Non-Residential Payroll (NRP) im Vereinigten Königreich
Wir bei Parakar wissen, dass die Expansion Ihres Unternehmens in ein neues Land mit der Bewältigung gesetzlicher Anforderungen und betrieblicher Komplexitäten verbunden ist, die sich von Markt zu Markt erheblich unterscheiden. Das Vereinigte Königreich ist nach wie vor einer der wirtschaftsfreundlichsten und international am besten vernetzten Märkte Europas, doch die Gründung einer britischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Limited Company) nur zum Zweck der Beschäftigung von ein oder zwei Mitarbeitern ist oft mit einem größeren Aufwand verbunden, als die Einstellung erfordert.
In solchen Fällen ist das häufig genutzte „Employer of Record“ (EOR)-Modell möglicherweise nicht immer die richtige Lösung, insbesondere wenn Mitarbeiter eine direkte Anstellung beim eigentlichen Arbeitgeber bevorzugen, anstatt über eine Drittpartei beschäftigt zu werden. In diesem Blogbeitrag behandeln wir die wichtigsten Aspekte der Non-Residential Payroll (NRP) im Vereinigten Königreich und erläutern, wie sie als strategische Lösung für Unternehmen dienen kann, die eine Präsenz auf dem britischen Markt aufbauen möchten.
Der strategische Ansatz für die „Non-Residential Payroll“ (NRP) im Vereinigten Königreich
Non-Residential Payroll (NRP) ermöglicht es einem ausländischen Unternehmen ohne Niederlassung im Vereinigten Königreich, sich direkt bei der britischen Steuer- und Zollbehörde (HM Revenue & Customs, HMRC) zu registrieren und Mitarbeiter im Vereinigten Königreich zu beschäftigen, wobei die britischen Steuer- und Arbeitsgesetze eingehalten werden.
In der Praxis bedeutet dies, sich vor der ersten Gehaltszahlung als Arbeitgeber bei der HMRC registrieren zu lassen und das PAYE-Verfahren (Pay As You Earn) anzuwenden, um Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge (NICs) vom Gehalt jedes Mitarbeiters abzuziehen. Die Gehaltsdaten müssen in Echtzeit über „Full Payment Submissions“ (FPS) an die HMRC übermittelt werden, und berechtigte Mitarbeiter müssen gemäß den britischen Vorschriften zur automatischen Anmeldung in eine betriebliche Altersvorsorge aufgenommen werden. Nach der Registrierung kann ein ausländisches Unternehmen die Lohnabrechnung im Vereinigten Königreich vorschriftsmäßig durchführen, ohne über eine Niederlassung, eine Zweigstelle oder eine im Vereinigten Königreich eingetragene juristische Person zu verfügen.
Die Vorteile von NRP im Vereinigten Königreich
- Keine Unternehmensgründung erforderlich: Ein ausländisches Unternehmen kann sich beim HMRC als Arbeitgeber registrieren lassen und mit der Lohnabrechnung im Vereinigten Königreich beginnen, ohne zuvor eine britische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Limited Company) zu gründen. Dadurch entfallen der Zeit- und Kostenaufwand, der mit der Unternehmensgründung, der Erstellung gesetzlich vorgeschriebener Jahresabschlüsse und der Einreichung von Unterlagen beim Companies House verbunden ist.
- Kosteneffizienz: Für Unternehmen, die nur eine geringe Anzahl britischer Mitarbeiter beschäftigen, beschränken sich die laufenden Gemeinkosten auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst, anstatt auf die umfassenderen Compliance-Verpflichtungen, die mit einer britischen Gesellschaft verbunden sind.
- Direkte Anstellung: Beim NRP bleibt Ihre Muttergesellschaft der rechtliche Arbeitgeber, was den Mitarbeitern die Stabilität eines direkten Arbeitsverhältnisses bietet, anstatt über eine Arbeitsvermittlung durch Dritte beschäftigt zu werden.
- Schneller Zugang zu einem wichtigen Markt: Das unternehmensfreundliche Umfeld und der große Pool an Fachkräften machen das Vereinigte Königreich zu einem attraktiven Markt für einen schnellen Markteintritt, und NRP unterstützt diese Schnelligkeit, ohne dass die Gründung einer Gesellschaft abgewartet werden muss.
Die Grenzen von NRP im Vereinigten Königreich
- PAYE-Verpflichtungen hängen von der Präsenz ab, nicht nur vom Standort: Ob ein ausländischer Arbeitgeber PAYE-Einkommensteuer einbehalten muss, hängt davon ab, ob er eine steuerliche Präsenz im Vereinigten Königreich hat – also etwas, das einer Zweigniederlassung, einer Vertretung oder einer festen Betriebsstätte ähnelt. Dies wird von Fall zu Fall geprüft, und die HMRC geht zunehmend davon aus, dass Mitarbeiter, die im Vereinigten Königreich von zu Hause aus arbeiten, eine solche Präsenz begründen können. Aus diesem Grund entscheiden sich viele ausländische Arbeitgeber dafür, die Lohnabrechnung im Vereinigten Königreich freiwillig durchzuführen, selbst wenn dies streng genommen nicht zwingend erforderlich ist – einfach, um ihren Mitarbeitern den Aufwand für die Einhaltung der Steuervorschriften zu ersparen.
- Sozialversicherungskosten des Arbeitgebers: Arbeitgeber zahlen sekundäre Sozialversicherungsbeiträge der Klasse 1, derzeit etwa 15 % auf Einkünfte oberhalb der sekundären Schwelle, zusätzlich zum Bruttogehalt, zum gesetzlichen Krankengeld und zu den mindestens 5,6 Wochen bezahlten Jahresurlaubs, auf die jeder britische Arbeitnehmer vom ersten Tag an Anspruch hat.
- Bankkonto und administrative Einrichtung: Die Abwicklung der britischen Lohnabrechnung erfordert in der Praxis in der Regel Bankverbindungen, die für die britische Lohnabrechnung und die RTI-Meldung geeignet sind; deren Einrichtung kann für ein Unternehmen ohne bestehende Präsenz im Vereinigten Königreich einige Zeit in Anspruch nehmen.
- Risiko einer Betriebsstätte: Nach britischem Recht kann eine Betriebsstätte entweder durch einen festen Geschäftssitz im Vereinigten Königreich oder durch eine im Namen des Unternehmens handelnde Person entstehen, die befugt ist, Verträge auszuhandeln und abzuschließen. Verfügt ein im Vereinigten Königreich ansässiger Mitarbeiter über diese Befugnis oder gehen die Aktivitäten des Unternehmens im Vereinigten Königreich über vorbereitende oder unterstützende Tätigkeiten hinaus, steigt das Risiko, britische Körperschaftsteuerpflichten auszulösen, erheblich.
Ständige Betriebsstätte vs. Lohnabrechnung für Nichtansässige im Vereinigten Königreich
Im Vereinigten Königreich werden die Frage nach der ständigen Betriebsstätte und die Frage der Lohnabrechnung nicht immer anhand derselben Kriterien beantwortet. Ein Unternehmen kann verpflichtet sein, sich für die Sozialversicherung anzumelden, ohne überhaupt eine steuerliche Präsenz im Vereinigten Königreich zu haben, insbesondere wenn es seinen Sitz in der EU, im EWR oder in der Schweiz hat. Unabhängig davon hängt die Frage, ob es die PAYE-Einkommensteuer einbehalten muss, davon ab, ob die HMRC es als britische Niederlassung, Vertretung oder feste Betriebsstätte ansieht – eine Frage, die zunehmend davon abhängt, wie die Homeoffice-Regelung eines Mitarbeiters strukturiert ist und über wie viel Befugnis dieser verfügt.
Ein Mitarbeiter, der technische, Support- oder Backoffice-Aufgaben ohne Vertragsunterzeichnungsbefugnis wahrnimmt, hält einen ausländischen Arbeitgeber in der Regel im sicheren NRP-Bereich. Ein Mitarbeiter, der Geschäfte aushandelt oder das Unternehmen mit tatsächlicher Entscheidungsbefugnis vertritt, ist eine andere Sache und kann den Ausschlag zugunsten einer Betriebsstätte im Vereinigten Königreich und der damit verbundenen Körperschaftsteuerpflichten geben.
Warum sollte man NRP im Vereinigten Königreich in Betracht ziehen?
„Non-Residential Payroll“ bietet eine praktische Möglichkeit, Mitarbeiter direkt im Vereinigten Königreich zu beschäftigen, ohne die Kosten und Vorlaufzeiten für die Gründung einer britischen Gesellschaft in Kauf nehmen zu müssen. Es eignet sich besonders gut für Unternehmen, die den britischen Markt testen, ein kleines Team aufbauen oder Mitarbeiter unterstützen möchten, die es vorziehen, weiterhin auf der Gehaltsliste ihres bestehenden Arbeitgebers zu bleiben, anstatt zu einer Vereinbarung mit einem Drittanbieter zu wechseln.
Gleichzeitig bedeuten die besondere Handhabung von PAYE und Sozialversicherung im Vereinigten Königreich, die nach dem Brexit geltenden Beschränkungen für A1-Bescheinigungen sowie die fallbezogene Prüfung des ständigen Betriebs, dass die Details von Anfang an sorgfältige Beachtung verdienen.
Sind Sie bereit, Mitarbeiter im Vereinigten Königreich einzustellen, ohne eine Gesellschaft zu gründen?
Bei Parakar begleiten wir Sie durch jeden Schritt des NRP-Prozesses in Großbritannien, von der Arbeitgeberregistrierung bei der HMRC und der Einrichtung des PAYE-Systems bis hin zur laufenden Einhaltung der Vorschriften in den Bereichen Lohnabrechnung, Sozialversicherung und automatische Anmeldung zur Altersvorsorge. Ganz gleich, ob Sie den britischen Markt testen oder ein eigenes Team aufbauen – unsere Experten vor Ort helfen Ihnen dabei, die richtige Struktur für Ihr Unternehmen zu finden. Kontaktieren Sie Parakar noch heute, um zu besprechen, wie die „Non-Residential Payroll“ in Großbritannien für Sie funktionieren kann.
