Mitarbeiter in Italien als US-Unternehmen einstellen: Was Sie wissen müssen

US-Unternehmen können Mitarbeiter in Italien auf drei verschiedene Arten einstellen: durch die Gründung einer lokalen Gesellschaft (z. B. einer SRL), über einen Employer of Record (EOR) oder über Non-Residential Payroll (NRP). Die Gründung einer Gesellschaft dauert in der Regel 4 bis 6 Wochen und ist mit einem laufenden Verwaltungsaufwand für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbunden. Ein EOR ermöglicht es einem US-Unternehmen, innerhalb weniger Tage Mitarbeiter einzustellen, ohne eine Gesellschaft gründen zu müssen, während das NRP-Modell dem US-Unternehmen erlaubt, rechtlich als Arbeitgeber zu bleiben, während ein lokaler Partner die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsvorschriften übernimmt. Das italienische Arbeitsrecht wird stark von nationalen Tarifverträgen (CCNL) geprägt, und die Gesamtkosten für die Einstellung liegen in der Regel 28–32 % über dem Bruttogehalt, was auf die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers zurückzuführen ist – zusätzlich zu einer obligatorischen Abfindungsrückstellung (TFR), die die meisten US-Arbeitgeber nie in ihrem Budget eingeplant haben.

Italien bietet US-Unternehmen Zugang zu einem qualifizierten, gut etablierten Talentpool und eine strategische Basis, um Südeuropa zu erschließen. Es ist zudem ein Markt, auf dem die Beschäftigungsbedingungen ebenso sehr von branchenweiten Tarifverträgen wie vom nationalen Recht geprägt sind. Dies ist etwas, wofür es in den USA kein wirkliches Äquivalent gibt und was amerikanische Personal- und Finanzteams immer wieder unvorbereitet trifft. Dieser Blogbeitrag behandelt, was US-Unternehmen tatsächlich wissen müssen, bevor sie ihren ersten Mitarbeiter in Italien einstellen.

Drei Möglichkeiten, Mitarbeiter in Italien von den USA aus einzustellen

Gründung einer lokalen Gesellschaft

Die Gründung einer italienischen Gesellschaft, meist einer SRL (Società a Responsabilità Limitata), gibt einem US-Unternehmen die volle Kontrolle über Personal, Bankgeschäfte und den Geschäftsbetrieb in Italien. Dies ist die richtige langfristige Entscheidung für Unternehmen, die eine bedeutende, dauerhafte Präsenz in Italien planen. Die Vor- und Nachteile: Die Gründung einer Gesellschaft dauert in der Regel 4–6 Wochen und erfordert ein Mindeststammkapital (bereits ab 1 € für eine vereinfachte SRL, wobei 10.000 € für eine vollständige SRL Standard sind). Über die Gründung hinaus bringt eine Gesellschaft laufende Verpflichtungen mit sich, darunter die Abgabe italienischer Körperschaftsteuererklärungen, die gesetzlich vorgeschriebene Buchführung sowie eine registrierte lokale Anschrift – unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter Sie beschäftigen.

Nutzung eines „Employer of Record“ (EOR)

Eine „Employer of Record“-Lösung in Italien ermöglicht es einem US-Unternehmen, Mitarbeiter einzustellen, ohne überhaupt eine Gesellschaft zu gründen. Der EOR wird formal zum rechtlichen Arbeitgeber und kümmert sich um den Arbeitsvertrag, die Gehaltsabrechnung, den Steuerabzug und die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen, während der Mitarbeiter im Tagesgeschäft ausschließlich für das US-Unternehmen tätig ist. Dies ist mit Abstand der schnellste Weg in den italienischen Markt. Die meisten EOR-Einstellungen können innerhalb von Tagen und nicht erst nach Wochen oder Monaten umgesetzt werden. Für eine erste Einstellung, ein kleines Team oder ein Unternehmen, das den italienischen Markt noch sondiert, ist dies in der Regel der Weg mit dem geringsten Risiko und den niedrigsten Kosten.

Nutzen Sie NRP (Non-Residential Payroll)

Non-Residential Payroll ermöglicht es einem US-Unternehmen, sich als ausländischer Arbeitgeber zu registrieren und eine vollständig konforme italienische Lohnabrechnung durchzuführen, ohne eine lokale Niederlassung zu gründen. Im Gegensatz zu einem EOR ersetzt NRP das US-Unternehmen nicht als rechtmäßigen Arbeitgeber. Das Unternehmen behält die volle Kontrolle über das Arbeitsverhältnis, während ein lokaler Partner die Lohnabrechnung und die Einhaltung der Vorschriften übernimmt. Dies eignet sich besonders für Unternehmen, die selbst der direkte Arbeitgeber bleiben möchten, ohne den Verwaltungsaufwand für die italienische Lohnabrechnung und Steuererklärungen intern zu tragen.

Grundlagen des italienischen Arbeitsrechts für amerikanische Arbeitgeber

Das italienische Arbeitsrecht geht von einer ganz anderen Ausgangsbasis aus als das US-amerikanische „At-Will“-Beschäftigungsrecht, und ein Großteil der Regelungen für eine Einstellung stammt aus Quellen außerhalb des nationalen Arbeitsgesetzbuchs selbst. Hier sind einige wesentliche Punkte, die jeder amerikanische Arbeitgeber kennen muss:

• CCNL-Tarifverträge: Nahezu jede Branche in Italien unterliegt einem nationalen Tarifvertrag (Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro), der Mindestlöhne, Arbeitszeiten, Kündigungsfristen, Probezeiten und Berufsgruppen festlegt. Diese gelten automatisch entsprechend der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber sie direkt ausgehandelt hat oder nicht, und haben oft Vorrang vor den allgemeinen gesetzlichen Mindeststandards oder ergänzen diese.
• 13. (und oft 14.) Monatsgehalt: Die meisten italienischen Arbeitsverträge sehen eine obligatorische 13. Monatszahlung (tredicesima) vor, die in der Regel vor Weihnachten ausgezahlt wird, und viele CCNLs schreiben zudem eine 14. Monatszahlung (quattordicesima) im Sommer vor.
• TFR (Abfindungsrückstellung): Arbeitgeber müssen jährlich einen Teil des Gehalts jedes Arbeitnehmers in einen Abfindungsfonds (Trattamento di Fine Rapporto) einzahlen, der bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus beliebigen Gründen ausgezahlt wird. Dies kann Kündigung, Entlassung oder Eintritt in den Ruhestand umfassen. Es gibt hierfür kein direktes US-amerikanisches Äquivalent, und dieser Betrag muss vom ersten Tag an in die Gesamtbeschäftigungskosten einkalkuliert werden.
• Keine Kündigung nach Belieben: Die Entlassung eines Arbeitnehmers erfordert einen triftigen Grund sowie die Einhaltung der gesetzlich und durch den geltenden CCNL festgelegten Verfahrensvorschriften. Fehler können den Arbeitgeber der Gefahr von Schadensersatzansprüchen und unter bestimmten Umständen sogar von Wiedereinstellungsansprüchen aussetzen.
• Mindestens 4 Wochen bezahlter Urlaub: Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens 4 Wochen bezahlten Jahresurlaub, wobei viele CCNLs über das gesetzliche Minimum hinaus zusätzlichen bezahlten Urlaub und Urlaubsgeld vorsehen.
• Probezeit: Arbeitsverträge enthalten in der Regel eine Probezeit, deren maximale Dauer im Allgemeinen durch den geltenden CCNL und die Einstufung des Arbeitnehmers festgelegt wird. Während der Probezeit kann jede Partei das Arbeitsverhältnis leichter kündigen als nach deren erfolgreichem Abschluss.
• Befristete Beschäftigung: Befristete Verträge sind zulässig, unterliegen jedoch spezifischen gesetzlichen Vorschriften, Laufzeitbeschränkungen und Verlängerungsvorschriften. Arbeitgeber sollten vor der Einstellung sorgfältig prüfen, ob eine unbefristete oder eine befristete Beschäftigung angemessen ist.

Einstellungskosten in Italien für amerikanische Arbeitgeber

Bei der Budgetplanung für die Einstellung eines italienischen Mitarbeiters muss man weit über das Bruttogehalt des Mitarbeiters hinausdenken. Zusätzlich zum angebotenen Gehalt sollten amerikanische Arbeitgeber Folgendes einkalkulieren:

Die Kombination aus Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung und der TFR-Zuweisung ist der Faktor, der US-Kostenmodelle am häufigsten aus dem Gleichgewicht bringt, da diese zusammen etwa ein Drittel oder mehr zum Bruttogehalt hinzukommen – und dabei sind die in den meisten CCNLs vorgeschriebenen 13. und 14. Monatsgehälter noch nicht einmal berücksichtigt.

Benötigen Sie ein Büro, um in Italien Mitarbeiter einzustellen?

Kurze Antwort: Nein. Ein physisches Büro ist keine gesetzliche Voraussetzung, um dort jemanden zu beschäftigen. Viele US-Unternehmen gehen davon aus, dass sie lokale Büroräume benötigen, bevor sie Mitarbeiter einstellen können, doch eine EOR- oder NRP-Vereinbarung ermöglicht eine vollständig remote oder dezentralisierte Personalbeschaffung ohne jegliche physische Präsenz.

Dennoch kann ein Büro aus bestimmten Gründen von Bedeutung sein: zum Aufbau der Markenpräsenz auf dem italienischen Markt, zur Förderung der persönlichen Zusammenarbeit bei wachsendem Team oder zur Erfüllung von Kundenerwartungen in bestimmten Branchen. Wenn Ihr Ziel lediglich darin besteht, einen oder wenige Mitarbeiter einzustellen, sind Büroräume eher eine unternehmerische Entscheidung als eine gesetzliche Vorschrift.

Wie Parakar US-Unternehmen bei der Personalbeschaffung in Italien unterstützt

Parakar ist ein europäischer Employer of Record sowie Anbieter von Lohnbuchhaltungs- und HR-Dienstleistungen, der in 10 EU-Märkten, darunter Italien, tätig ist. Für US-Unternehmen bedeutet das:

• Employer-of-Record-Dienstleistungen für eine vorschriftsmäßige Personalbeschaffung ohne Gründung einer eigenen Gesellschaft.
• NRP-Unterstützung für Unternehmen, die rechtlich als Arbeitgeber bleiben möchten, während sie die Einhaltung der Lohnbuchhaltungsvorschriften auslagern.
• Lokale Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnung, die vom ersten Tag an dem italienischen Arbeitsrecht und dem richtigen CCNL entsprechen.
• HR-Beratung zu TFR, 13. und 14. Monatsgehalt sowie Kündigungsverfahren.

Ganz gleich, ob die Einstellung eines einzelnen Spezialisten oder der Aufbau eines wachsenden italienischen Teams geplant ist – Parakar kümmert sich um die Einhaltung der Vorschriften, sodass sich die US-Seite des Unternehmens auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kann. Sind Sie bereit, Mitarbeiter in Italien einzustellen? Sprechen Sie mit unseren Experten über vorschriftsmäßige Einstellungsmöglichkeiten – vom „Employer of Record“ bis zur „Non-Residential Payroll“ –, ohne eine italienische Gesellschaft zu gründen.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ein US-Unternehmen Mitarbeiter in Italien einstellen? Ein US-Unternehmen kann in Italien Mitarbeiter einstellen, indem es eine lokale Gesellschaft gründet, einen „Employer of Record“ (EOR) nutzt oder die „Non-Residential Payroll“ (NRP) in Anspruch nimmt. Ein „Employer of Record“ (EOR) ist in der Regel die schnellste Option, da hierfür keine Gründung einer Gesellschaft erforderlich ist.

Wie lange dauert es, von den USA aus ein Unternehmen in Italien zu gründen? Die Registrierung einer italienischen Gesellschaft wie einer SRL dauert in der Regel 4–6 Wochen, einschließlich Gründung, Eintragung und Eröffnung eines lokalen Geschäftskontos.

Was leistet ein „Employer of Record“ für ein US-Unternehmen, das in Italien Mitarbeiter einstellt? Ein EOR wird im Namen des Unternehmens zum rechtlichen Arbeitgeber eines Arbeitnehmers in Italien und verwaltet den Arbeitsvertrag, die Gehaltsabrechnung, den Steuerabzug und die gesetzlichen Sozialleistungen, während der Mitarbeiter ausschließlich für das US-Unternehmen arbeitet.

Benötigt ein US-Unternehmen ein Büro, um Mitarbeiter in Italien einzustellen? Nein. Ein physisches Büro ist keine gesetzliche Voraussetzung, um jemanden in Italien zu beschäftigen. US-Unternehmen können über eine EOR- oder NRP-Vereinbarung auch ohne lokale Büroräume Mitarbeiter aus der Ferne einstellen.

Wie hoch sind die tatsächlichen Einstellungskosten in Italien für einen US-Arbeitgeber? Über das Bruttogehalt hinaus sollten US-Arbeitgeber Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung in Höhe von etwa 28–32 %, eine TFR-Abfindung (Abfindung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses) von etwa 7 % pro Jahr sowie die in den meisten Tarifverträgen vorgeschriebenen Zahlungen des 13. (und oft auch 14.) Monatsgehalts einkalkulieren.

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