurd via een Employer of Record (EOR)-regeling.

8. Zijn er landspecifieke nalevingsvereisten voor onboarding?

Er zijn geen aanvullende controles voor onboarding vereist naast de standaard documentatie en procedures voor indiensttreding die al van kracht zijn.

9. Hoe lang duurt onboarding via EOR in Duitsland doorgaans?

Afhankelijk van of de kandidaat al in het land woont of een geldige verblijfs- en werkvergunning heeft, kan het wervingsproces in Duitsland doorgaans 1 week tot 3 maanden duren. In sommige gevallen, bijvoorbeeld wanneer aanvullende documentatie vereist is of de verwerking door de overheid vertraging oploopt, kan het proces langer duren dan verwacht.

10. Zijn er beperkingen op de functies of sectoren die via EOR in Duitsland kunnen worden aangeworven?

Elke sector die werk op locatie omvat of onder deze collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) in Duitsland valt, kan niet worden ondersteund in het kader van een EOR-regeling. Deze beperking geldt in het bijzonder voor sectoren zoals de bouw.

EOR-ondersteuning in Duitsland nodig?

Of je nu jouw eerste werknemer in Duitsland in dienst neemt of uw bestaande team uitbreidt, Parakar staat klaar om je te ondersteunen. Als jouw lokale Employer of Record verzorgen wij arbeidscontracten, salarisadministratie, compliance en dagelijkse HR-administratie, zodat jij zich kunt concentreren op de groei van jouw bedrijf op de Duitse markt.

Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij je kunnen helpen jouw wervingsdoelen in Duitsland te bereiken.