Non-Residential Payroll (NRP) in Belgien

Wir bei Parakar wissen, dass eine Expansion nach Belgien mehr umfasst als nur die Berechnung der monatlichen Gehälter. In Belgien gelten detaillierte Sozialversicherungs- und Lohnsteuerregelungen in Verbindung mit branchenspezifischen Beschäftigungsbedingungen, die von paritätischen Ausschüssen (Paritair Comité / Commission Paritaire) geregelt werden. Für ein Unternehmen, das nur einen oder wenige Mitarbeiter einstellt, ist die Gründung einer belgischen Tochtergesellschaft möglicherweise nicht im Verhältnis zum anfänglichen Geschäftsbedarf.

Ein ausländischer Arbeitgeber kann unter geeigneten Umständen Personal direkt in Belgien beschäftigen, ohne zuvor eine belgische juristische Person zu gründen. Dies wird gemeinhin als Beschäftigung über einen Arbeitgeber ohne belgische Niederlassung oder als „Non-Residential Payroll“ (NRP) bezeichnet. Dieses Modell kann eine effektive Alternative zu einer EOR-Vereinbarung darstellen, erfordert jedoch eine formelle Registrierung als Arbeitgeber und befreit nicht von den belgischen Verpflichtungen in Bezug auf Beschäftigung, Lohnabrechnung, Sozialversicherung oder Steuern.

Der strategische Ansatz für „Non-Residential Payroll“ (NRP) in Belgien

Im Rahmen einer NRP-Struktur bleibt das ausländische Unternehmen der rechtliche Arbeitgeber und meldet sich bei den belgischen Behörden an, um den Verpflichtungen im Zusammenhang mit seinen belgischen Mitarbeitern nachzukommen. Der genaue Weg hängt von der Rechtsform, den Tätigkeiten und der Belegschaft des Arbeitgebers ab, doch umfasst der Prozess in der Regel die Beantragung einer belgischen Unternehmensnummer, die Registrierung beim Nationalen Sozialversicherungsamt (NSSO/ONSS/RSZ) sowie die Organisation der Registrierung und Meldung für die Lohnsteuer.

Jeder Mitarbeiter muss gemäß den geltenden belgischen Arbeits- und Sozialversicherungsvorschriften gemeldet werden. Dazu gehören in der Regel die erforderliche DIMONA-Meldung und die wiederkehrende DmfA-Sozialversicherungsmeldung. Ausländische Arbeitgeber beauftragen in der Regel einen akkreditierten belgischen Lohnbuchhaltungsdienstleister oder ein Sozialsekretariat mit der Berechnung der Löhne, der Erstellung von Meldungen und der Koordination der Einreichungen; der ausländische Arbeitgeber bleibt jedoch für die Einhaltung der Vorschriften sowie für die Bereitstellung korrekter und fristgerechter Informationen verantwortlich.

Der Arbeitgeber muss außerdem den richtigen Paritätischen Ausschuss ermitteln, vorschriftsmäßige Beschäftigungsbedingungen festlegen, die erforderliche Arbeitsunfallversicherung und den arbeitsmedizinischen Dienst organisieren sowie prüfen, welche gesetzlichen oder branchenspezifischen Leistungen gelten. Diese Schritte sollten nach Möglichkeit vor Beginn der Lohnabrechnung abgeschlossen sein.

Die Vorteile von NRP in Belgien

• Eine belgische Tochtergesellschaft ist nicht automatisch erforderlich: Ein ausländisches Unternehmen kann Mitarbeiter direkt nach Abschluss der erforderlichen Arbeitgeberregistrierungen beschäftigen, vorbehaltlich seiner allgemeinen rechtlichen und steuerlichen Situation.
• Direktes Arbeitsverhältnis: Der Arbeitnehmer schließt seinen Vertrag direkt mit dem ausländischen Unternehmen ab, was mehr Kontinuität und Transparenz bieten kann als eine Beschäftigungsstruktur über einen Dritten.
• Ein angemessener Einstiegsweg: Bei einer geringen anfänglichen Mitarbeiterzahl kann das NRP-Modell angemessener sein als die Gründung und Unterhaltung einer belgischen Gesellschaft ausschließlich zu Lohnabrechnungszwecken.
• Zugang zu einem spezialisierten Arbeitsmarkt: Das Modell kann die frühzeitige Personalbeschaffung in den Bereichen Logistik, Life Sciences, Technologie, professionelle Dienstleistungen und EU-orientierte Branchen in Belgien unterstützen, während das Unternehmen seine längerfristige Strategie auswertet.

Die Einschränkungen des NRP in Belgien

• Die Einstufung durch den Gemeinsamen Ausschuss ist entscheidend: Der zuständige Gemeinsame Ausschuss legt Mindestlohnskalen, Indexierung, Arbeitsbedingungen, Zulagen, Jahresendzahlungen, Fortbildungspflichten und branchenspezifische Leistungen fest oder beeinflusst diese. Eine falsche Einstufung kann zu rückwirkenden Korrekturen und zusätzlichen Verbindlichkeiten führen.
• Die Arbeitgeberkosten gehen über den nominalen Sozialversicherungssatz hinaus: Die belgischen Arbeitskosten können Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Urlaubsgeld, branchenspezifische Zuschläge, Jahresendprämien, Versicherungen, Essensgutscheine oder sonstige Leistungen sowie die Kosten des Lohnbuchhaltungsdienstleisters umfassen. Jeder in der Angebotsphase genannte Prozentsatz sollte als vorläufig betrachtet werden, bis der Arbeitnehmer und der zuständige Gemeinsame Ausschuss bestätigt sind.
• Es kann eine automatische Gehaltsindexierung gelten: In vielen belgischen Branchen gelten verbindliche Indexierungsmechanismen. Bei der Gehaltsbudgetierung sollten daher Erhöhungen berücksichtigt werden, die durch die einschlägigen Vorschriften des Paritätischen Ausschusses ausgelöst werden, anstatt davon auszugehen, dass das Gehalt bis zur nächsten Vertragsüberprüfung unverändert bleibt.
• Eine lokale Beschäftigungsinfrastruktur ist weiterhin erforderlich: Der ausländische Arbeitgeber muss sich um vorschriftsmäßige Verträge, gegebenenfalls Arbeitsordnungen, Arbeitszeitaufzeichnungen, die Verwaltung von Urlaub und Krankheitstagen, den Arbeitsschutz, die Arbeitsunfallversicherung, die Mitarbeiterdokumentation sowie rechtlich konforme Kündigungsverfahren kümmern.
• Sozialleistungen und Zahlungsmodalitäten erfordern eine vorausschauende Planung: Essensgutscheine, Gruppenversicherungen, Mobilitäts- oder Dienstwagenregelungen sowie andere Sozialleistungen mögen aus wirtschaftlichen Gründen erwartet werden oder branchenbedingt sein, doch unterscheiden sich die Zulassungskriterien der Anbieter und die banktechnischen Anforderungen. Lokale Sozialleistungen sind im Rahmen des NRP nicht automatisch ausgeschlossen, auch wenn der Zugang für einen ausländischen Arbeitgeber komplexer sein kann.
• Risiken im Zusammenhang mit einer Betriebsstätte und einer belgischen Niederlassung bestehen weiterhin: Die Registrierung des Arbeitgebers für Lohnabrechnungszwecke bestimmt nicht die Körperschaftsteuerposition des Unternehmens. Die Tätigkeiten des Arbeitnehmers, seine Befugnisse, sein Arbeitsort sowie die belgischen Vorschriften zur Niederlassung und das anwendbare Doppelbesteuerungsabkommen müssen separat geprüft werden.

Ständige Betriebsstätte vs. „Non-Residential Payroll“ in Belgien

Das belgische innerstaatliche Recht verwendet den Begriff der „belgischen Niederlassung“, der neben der Definition der „ständigen Betriebsstätte“ im jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen berücksichtigt werden muss. Das Vorliegen einer NRP-Registrierung begründet oder schließt eine steuerpflichtige Niederlassung für sich genommen weder ein noch aus.

Das Risiko kann steigen, wenn ein in Belgien ansässiger Mitarbeiter regelmäßig Verträge aushandelt oder abschließt, das Unternehmen geschäftlich vertritt, Führungsaufgaben wahrnimmt oder Kerngeschäftstätigkeiten von einem festen Standort aus ausübt, der dem ausländischen Unternehmen zur Verfügung steht. Eine unterstützende Rolle ohne solche Befugnisse kann ein geringeres Risiko darstellen, doch muss die Analyse die tatsächlichen Umstände und nicht nur die Berufsbezeichnung berücksichtigen.

Eine Körperschaftsteuerprüfung sollte daher vor der Umsetzung durchgeführt und erneut überprüft werden, wenn sich die Aufgaben, Befugnisse, der Arbeitsort oder die lokale Mitarbeiterzahl des Mitarbeiters ändern.

Was ist normalerweise erforderlich, um ein NRP in Belgien zu gründen?

Die Umsetzung erfordert in der Regel die folgenden Informationen und Entscheidungen:

• Unternehmensdokumente: Auszug aus dem ausländischen Handelsregister, Gründungsdokumente, eingetragene Anschrift, Steuerinformationen, Angaben zu den Zeichnungsberechtigten sowie alle Dokumente, die zur Erlangung der belgischen Unternehmensnummer erforderlich sind.
• Vollmachten und Registrierungen: Vollmachten für den Lohnbuchhaltungsdienstleister oder das Sozialsekretariat, Registrierung bei der NSSO/ONSS/RSZ, Registrierung für die Lohnsteuer sowie Zugang zu den entsprechenden elektronischen Meldekanälen.
• Einrichtung des Arbeitsverhältnisses: Identifikations- und Bankdaten des Mitarbeiters, Stellenbeschreibung, Arbeitsort, Arbeitszeitplan, Gehalt und Sozialleistungen, zuständiger Gemeinsamer Ausschuss, Arbeitsvertrag, Arbeitsunfallversicherung, Vorkehrungen zur Arbeitsmedizin sowie etwaige obligatorische Branchenzugehörigkeit.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Erfassungs- und Genehmigungszeitplan, Finanzierungsmethode für Gehälter und behördliche Zahlungen, Zuständigkeitsmatrix, Anforderungen an Gehaltsabrechnungen und Berichterstattung, jährliche Lohnunterlagen sowie Verfahren für Neueinstellungen, Austritte, Krankheit, Urlaub und Korrekturen in der Lohnabrechnung.

Wann ist NRP möglicherweise nicht die richtige Lösung?

NRP ist möglicherweise weniger geeignet, wenn das Unternehmen plant, einen umfangreichen belgischen Betrieb aufzubauen, eine Niederlassung für seine Kernaktivitäten zu eröffnen, eine größere Belegschaft einzustellen, eine umfangreiche lokale Sozialleistungs- oder Bankinfrastruktur benötigt oder belgischen Mitarbeitern weitreichende kaufmännische oder leitende Befugnisse übertragen will. In solchen Fällen kann eine belgische Zweigniederlassung oder juristische Person einen klareren und skalierbareren langfristigen Rahmen bieten.

Warum sollte man NRP in Belgien in Betracht ziehen?

„Non-Residential Payroll“ bietet einem ausländischen Unternehmen einen anerkannten Weg, Personal direkt in Belgien zu beschäftigen, ohne sofort eine belgische Tochtergesellschaft zu gründen. Es ist besonders nützlich für eine erste Einstellung oder ein kleines Team, vorausgesetzt, dass der Gemeinsame Ausschuss, die Arbeitgeberregistrierung, die Arbeitsbedingungen, Versicherungen, der Lohnabrechnungsprozess und das Körperschaftssteuerrisiko von Anfang an geklärt sind.

Bei Parakar koordinieren wir die Umsetzung des NRP und den laufenden Lohnabrechnungsprozess in Belgien gemeinsam mit lokalen Spezialisten – von der Arbeitgeberregistrierung und der Beurteilung durch den Gemeinsamen Ausschuss bis hin zur Lohnabrechnung, den Meldungen und der Mitarbeiterdokumentation. Jeder Fall sollte individuell geprüft werden, um sicherzustellen, dass die Struktur auch im Zuge der Weiterentwicklung der belgischen Geschäftstätigkeit konform und angemessen bleibt.