Ihr Leitfaden zum Employer of Record (EOR) in Spanien

Die Erweiterung Ihres Teams über Grenzen hinweg kann komplex sein, muss es aber nicht. Ein Employer of Record (EOR) ermöglicht es Ihnen, Talente in neuen Ländern einzustellen, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen. In diesen FAQ erklären wir Ihnen, wie EOR-Dienstleistungen funktionieren, wann Sie sie nutzen sollten und was Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern in Spanien über einen EOR wie Parakar erwartet.

So funktioniert EOR: Antworten auf wichtige Fragen

1. Was ist ein Employer of Record (EOR)?

Ein Employer of Record (EOR) ist eine Drittorganisation, die Arbeitnehmer im Namen eines anderen Unternehmens rechtmäßig beschäftigt. Der EOR übernimmt alle beschäftigungsbezogenen Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Steuererklärungen, Sozialleistungen und die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze, während das Kundenunternehmen die täglichen Aufgaben und Leistungen der Mitarbeiter verwaltet.

2. Wann sollte ein Unternehmen die Nutzung eines EOR in Betracht ziehen?

Unternehmen nutzen einen EOR in der Regel, wenn:

• Sie Mitarbeiter in einem Land einstellen möchten, in dem sie keine juristische Person haben.
• Sie Mitarbeiter schnell und unter Einhaltung aller Vorschriften einstellen müssen.
• Sie die Risiken und Komplexität der Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze reduzieren möchten.
• Sie Remote-Mitarbeiter einstellen oder neue Märkte testen möchten, bevor sie eine Niederlassung gründen.

3. Was sind die Vorteile eines EOR?

Zu den wichtigsten Vorteilen eines EOR gehören:

• Einhaltung lokaler Vorschriften: Stellt sicher, dass alle Beschäftigungspraktiken den lokalen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Geschwindigkeit: Schnellere Einstellung von Mitarbeitern, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen.
• Geringerer Verwaltungsaufwand: Der EOR kümmert sich um die Gehaltsabrechnung, Verträge, Sozialleistungen und Steuererklärungen.
• Geringeres Risiko: Vermeiden Sie Strafen und rechtliche Probleme, indem Sie die Vorschriften in jedem Land einhalten.

4. Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einer Personalvermittlungsagentur / PEO / Lohnbuchhaltungsdienstleister?

• EOR: Beschäftigt Arbeitnehmer rechtlich in Ihrem Namen und übernimmt die volle rechtliche Verantwortung.
• Personalvermittlungsagentur: Rekrutiert und vermittelt in der Regel Zeitarbeitskräfte, häufig für kurzfristige Tätigkeiten.
• PEO (Professional Employer Organization): Beschäftigt Arbeitnehmer gemeinsam mit Ihrem Unternehmen, in der Regel innerhalb desselben Landes.
• Lohnbuchhaltungsdienstleister: Verwaltet die Lohnabrechnung, beschäftigt jedoch keine Arbeitnehmer und gewährleistet auch nicht die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

5. Wer ist der rechtliche Arbeitgeber, wenn ein EOR eingesetzt wird?

Der EOR-Anbieter ist der rechtliche Arbeitgeber. Das bedeutet, dass der EOR für Arbeitsverträge, Steuern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verantwortlich ist. Das Kundenunternehmen leitet jedoch die tägliche Arbeit der Mitarbeiter und integriert sie in sein Team und seine Unternehmenskultur.

6. Steht der Arbeitnehmer auf der Gehaltsliste des Kunden oder auf der Gehaltsliste des EOR?

Der Arbeitnehmer steht auf der Gehaltsliste des EOR. Der EOR kümmert sich um die Gehaltszahlungen, Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge und andere gesetzliche Verpflichtungen. Das Kundenunternehmen bezahlt den EOR, der dann die Beschäftigung in seinem Namen verwaltet.

7. Können wir über EOR sowohl lokale als auch ausländische Mitarbeiter einstellen?

Ja, Sie können über einen EOR sowohl lokale als auch ausländische Mitarbeiter einstellen. Die Einstellung ausländischer Staatsangehöriger kann jedoch von den lokalen Einwanderungsgesetzen abhängen und davon, ob der EOR Arbeitsvisa in diesem Land sponsern kann. Es ist wichtig, die Visaberechtigung und die Bearbeitungszeiten mit dem EOR zu klären.

Einstellung in Spanien über einen EOR

1. Kann ein ausländisches Unternehmen Mitarbeiter in Spanien einstellen, ohne eine juristische Person zu gründen?

Ja! Die Einstellung von Mitarbeitern in Spanien ohne juristische Person ist dank Unternehmen wie Parakar möglich und wird immer häufiger genutzt. Aus diesem Grund gibt es das Modell des Employer of Record (EOR). Als lokaler HR-Partner und Spezialist für Beschäftigungsverhältnisse unterstützen wir internationale Unternehmen bei der Verwaltung von Arbeitsverträgen, Compliance, Gehaltsabrechnung und HR-Prozessen in Spanien.

EOR-Dienstleistungen sind besonders nützlich für Unternehmen, die den spanischen Markt erkunden, Remote-Teams vergrößern oder schnell und rechtskonform Mitarbeiter einstellen möchten.

2. Welche Arten von Arbeitsverträgen bieten Sie im Rahmen von EOR in Spanien an?

Wir bieten unbefristete (unbefristete) Arbeitsverträge als Standard für alle Einstellungen in Spanien an. Dies ist nicht nur die gängigste und stabilste Vertragsart nach spanischem Arbeitsrecht, sondern in den meisten Fällen auch eine gesetzliche Notwendigkeit.

Seit den jüngsten Arbeitsrechtsreformen sind befristete Verträge streng begrenzt und stark reguliert. Sie dürfen nur unter außergewöhnlichen und klar begründeten Umständen verwendet werden, z. B. zur Überbrückung vorübergehender Abwesenheiten oder für bestimmte kurzfristige Projekte. In der Praxis sind diese Bedingungen schwer zu erfüllen, und eine falsche Einstufung eines befristeten Vertrags kann rechtliche und finanzielle Konsequenzen für den Arbeitgeber haben.

Aus diesem Grund und um die vollständige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, schließen wir über unsere EOR-Lösung in Spanien ausschließlich unbefristete Verträge ab.

Alle Arbeitsverträge werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen in spanischer Sprache verfasst. Um Transparenz und Verständlichkeit für internationale Kunden und Mitarbeiter zu gewährleisten, stellen wir zusätzlich eine englische Version zur Verfügung. Dieser zweisprachige Ansatz trägt dazu bei, die Erwartungen aller Beteiligten aufeinander abzustimmen und sorgt für Klarheit während des gesamten Arbeitsverhältnisses.

Für die Probezeit kann eine Probezeit von bis zu 6 Monaten festgelegt werden, was immer dringend empfohlen wird.

3. Wie sind die regulären Arbeitszeiten und Überstundenregelungen in Spanien?

Der allgemeine gesetzliche Rahmen in Spanien legt die reguläre Vollzeitbeschäftigung auf 40 Stunden pro Woche fest, die in der Regel auf fünf Arbeitstage verteilt sind. Die konkreten Bedingungen hinsichtlich Arbeitszeit, Ruhezeiten und Überstundenvergütung hängen jedoch häufig von den geltenden Tarifverträgen ab.

In unserem Fall halten wir uns an die Bestimmungen des Tarifvertrags „Consultoría y Estudios de Mercado”, der üblicherweise in wissensbasierten und beratungsbezogenen Berufen Anwendung findet. Dieser Vertrag sieht Folgendes vor:

• Die Standardarbeitszeit beträgt 1.800 Stunden pro Jahr, was in der Regel als 40 Stunden pro Woche interpretiert wird, sofern keine andere Verteilung vereinbart wurde.
• Flexible Arbeitsregelungen sind zulässig, sofern die jährliche Gesamtstundenzahl eingehalten wird.
• Tägliche und wöchentliche Ruhezeiten sind ebenfalls festgelegt, darunter eine Mindestruhezeit von 12 Stunden zwischen Arbeitstagen und 36 aufeinanderfolgenden Stunden pro Woche.

Überstunden:

• Das spanische Recht begrenzt Überstunden auf 80 Stunden pro Jahr, sofern sie nicht durch Freizeit ausgeglichen werden.
• Alle Überstunden müssen freiwillig sein, ordnungsgemäß erfasst und je nach Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer und den Bestimmungen des Tarifvertrags entweder bezahlt oder durch zusätzliche Ruhezeit ausgeglichen werden.
• Einige Funktionen können als „Vertrauenspositionen” (puestos de confianza) eingestuft werden, für die die üblichen Überstundenregelungen möglicherweise nicht gelten; dies wird von Fall zu Fall geprüft.

Als Ihr EOR-Partner stellen wir sicher, dass alle Beschäftigungsbedingungen, einschließlich Arbeitszeiten, Überstunden und Ruhezeiten, vollständig mit der spanischen Gesetzgebung und dem geltenden Tarifvertrag übereinstimmen, und bieten Ihnen damit Rechtssicherheit und operative Transparenz.

4. Wie hoch ist der Mindestlohn in Spanien?

Der gesetzliche Mindestlohn (SMI) in Spanien für 2025 beträgt 1.184 € brutto pro Monat in 14 Zahlungen, was einem Bruttojahresgehalt von 16.576 € entspricht. Dies entspricht einer Erhöhung von 50 € pro Monat gegenüber 2024, was laut dem spanischen Arbeitsministerium einer jährlichen Steigerung von 4,4 % entspricht.

Bei einer Verteilung auf 12 Monatszahlungen, wie wir es bei Parakar tun, beträgt der monatliche SMI-Äquivalent 1.381,33 € brutto.

In der Praxis fallen jedoch die meisten Mitarbeiter, die im Rahmen unseres EOR-Modells in Spanien eingestellt werden, unter einen branchenspezifischen Tarifvertrag (CBA). In unserem Fall wenden wir in der Regel den Tarifvertrag für Beratungs- und Marktforschungsunternehmen an, der je nach Berufsgruppe und Gehaltsgruppe des Mitarbeiters höhere Mindestlöhne als der gesetzliche SMI vorsieht.

Beispiel:

• Administrative oder technische Support-Tätigkeiten fallen in andere Gehaltsstufen als Berater, Analysten oder Führungskräfte.
• Der Tarifvertrag legt die Mindestjahresgehälter in der Regel auf der Grundlage von 14 Zahlungen fest, aber bei Parakar wenden wir immer eine 12-monatige Aufteilung an, um die Gehaltsabrechnung zu vereinfachen und ein einheitliches monatliches Einkommen zu gewährleisten.

Im Rahmen unseres EOR-Service gewährleisten wir:

• Die korrekte Einstufung der Tätigkeitskategorie jedes Mitarbeiters gemäß dem Tarifvertrag.
• Die vollständige Einhaltung der geltenden Mindestlohnanforderungen, die Vorrang vor dem gesetzlichen SMI haben, wenn sie höher sind.
• Transparente Darstellung aller Gehaltsbestandteile im Arbeitsvertrag.

5. Wie wird bezahlter Urlaub (PTO) im Rahmen von EOR in Spanien gehandhabt?

Arbeitnehmer in Spanien haben Anspruch auf großzügige Urlaubsleistungen, von denen viele gesetzlich geschützt und durch Tarifverträge verstärkt sind.

Der Mindestjahresurlaub gemäß Tarifvertrag beträgt 23 Arbeitstage pro Jahr, Wochenenden und Feiertage nicht mitgerechnet. In Spanien gibt es außerdem 14 gesetzliche Feiertage pro Jahr, darunter nationale, regionale und lokale Feiertage.

Krankheitstage werden vom Sozialversicherungssystem abgedeckt, wobei die Verpflichtungen des Arbeitgebers von der Dauer des Urlaubs abhängen. In der Regel übernimmt der Arbeitgeber einen Teil oder die gesamten Lohnkosten während der ersten Tage der Abwesenheit, danach greift die staatliche Absicherung. Die Dauer und die Entschädigungssätze sind gesetzlich geregelt und variieren je nach Ursache der Krankheit und dem geltenden Tarifvertrag.

Weitere gesetzliche Urlaubstage sind Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub, Heiratsurlaub, Trauerurlaub und Pflegeurlaub für familiäre Notfälle. Wir verwalten alle Arten von Urlaub in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen und sorgen für eine korrekte Lohnabrechnung und Dokumentation.

6. Wie lauten die Regeln für Kündigungen und Kündigungsfristen in Spanien?

Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses in Spanien muss strengen gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Unrechtmäßige Entlassungen können hohe Entschädigungszahlungen und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sodass in diesem Bereich die Unterstützung durch lokale Experten unerlässlich ist.

Die Kündigungsfristen gemäß dem Tarifvertrag bei Parakar betragen in der Regel 15 Arbeitstage, sofern im Arbeitsvertrag nichts anderes vereinbart wurde.

Unser EOR-Service umfasst die vollständige Unterstützung bei der rechtskonformen Kündigung, einschließlich Dokumentation, Abfindungsberechnungen und Risikominimierung.

7. Können Sie über EOR in Spanien Auftragnehmer oder Freiberufler einstellen?

Nein, Parakar als Employer of Record kann nur Personen als formelle Mitarbeiter einstellen, nicht als unabhängige Auftragnehmer. Die spanischen Arbeitsbehörden gehen streng gegen Fehlklassifizierungen vor, und der Einsatz von Auftragnehmern für Tätigkeiten, die denen von Mitarbeitern ähneln, kann zu Prüfungen, Geldstrafen und einer zwangsweisen Umstufung in den Status „falso autónomo” (Scheinselbstständigkeit) führen.

Wenn Ihr Unternehmen Freiberufler benötigt, beraten wir Sie gerne zu bewährten Verfahren und möglichen Alternativen. Die Beauftragung von Auftragnehmern fällt jedoch nicht in den Umfang der Standard-EOR-Dienstleistungen.

8. Gibt es länderspezifische Compliance-Anforderungen für die Einarbeitung?

Ja. Die Einarbeitung in Spanien umfasst mehrere administrative und rechtliche Schritte, die wir alle im Rahmen des EOR-Service übernehmen. Dazu gehören:

• Registrierung beim spanischen Sozialversicherungssystem (die EE sollten über eine Sozialversicherungsnummer verfügen, andernfalls kann Parakar diese Nummer in ihrem Namen beantragen.
• Die Mitarbeiter müssen über gültige Dokumente verfügen und ihren rechtmäßigen Wohnsitz in Spanien haben bzw. eine Aufenthaltsgenehmigung besitzen (DNI/NIE & TIE / Reisepass mit gültiger Arbeits-/Aufenthaltsgenehmigung), spanische Bankverbindung usw.
• Spanischer Arbeitsvertrag, der vor dem Startdatum ordnungsgemäß unterzeichnet wurde.
• Anmeldung zur obligatorischen Unfallversicherung und anderen anfallenden Sozialabgaben (Parakar kümmert sich darum).
• Die Zeiterfassung ist in Spanien obligatorisch (die Mitarbeiter müssen Parakar monatlich ihre unterschriebenen Stundenzettel mit Angaben zu Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Urlaubstagen usw. vorlegen).
• Eine Hintergrundüberprüfung ist nicht obligatorisch und muss immer vom Mitarbeiter durch Unterzeichnung einer Vollmacht akzeptiert werden.
• Bei der Einstellung werden medizinische Untersuchungen angeboten, die wir gegebenenfalls koordinieren.

9. Wie lange dauert die Einarbeitung über EOR in Spanien in der Regel?

Die Einarbeitung dauert in der Regel etwa zwei Wochen ab dem Zeitpunkt, an dem alle erforderlichen Informationen und Unterlagen eingereicht wurden. Bei ausländischen Mitarbeitern, die nach Spanien umziehen, kann der Prozess jedoch aufgrund von Einwanderungs- und Registrierungsvorschriften länger dauern (für Einwanderungsfälle empfehlen wir, einen Mindestzeitraum von zwei Monaten einzuplanen, wenn eine Arbeitserlaubnis beantragt werden muss).

10. Gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Funktionen oder Branchen, die über EOR in Spanien eingestellt werden können?

Unter Parakar können die meisten professionellen Bürodienstleistungen wie administrative Tätigkeiten (Jobs im Bereich „Beratung und Marktforschung” CBA) legal eingestellt werden.

Für bestimmte Branchen gelten bestimmte Einschränkungen. Zum Beispiel:

• Reglementierte Berufe wie Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure/Architekten, die Projekte unterzeichnen, Piloten usw.
• Tätigkeiten im öffentlichen Dienst oder Jobs, die direkte Verträge mit der Regierung beinhalten, sind von EOR-Lösungen ausgeschlossen.
• Alle Jobs in der Industrie/Maschinenbau, die besondere Arbeitsbedingungen erfordern (z. B. PSA, Kontakt mit chemischen Substanzen, Besuche in Fabriken usw.).

* Wir prüfen jede Stelle individuell und bestätigen die Eignung und Konformität, bevor wir Verträge ausstellen.

11. Können Sie lokale Sozialleistungen unterstützen?

Ja. Wir können Ihnen bei der Umsetzung von Zusatzleistungen wie privaten Krankenversicherungen mit dem Unternehmen SANITAS helfen. Wir bieten auch Leasingoptionen für Autos an.

12. Ist eine Remote-Work-Allowance (RWA) in Spanien obligatorisch?

Ja, die Telearbeitsvorschriften in Spanien legen fest, dass die Ausgaben von Remote-Mitarbeitern wie Strom, Internet usw. vom Arbeitgeber übernommen werden müssen. Bei Parakar legen wir in der Regel 50 EUR brutto pro Monat als RWA fest. Außerdem muss der Arbeitgeber den Mitarbeitern die für ihre Arbeit erforderlichen Arbeitsmittel wie Laptop, Tastatur usw. zur Verfügung stellen.

Benötigen Sie EOR-Unterstützung in Spanien?

Ganz gleich, ob Sie Ihren ersten Mitarbeiter in Spanien einstellen oder ein bestehendes Team erweitern möchten, Parakar ist für Sie da. Als Ihr lokaler Employer of Record kümmern wir uns um Verträge, Gehaltsabrechnung, Compliance und Personalwesen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Sie bei Ihren Einstellungszielen in Spanien unterstützen können.