Onboarding in Europa: Warum es komplexer ist, als Sie denken

Sie stellen Mitarbeiter in mehreren europäischen Ländern ein? Das ist ein großer Schritt in Richtung internationales Wachstum und ein mutiger Schritt. Aber mit den Chancen geht auch Komplexität einher. Vor allem, wenn es um die Einarbeitung geht.

Von länderspezifischen Vorschriften bis hin zu kulturellen Erwartungen – die Einarbeitung von Mitarbeitern in Europa ist alles andere als „einheitlich“. Jedes Land hat seine eigenen gesetzlichen Anforderungen, Verfahren und Formalitäten, und Fehler können zu Geldstrafen, Verzögerungen oder frustrierten neuen Mitarbeitern führen.

Schauen wir uns einmal genauer an, warum sich die Einarbeitung in Europa so stark unterscheidet und wie Sie durch die Auslagerung dieses Prozesses die Compliance sicherstellen, Risiken reduzieren und Ihren Mitarbeitern einen reibungslosen Start ermöglichen können.

Einarbeitung in Europa: Mehr als nur eine Willkommens-E-Mail

Einarbeitung ist mehr als nur die Ausgabe eines Laptops und die Einrichtung einer Firmen-E-Mail-Adresse. In vielen europäischen Ländern ist die Einarbeitung ein formeller rechtlicher Prozess, der vor dem ersten Arbeitstag beginnt und sich über die ersten Monate des Mitarbeiters erstreckt.

Je nach Land müssen Sie möglicherweise Folgendes tun:

• Den Mitarbeiter bei den Behörden anmelden
• Obligatorische Gesundheitsuntersuchungen vereinbaren
• Verträge in der Landessprache vorbereiten
• Informationen zu Sozialversicherung und Rentenversicherung bereitstellen
• Sich mit Betriebsräten oder Gewerkschaften abstimmen

Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen kann zu Strafen oder schlimmstenfalls zur Ungültigkeit des Arbeitsverhältnisses führen.

Was macht es so komplex? Ein Blick auf länderspezifische Vorschriften

Die Einarbeitung in Europa wird durch nationale Arbeitsgesetze, kulturelle Normen und Verwaltungssysteme geprägt. Hier ein Überblick über die Unterschiede:

Frankreich

Vor dem ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters sind Sie gesetzlich verpflichtet, eine DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) bei den französischen Behörden einzureichen. Und ja, ein Termin bei einem arbeitsmedizinischen Dienst ist obligatorisch, auch für Remote-Arbeitsplätze.

Deutschland

Deutsche Arbeitgeber müssen den Nachweis einer gesetzlichen Krankenversicherung überprüfen und möglicherweise einen Betriebsrat konsultieren, bevor sie die Arbeitsbedingungen festlegen. Sie halten sich nicht daran? Das ist ein Warnsignal für die Mitarbeiterbeziehungen und Compliance-Audits.

Polen

Keine ärztliche Untersuchung? Kein legaler Arbeitsbeginn. In Polen müssen Arbeitnehmer vor Vertragsbeginn eine ärztliche Untersuchung absolvieren. Der Vertrag selbst muss in polnischer Sprache verfasst sein, auch wenn Ihre Arbeitssprache Englisch ist.

Niederlande

Willkommen im Land der Urlaubszulage, einer zusätzlichen Zahlung in Höhe von 8 % des Bruttogehalts, die jährlich gezahlt wird. Dies ist gängige Praxis und muss in Ihrem Stellenangebot klar angegeben werden. Wenn Sie dies versäumen, verstoßen Sie gegen die niederländischen Arbeitsstandards.

Warum Unternehmen das Onboarding in Europa auslagern

Die Verwaltung der Einarbeitung in einem Land ist überschaubar. In fünf Ländern? Das ist eine ganz andere Sache. Hier sind die Gründe, warum immer mehr internationale Unternehmen die Einarbeitung auslagern:

Compliance leicht gemacht

Lokale Vorschriften ändern sich häufig. Durch die Zusammenarbeit mit HR-Experten vor Ort sind Sie immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung, ohne selbst zum Spezialisten für lokale Rechtsvorschriften werden zu müssen.

Schnellere, reibungslosere Prozesse

Vermeiden Sie Verzögerungen, indem Sie sich auf Partner verlassen, die genau wissen, welche Unterlagen erforderlich sind, wie Gesundheitschecks zu planen sind und wann Behörden zu benachrichtigen sind.

Bessere Mitarbeitererfahrung

Der erste Eindruck zählt. Eine gut durchgeführte lokale Einarbeitung zeigt neuen Mitarbeitern, dass Sie professionell, gut vorbereitet und kulturell sensibilisiert sind, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Parakar nimmt Ihnen die Komplexität ab

Bei Parakar sind wir auf die Abwicklung des gesamten Onboarding-Prozesses in ganz Europa spezialisiert. Ganz gleich, ob Sie eine Person in Paris einstellen oder ein Team in Warschau aufbauen möchten – wir kennen die Schritte, sprechen die Sprache und kümmern uns um die Verwaltung, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Wir sorgen dafür, dass Ihre neuen Mitarbeiter reibungslos, konform und mit der richtigen Erfahrung vom ersten Tag an starten.

Benötigen Sie Hilfe beim Onboarding in Europa?

Kontaktieren Sie noch heute unsere lokalen HR-Experten. Wir denken mit Ihnen mit, vereinfachen Ihre Expansion und unterstützen Sie bei jedem Schritt.