Ihr Leitfaden zum Employer of Record (EOR) in Polen

Die Erweiterung Ihres Teams nach Polen kann komplex sein, muss es aber nicht. Ein Employer of Record (EOR) ermöglicht es Ihnen, Top-Talente in Polen einzustellen, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen. In diesen FAQ erklären wir Ihnen, wie EOR-Dienstleistungen funktionieren, wann sie die richtige Lösung sind und was Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern in Polen über einen EOR wie Parakar erwarten können.

So funktioniert EOR: Die wichtigsten Fragen und Antworten

1. Was ist ein Employer of Record (EOR)?

Ein Employer of Record ist eine Drittorganisation, die in Ihrem Namen Mitarbeiter in einem bestimmten Land legal beschäftigt. Während Ihr Unternehmen die täglichen Aufgaben und Leistungen der Mitarbeiter verwaltet, übernimmt der EOR alle beschäftigungsbezogenen Aufgaben wie Verträge, Gehaltsabrechnung, Steuern und die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. So können Sie Mitarbeiter in Ländern einstellen, in denen Sie keine juristische Person haben.

2. Wann sollte ein Unternehmen die Nutzung eines EOR in Betracht ziehen?

Ein EOR ist besonders nützlich, wenn:

• Sie Talente in einem Land einstellen möchten, in dem Sie keine lokale Niederlassung haben.
• Sie schnell Personal einstellen müssen, ohne einen langwierigen und komplexen Unternehmensregistrierungsprozess durchlaufen zu müssen.
• Sie die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und Steuervorschriften sicherstellen möchten.
• Sie einen neuen Markt testen möchten, bevor Sie eine langfristige Investition tätigen.
• Sie temporäre oder projektbezogene Mitarbeiter im Ausland benötigen.

3. Was sind die Vorteile eines EOR?

• Vollständige Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und Steuervorschriften.
• Schnellere Einstellungsprozesse im Vergleich zur Gründung einer eigenen Niederlassung.
• Geringerer Verwaltungsaufwand für Personalwesen und Gehaltsabrechnung.
• Geringere Kosten und Risiken im Vergleich zur Gründung eines Unternehmens im Ausland.
• Zugang zu lokaler HR-Expertise und Beratung.

4. Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einer Personalvermittlungsagentur / PEO / Lohnbuchhaltungsdienstleister?

• Personalvermittlungsagentur: Konzentriert sich auf die Rekrutierung und Vermittlung von Kandidaten, oft für kurzfristige oder befristete Stellen, tritt jedoch in der Regel nicht als rechtlicher Arbeitgeber auf.
• PEO (Professional Employer Organization): Bietet HR-Outsourcing-Dienstleistungen an, setzt jedoch in der Regel voraus, dass Sie über eine eigene juristische Person im Land verfügen.
• Lohnbuchhaltungsdienstleister: Verwaltet die Gehaltszahlungen und die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben, übernimmt jedoch nicht die Rolle des rechtlichen Arbeitgebers.
• EOR: Beschäftigt den Arbeitnehmer rechtlich in Ihrem Namen und kümmert sich um alle Compliance-Angelegenheiten, Verträge und die Lohnabrechnung, sodass Sie keine lokale Niederlassung benötigen.

5. Wer ist der rechtliche Arbeitgeber bei der Nutzung eines EOR?

Der EOR ist der rechtliche Arbeitgeber auf dem Papier und verantwortlich für Verträge, Gehaltsabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften. Sie behalten jedoch die Kontrolle über die tägliche Arbeit, die Ziele und die Leistung des Mitarbeiters.

6. Ist der Mitarbeiter auf unserer Gehaltsliste oder auf der Gehaltsliste des EOR?

Der Mitarbeiter steht auf der Gehaltsliste des EOR. Der EOR wickelt die Gehaltszahlungen ab, kümmert sich um Steuerabzüge und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Abgaben gemäß den lokalen Gesetzen entrichtet werden.

7. Können wir über den EOR sowohl lokale als auch ausländische Mitarbeiter einstellen?

Ja. EOR-Dienstleistungen können sowohl für lokale als auch für ausländische Mitarbeiter in Anspruch genommen werden. Für ausländische Mitarbeiter gelten zusätzliche Visum- oder Arbeitsgenehmigungsanforderungen, wobei der EOR häufig bei der Beantragung behilflich sein kann.

Einstellung in Polen über einen EOR

1. Kann ein ausländisches Unternehmen Mitarbeiter in Polen einstellen, ohne eine juristische Person zu gründen?

Ja. Ein Employer of Record (EOR) ist ein Unternehmen, das Mitarbeiter formell im Namen eines anderen Unternehmens beschäftigt. In der Praxis bedeutet dies, dass der EOR alle formalitäten im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis übernimmt, wie z. B. Verträge, Lohnabrechnung, Steuern und Versicherungen, während die eigentliche Arbeit für das andere Unternehmen ausgeführt wird.

2. Welche Arten von Arbeitsverträgen bieten Sie im Rahmen von EOR in Polen an?

Ein mit einem Zeitarbeitnehmer abgeschlossener Arbeitsvertrag wird in der Regel für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen. Das bedeutet, dass der Vertrag das Beginn- und Enddatum des Arbeitsverhältnisses klar festlegt und nach Ablauf der vereinbarten Laufzeit automatisch endet.

3. Wie sind die regulären Arbeitszeiten und Überstundenregelungen in Polen?

Die reguläre Arbeitszeit in Polen beträgt laut Arbeitsgesetzbuch 8 Stunden pro Tag und durchschnittlich 40 Stunden pro Woche im jeweiligen Abrechnungszeitraum. Bei Vollzeitbeschäftigung bedeutet dies 5 Tage à 8 Stunden pro Tag.

Die maximale Überstundengrenze beträgt 150 Stunden pro Jahr für einen Arbeitnehmer, kann jedoch auf 416 Stunden erhöht werden, wenn der Arbeitgeber dies in der Arbeitsordnung, im Tarifvertrag oder im Arbeitsvertrag festlegt.

4. Wie hoch ist der Mindestlohn in Polen?

Derzeit beträgt der nationale Mindestlohn in Polen 4.666,00 PLN brutto pro Monat für Vollzeitbeschäftigte. Dieser Betrag wird von der Regierung festgelegt und jährlich überprüft, wobei Anpassungen in der Regel zu Beginn des Kalenderjahres in Kraft treten.

5. Wie wird bezahlter Urlaub (PTO) im Rahmen von EOR in Polen gehandhabt?

• Feiertage: In Polen gibt es 13 gesetzliche Feiertage. Diese sind: Neujahr, Dreikönigstag, Ostern (Sonntag und Montag), Tag der Arbeit, Tag der Verfassung, Pfingsten, Fronleichnam, Mariä Himmelfahrt, Allerheiligen, Nationalfeiertag und die beiden Tage vor Weihnachten.
• Urlaub: 2 Tage pro gearbeiteten Monat für Zeitarbeitnehmer im Rahmen von EOR.
• Krankheitstag: Grundsätzlich haben Arbeitnehmer Anspruch auf Krankengeld für die ersten 33 Krankheitstage eines Kalenderjahres (14 Tage für Personen über 50 Jahre). Danach erhalten sie Krankengeld von der Sozialversicherungsanstalt (ZUS). Normalerweise kann ein Arbeitnehmer bis zu 182 Tage pro Kalenderjahr krankheitsbedingt (L4) abwesend sein. In besonderen Fällen, wie z. B. bei Tuberkulose oder Schwangerschaft, kann dieser Zeitraum auf 270 Tage verlängert werden.

6. Wie lauten die Regelungen zu Kündigung und Kündigungsfristen in Polen?

Die Vorschriften sehen fünf Möglichkeiten vor, um das Arbeitsverhältnis zwischen einem Arbeitnehmer und einem Arbeitgeber zu beenden. Diese sind:

Beendigung des Arbeitsvertrags im gegenseitigen Einvernehmen der Parteien

Die Beendigung im gegenseitigen Einvernehmen ist die freundschaftlichste Art für einen Arbeitgeber, sich von einem Arbeitnehmer zu trennen. Sie erfordert:

• Zustimmung beider Parteien zur Beendigung des Vertrags
• Gemeinsame Unterzeichnung eines Dokuments, in dem das Datum und die Bedingungen der Beendigung von den Parteien bestätigt werden.

Wichtig! Bei der Beendigung eines Arbeitsvertrags in gegenseitigem Einvernehmen gehen die Vorschriften davon aus, dass beide Parteien die Beendigung des Arbeitsverhältnisses beabsichtigen. Daher hat in diesem Fall weder der Arbeitgeber noch der Arbeitnehmer das Recht, die Vereinbarung vor einem Arbeitsgericht anzufechten.

Kündigung des Arbeitsvertrags durch Kündigung

Gemäß Artikel 30 § 1 Punkt 2: „Ein Arbeitsvertrag wird durch Erklärung einer der Parteien unter Einhaltung der Kündigungsfrist (Kündigung eines Arbeitsvertrags durch Kündigung) gekündigt”. Das bedeutet, dass das Arbeitsverhältnis auf Wunsch einer der Parteien, des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers, beendet werden kann.

Die Kündigung muss schriftlich erfolgen. Wenn der Arbeitgeber die Kündigung des Arbeitsvertrags ausspricht, muss die Kündigung auch Informationen über das Recht des Arbeitnehmers auf Anrufung eines Arbeitsgerichts und den Kündigungsgrund enthalten, wenn die Kündigung einen unbefristeten Vertrag betrifft.

Kündigung des Arbeitsvertrags ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können einen Arbeitsvertrag ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist kündigen. Das Arbeitsgesetzbuch legt die Gründe fest, aus denen jede Partei den Arbeitsvertrag ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist kündigen kann.

Die Situationen, in denen ein Arbeitnehmer den Vertrag kündigen kann, sind in Artikel 55 des Arbeitsgesetzbuchs festgelegt. Für Arbeitgeber enthält das Arbeitsgesetzbuch eine umfassendere Liste von Gründen für die Kündigung eines Arbeitsvertrags ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist. Diese Bestimmungen finden sich in den Artikeln 52-53.

Beendigung des Arbeitsvertrags nach Ablauf der vereinbarten Dauer

Ein Arbeitsvertrag mit Probezeit oder befristeter Laufzeit endet automatisch mit Ablauf der vereinbarten Dauer. Wenn Sie möchten, dass der Arbeitnehmer nach Beendigung dieses Arbeitsvertrags weiter in Ihrem Unternehmen beschäftigt bleibt, müssen Sie einen neuen Arbeitsvertrag mit ihm abschließen. Wenn Sie jedoch nicht mehr mit dem Arbeitnehmer zusammenarbeiten möchten, sind Sie nicht verpflichtet, eine Erklärung abzugeben.

Durch Ablauf des Arbeitsverhältnisses

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erfolgt automatisch von Rechts wegen nur unter den in den Vorschriften genannten Umständen. Nach diesen Vorschriften endet ein Arbeitsvertrag in folgenden Fällen:

• Tod des Arbeitnehmers
• Tod des Arbeitgebers, sofern dieser eine natürliche Person war. Dies gilt für Einzelunternehmen sowie für Fälle, in denen der Verstorbene den Arbeitnehmer persönlich und nicht als Unternehmer beschäftigt hat. In diesen Fällen haben die Arbeitnehmer Anspruch auf eine Abfindung in Höhe ihres Lohns für die Kündigungsfrist.

7. Können Sie über EOR in Polen Auftragnehmer oder Freiberufler einstellen?

Ja. In Polen ist es möglich, Auftragnehmer oder Freiberufler über einen EOR mit zivilrechtlichen Verträgen, wie beispielsweise einem Dienstleistungsvertrag (umowa zlecenie) oder einem Werkvertrag (umowa o dzieło), zu beauftragen.

8. Gibt es länderspezifische Compliance-Anforderungen für die Einarbeitung?

Ja. In Polen müssen vor und bei Beginn des Arbeitsverhältnisses bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllt sein. Vor Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ist eine ärztliche Untersuchung obligatorisch, um die Eignung des Mitarbeiters für die Stelle zu bestätigen. Darüber hinaus muss am ersten Arbeitstag eine Schulung zum Arbeitsschutz absolviert werden.

9. Wie lange dauert die Einarbeitung über einen EOR in Polen in der Regel?

Die Dauer der Einarbeitung über einen EOR in Polen kann variieren und hängt in erster Linie davon ab, wie schnell die erforderliche ärztliche Untersuchung durchgeführt werden kann. Sobald die ärztliche Unbedenklichkeitsbescheinigung vorliegt, geht es schnell voran: Die Vertragsunterzeichnung und die Arbeitsschutzschulung finden in der Regel innerhalb kurzer Zeit statt.

10. Gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Funktionen oder Branchen, die über EOR in Polen eingestellt werden können?

Ja. Unter bestimmten Vereinbarungen gibt es Beschränkungen hinsichtlich der Beschäftigungsdauer. Die maximale Dauer einer Beschäftigung über einen EOR beträgt in der Regel 18 Monate. Danach müssen alternative Vereinbarungen getroffen werden, um die Vorschriften einzuhalten.

Benötigen Sie EOR-Unterstützung in Polen?

Ganz gleich, ob Sie Ihren ersten Mitarbeiter in Polen einstellen oder Ihr bestehendes Team erweitern möchten, Parakar steht Ihnen zur Seite. Als Ihr lokaler Employer of Record kümmern wir uns um Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung, Compliance und Personalverwaltung, sodass Sie sich ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Einstellungsziele in Polen zu erreichen.