So stellen Sie von den USA aus Mitarbeiter in Großbritannien ein

Ein US-Unternehmen kann Mitarbeiter in Großbritannien einstellen, benötigt jedoch die richtige Beschäftigungsstruktur, bevor die erste Person ihre Arbeit aufnimmt. In den meisten Fällen hat man die Wahl zwischen der Beauftragung eines Employer of Record oder der Gründung einer britischen Gesellschaft und der direkten Einstellung von Mitarbeitern.

Der richtige Weg hängt von Ihrem Einstellungsvolumen, Ihrem Zeitplan, Ihren internen Ressourcen und Ihren langfristigen Plänen ab. Wenn Sie diese Unterschiede frühzeitig verstehen, können Sie unnötige Kosten, Compliance-Lücken und Verzögerungen vermeiden.

Kann ein US-Unternehmen Mitarbeiter in Großbritannien einstellen?

Ja. Die Einstellung einer Person in Großbritannien umfasst jedoch mehr als nur die Ausstellung eines amerikanischen Arbeitsvertrags und die Bezahlung aus den USA.

Der Arbeitgeber muss britische Anforderungen wie Lohnsteuerabzüge, Beschäftigungsunterlagen, betriebliche Altersvorsorge, gesetzlichen Urlaubsanspruch und die Überprüfung der Arbeitserlaubnis berücksichtigen. Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter in der Regel über das PAYE-System melden und die entsprechenden Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge bei der Lohnabrechnung abziehen.

Es gibt zwei Hauptmöglichkeiten, eine vorschriftsmäßige Beschäftigungsstruktur zu schaffen:

• Gründung einer britischen Gesellschaft und direkte Einstellung der Person.
• Einstellung über einen „Employer of Record“ (EOR) in Großbritannien.

Option 1: Einsatz eines „Employer of Record“ (EOR) in Großbritannien

Ein „Employer of Record“ (EOR) wird zum formellen lokalen Arbeitgeber des Mitarbeiters. Ihr Unternehmen bleibt für die Rolle, die Ziele und die tägliche Arbeit des Mitarbeiters verantwortlich, während der EOR die lokale Personalverwaltung übernimmt.

Dies kann Folgendes umfassen:

• Erstellung von lokal konformen Beschäftigungsunterlagen
• Abwicklung der britischen Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Verwaltung von Steuer- und Lohnabzügen
• Unterstützung bei der Anmeldung zur Altersvorsorge und bei Sozialleistungen
• Laufende Beratung in den Bereichen Personalwesen und Compliance
• Verwaltung von Änderungen während des Beschäftigungszyklus

Ein EOR kann geeignet sein, wenn Sie Ihre ersten Mitarbeiter in Großbritannien einstellen, den Markt testen oder jemanden beschäftigen möchten, ohne sofort eine lokale Personal- und Lohnabrechnungsinfrastruktur aufzubauen.

Der wesentliche Nachteil besteht darin, dass der Mitarbeiter nicht direkt bei Ihrem US-Unternehmen oder einer britischen Tochtergesellschaft angestellt ist. Zudem zahlen Sie eine wiederkehrende Servicegebühr. Ob dies kostengünstiger ist als die Gründung einer eigenen Gesellschaft, hängt von der Anzahl der Mitarbeiter, der voraussichtlichen Dauer und dem Unterstützungsbedarf Ihres Unternehmens ab. Wichtig zu beachten ist, dass das US-Unternehmen trotz der Einbindung eines EOR weiterhin seinen Unternehmenssteuerpflichten nachkommen muss, da die zuständige Behörde (HMRC) aufgrund des festen Geschäftssitzes das Risiko einer Betriebsstätte anerkennt.

Option 2: Gründung einer britischen Gesellschaft von den USA aus

Die Gründung einer eigenen britischen Gesellschaft kann sinnvoller sein, wenn Großbritannien zu einem langfristigen strategischen Markt wird oder wenn Sie den Aufbau eines größeren lokalen Teams planen.

Durch die direkte Beschäftigung hat Ihr Unternehmen mehr Kontrolle über Verträge, Lohnabrechnungsdienstleister, Sozialleistungen und interne Prozesse. Damit gehen jedoch auch zusätzliche Verantwortlichkeiten einher.

Ihr Unternehmen muss möglicherweise Folgendes organisieren:

• Unternehmensregistrierung und Unternehmensverwaltung
• Registrierung als Arbeitgeber bei der HMRC
• Lohnabrechnung im Vereinigten Königreich und PAYE-Meldungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Arbeitgeberhaftpflichtversicherung
• Lokale Arbeitsverträge und Personalrichtlinien
• Laufende Unterstützung in den Bereichen Steuern, Buchhaltung und Compliance

Arbeitgeber müssen in der Regel eine Arbeitgeberhaftpflichtversicherung abschließen, wenn sie in Großbritannien Mitarbeiter einstellen. Diese muss eine Deckungssumme von mindestens 5 Millionen GBP umfassen und von einem zugelassenen Versicherer bereitgestellt werden. Zu den Pflichten im Bereich der betrieblichen Altersvorsorge können auch die Anmeldung berechtigter Mitarbeiter und die Leistung von Arbeitgeberbeiträgen gehören.

Die Gründung einer Gesellschaft bietet somit Kontrolle, sollte jedoch nicht als einmaliger Registrierungsvorgang betrachtet werden. Sie erfordert eine kontinuierliche Betreuung in den Bereichen Finanzen, Lohnabrechnung, Personalwesen und Compliance.

„Employer of Record“ versus eine britische Gesellschaft

Keine der beiden Optionen ist automatisch besser. Ein Unternehmen, das einen Spezialisten einstellt, hat andere Anforderungen als ein Unternehmen, das den Aufbau einer 30-köpfigen Niederlassung in Großbritannien plant.

Überlegungen zum britischen Arbeitsrecht für amerikanische Arbeitgeber

US-Arbeitgeber sollten ihre bestehenden Arbeitsvertragsvorlagen und Richtlinien nicht einfach auf Großbritannien übertragen. Die lokalen Arbeitnehmerrechte und Arbeitgeberpflichten müssen von Anfang an berücksichtigt werden. US-Arbeitgeber und -Unternehmen sollten zudem wissen, dass im Vereinigten Königreich regelmäßig Änderungen am Arbeitsrecht vorgenommen werden. Daher sollten US-Arbeitgeber nicht nur die Änderungen des laufenden Jahres berücksichtigen, in dem sie ihre Geschäftstätigkeit im Vereinigten Königreich aufnehmen, sondern auch zukünftige Änderungen, die möglicherweise im folgenden Jahr in Kraft treten.

Schriftliche Angaben zum Arbeitsverhältnis

Arbeitnehmer und Beschäftigte müssen vor ihrem Arbeitsantritt oder am Tag ihres Arbeitsantritts eine schriftliche Erklärung erhalten, die die wesentlichen Arbeitsbedingungen enthält. Diese umfasst Aspekte wie Entlohnung, Arbeitszeiten, Urlaub, Arbeitsort, Probezeit und Sozialleistungen. Zusätzliche Informationen müssen ebenfalls innerhalb der vorgeschriebenen Frist bereitgestellt werden.

Bezahlter Jahresurlaub

Fast alle Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf 5,6 Wochen bezahlten Jahresurlaub pro Jahr. Für jemanden, der fünf Tage pro Woche arbeitet, entspricht dies in der Regel 28 Tagen. Feiertage können in diesem Anspruch enthalten sein.

Betriebliche Altersvorsorge

Arbeitgeber müssen ihre Verpflichtungen im Bereich der Altersvorsorge prüfen und berechtigte Arbeitnehmer automatisch in ein qualifiziertes betriebliches Altersvorsorgesystem aufnehmen. Arbeitgeberbeiträge und die laufende Verwaltung sollten daher in Ihre Einstellungspläne einbezogen werden.

Prüfung der Arbeitserlaubnis

Vor Beginn des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber überprüfen, ob der Bewerber berechtigt ist, im Vereinigten Königreich zu arbeiten. Je nach Arbeitnehmer kann dies eine Online-Prüfung, die Vorlage von Originaldokumenten oder die Inanspruchnahme eines zugelassenen Identitätsdienstleisters erfordern.

Beschäftigungsstatus

Die Einstellung einer Person als unabhängigen Auftragnehmer macht diese nicht automatisch selbstständig. Das tatsächliche Arbeitsverhältnis ist ausschlaggebend für die Bestimmung des Beschäftigungsstatus und der Rechte. Die Einstufung als Auftragnehmer sollte daher sorgfältig geprüft werden und nicht als Abkürzung zur Umgehung von Arbeitsverpflichtungen dienen.

Einstellungskosten für einen britischen Mitarbeiter

Das Bruttogehalt des Mitarbeiters ist nur ein Teil der Gesamtkosten. Ein realistisches Budget kann außerdem Folgendes umfassen:

• Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung. Bitte beachten Sie, dass der Satz jährlich geändert werden kann. Für das Jahr 2026 gilt ein Satz von 15 % oberhalb der zweiten Schwelle.
• Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge
• Bezahlter Urlaub und gesetzlich vorgeschriebene Abwesenheiten
• Versicherungen
• Sozialleistungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Personalverwaltung
• Rechts- und Buchhaltungsunterstützung
• EOR-Gebühren oder Kosten für die Führung der juristischen Person

Die endgültigen Kosten hängen von der Vergütung des Arbeitnehmers, den Sozialleistungen, dem Standort und der Beschäftigungsstruktur ab. Ein Vergleich, bei dem lediglich die EOR-Gebühr mit den Kosten für eine Unternehmensgründung verglichen wird, liefert ein unvollständiges Bild. Auch Ihr interner Arbeitsaufwand und Ihre laufenden Compliance-Verpflichtungen haben einen Wert. Sie sollten zudem berücksichtigen, dass im Vereinigten Königreich ein nationaler Mindestlohn von 12,71 GBP pro Stunde gilt. Dieser kann je nach Standort noch höher ausfallen, da in London ein optionaler existenzsichernder Mindestlohn von mindestens 14,80 GBP pro Stunde gilt. Dies ist jedoch keine gesetzliche Vorschrift.

Reicht die Eröffnung einer Niederlassung in London aus?

Eine Niederlassung in London und eine vorschriftsmäßige Beschäftigungsstruktur sind nicht dasselbe.

Ein ausländisches Unternehmen mit einer physischen Geschäftsstelle oder Niederlassung im Vereinigten Königreich muss unter Umständen eine britische Niederlassung beim Companies House registrieren lassen. Die Registrierung eines Büros entbindet Sie jedoch nicht von der Verpflichtung, die Lohnabrechnung, Arbeitsunterlagen, Altersvorsorge und die Einhaltung der Personalvorschriften zu organisieren.

Ebenso benötigen Sie nicht unbedingt ein physisches Büro in London, um einen Mitarbeiter mit Sitz im Vereinigten Königreich einzustellen. Die richtige Struktur hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen agieren, Mitarbeiter verwalten und seine Marktpräsenz aufbauen wird.

So wählen Sie den richtigen Weg zur Mitarbeitergewinnung

Ein EOR-Modell kann sinnvoll sein, wenn Sie Ihre ersten Mitarbeiter einstellen, lokale Unterstützung benötigen oder den Markt sondieren möchten, bevor Sie eine eigene Gesellschaft gründen.

Eine britische Gesellschaft kann sinnvoll sein, wenn Sie nachhaltiges Wachstum erwarten, die direkte Kontrolle über die Beschäftigungsprozesse behalten möchten und über die Ressourcen verfügen, um die laufenden Verpflichtungen zu bewältigen.

Die lokalen Arbeitsrechtsspezialisten von Parakar helfen US-Unternehmen dabei, diese Faktoren zu bewerten, bevor sie sich für einen Weg entscheiden. Anstatt ein Standardmodell anzuwenden, betrachten wir Ihre Einstellungspläne, den gewünschten Grad an Kontrolle und Ihre langfristigen Ziele. Anschließend unterstützen wir Sie bei den Arbeits-, Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie HR-Prozessen, die erforderlich sind, um diese Struktur in die Praxis umzusetzen.

Planen Sie, Mitarbeiter in Großbritannien von den USA aus einzustellen? Sprechen Sie mit einem Parakar-Experten, um zu ermitteln, welche Beschäftigungsstruktur zu Ihrem Unternehmen und Ihrem britischen Team passt.

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar.

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