Was löst bei der Einstellung von Mitarbeitern im Ausland das Risiko einer Betriebsstätte aus?
Die Expansion in ein neues Land beginnt oft mit einem einfachen Schritt. Ein Unternehmen erkennt eine vielversprechende Marktchance, stellt einen lokalen Mitarbeiter ein und beginnt, Beziehungen zu Kunden oder Partnern in dieser Region aufzubauen.
Auf den ersten Blick mag diese Regelung eher operativ als strukturell erscheinen. Der Mitarbeiter arbeitet im Homeoffice, berichtet an die Zentrale, und das Unternehmen gründet keine juristische Person in dem Land. Aus steuerlicher Sicht kann eine solche Vereinbarung jedoch manchmal zu einer sogenannten Betriebsstätte (PE) führen.
Für Unternehmen, die internationale Mitarbeiter einstellen, ist es unerlässlich zu verstehen, wann das Risiko einer Betriebsstätte entsteht. Wenn die Behörden feststellen, dass ein Unternehmen eine Betriebsstätte im Ausland gegründet hat, kann das Unternehmen lokalen Körperschaftsteuerpflichten und zusätzlichen Compliance-Anforderungen unterliegen.
Was ist eine Betriebsstätte?
Eine Betriebsstätte wird im Allgemeinen als fester Geschäftssitz definiert, über den die Aktivitäten eines Unternehmens in einem anderen Land ausgeübt werden.
Der Begriff ist im internationalen Steuerrecht weit verbreitet und findet sich in vielen bilateralen Steuerabkommen sowie in den OECD-Leitlinien. Wenn davon ausgegangen wird, dass ein Unternehmen eine Betriebsstätte in einem Land unterhält, kann es verpflichtet sein, sich vor Ort für die Körperschaftsteuer anzumelden und die dieser lokalen Tätigkeit zuzurechnenden Gewinne zu melden.
Obwohl die genaue Definition je nach Rechtsordnung variiert, ist das zugrunde liegende Prinzip ähnlich: Wenn ein Unternehmen in einem Land ausreichende Geschäftstätigkeiten ausübt, kann es so behandelt werden, als hätte es dort eine steuerpflichtige Präsenz.
Warum die Einstellung von Personal im Ausland ein Risiko für eine Betriebsstätte darstellen kann
Das Risiko einer Betriebsstätte entsteht häufig, wenn Unternehmen Mitarbeiter in Ländern einstellen, in denen sie keine juristische Person haben. Aus betrieblicher Sicht kann die Einstellung eines lokalen Mitarbeiters ein effizienter Weg sein, einen Markt zu erschließen oder internationale Kunden zu betreuen.
Aus steuerlicher Sicht können die Tätigkeiten des Mitarbeiters jedoch so ausgelegt werden, dass er das Unternehmen vor Ort vertritt. Wenn die Rolle des Mitarbeiters die Generierung von Einnahmen, die Aushandlung von Verträgen oder die Aufrechterhaltung einer dauerhaften Präsenz im Land umfasst, können die Steuerbehörden diese Tätigkeit als ausreichend für die Begründung einer Betriebsstätte ansehen. Das Risiko hängt nicht unbedingt von der Anzahl der Mitarbeiter ab, sondern vielmehr von der Art der ausgeübten Tätigkeit.
Tätigkeiten, die zur Begründung einer Betriebsstätte führen können
Bestimmte Arten von Mitarbeitertätigkeiten ziehen eher die Aufmerksamkeit der Steuerbehörden auf sich. Ein Risiko für die Begründung einer Betriebsstätte kann beispielsweise entstehen, wenn Mitarbeiter: Diese Faktoren deuten darauf hin, dass das Unternehmen vor Ort geschäftlich tätig ist und nicht lediglich Aktivitäten aus dem Ausland unterstützt.
- regelmäßig im Namen des Unternehmens Verträge aushandeln oder abschließen
- als Hauptvertreter des Unternehmens auf dem lokalen Markt fungieren
- Umsatz generieren oder wichtige Kundenbeziehungen pflegen
- von einem festen Büro oder einem ständigen Arbeitsplatz aus arbeiten
- wesentliche operative Tätigkeiten innerhalb des Landes leiten
Umgekehrt bergen Funktionen, die sich auf interne Unterstützung, Marktforschung oder vorbereitende Tätigkeiten konzentrieren, möglicherweise ein geringeres Risiko für eine Betriebsstätte, wobei die Beurteilung stets von den konkreten Umständen abhängt.
Die Bedeutung der Funktionsstruktur
Das Risiko einer Betriebsstätte wird oft durch die Art und Weise beeinflusst, wie die Funktion eines Mitarbeiters strukturiert ist. Ein Vertriebsmitarbeiter, der befugt ist, Verträge zu verhandeln und abzuschließen, kann eine stärkere Verbindung zwischen dem Unternehmen und dem lokalen Markt herstellen. Ebenso können Mitarbeiter, die regionale Aktivitäten leiten oder vor Ort strategische Entscheidungen treffen, den Eindruck verstärken, dass das Unternehmen innerhalb des Landes tätig ist.
Aus diesem Grund überprüfen Unternehmen, die international expandieren, bei der Einstellung von Personal im Ausland häufig Stellenbeschreibungen, Berichtsstrukturen und Befugnisebenen. Eine gute Stellenausgestaltung kann dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass die Tätigkeiten eines Mitarbeiters als Begründung einer steuerpflichtigen Präsenz ausgelegt werden.
Remote-Arbeit und sich wandelnde Risikoprofile
Mit der Zunahme von Remote-Arbeit und verteilten Teams ist die grenzüberschreitende Personalbeschaffung alltäglicher geworden. Unternehmen stellen zunehmend Mitarbeiter in Ländern ein, in denen sie keine physische Niederlassung oder Unternehmensstruktur haben.
Obwohl Remote-Arbeit Flexibilität bietet, beseitigt sie nicht automatisch das Risiko einer Betriebsstätte. Die Steuerbehörden konzentrieren sich zunehmend auf die wirtschaftliche Realität der Geschäftstätigkeiten und weniger auf den formalen Standort von Büros. Wenn ein Mitarbeiter durchgehend geschäftskritische Tätigkeiten von einem bestimmten Land aus ausübt, können die Behörden diese Tätigkeit dennoch bei der Beurteilung, ob eine Betriebsstätte vorliegt, berücksichtigen.
Das Risiko einer Betriebsstätte managen
Unternehmen, die international expandieren, bewerten in der Regel das Risiko einer Betriebsstätte, bevor sie Mitarbeiter in einem neuen Land einstellen. Diese Bewertung kann Folgendes umfassen: In manchen Situationen entscheiden sich Unternehmen möglicherweise dafür, eine lokale juristische Person zu gründen, wenn die geplanten Aktivitäten auf eine klare langfristige Präsenz auf dem Markt hindeuten.
- Die Art der Rolle des Mitarbeiters
- Befugnis zur Verhandlung oder zum Abschluss von Verträgen
- Umsatzgenerierende Aufgaben
- Die voraussichtliche Dauer der Vereinbarung
- Das Vorhandensein von Büroräumen oder anderer fester Infrastruktur
Alternative Beschäftigungsstrukturen
Wenn Unternehmen internationale Mitarbeiter einstellen möchten, ohne sofort eine lokale Gesellschaft zu gründen, können alternative Beschäftigungsstrukturen in Betracht gezogen werden.
Lösungen unter Einbeziehung eines Employer of Record (EOR) ermöglichen es beispielsweise, dass eine lokale Gesellschaft als rechtlicher Arbeitgeber auftritt, während der Mitarbeiter operativ für das Kundenunternehmen tätig ist. Diese Struktur kann bestimmte administrative und arbeitsrechtliche Verpflichtungen reduzieren. In einigen Fällen kann auch die Lohnabrechnung für Nichtansässige einen konformen Ansatz bieten, wenn das ausländische Unternehmen der direkte Arbeitgeber bleiben und gleichzeitig die lokalen Lohnverpflichtungen erfüllen möchte.
Obwohl diese Strukturen eine konforme Beschäftigung ermöglichen, müssen Überlegungen hinsichtlich einer Betriebsstätte dennoch parallel mit Steuerberatern geprüft werden.
Warum eine frühzeitige Prüfung wichtig ist
Das Risiko einer Betriebsstätte entsteht selten über Nacht. Stattdessen entwickelt es sich oft schrittweise, wenn die Aktivitäten eines Unternehmens in einem bestimmten Land wachsen. Was mit einem einzelnen Remote-Mitarbeiter beginnt, kann zu einem kleinen lokalen Team, höheren Umsätzen oder einer bedeutenderen Marktpräsenz führen. Wenn die damit verbundenen steuerlichen Auswirkungen nicht regelmäßig geprüft werden, stellen Unternehmen möglicherweise erst fest, dass sie dem Risiko einer Betriebsstätte ausgesetzt sind, nachdem sich ihre Aktivitäten bereits ausgeweitet haben.
Eine frühzeitige Prüfung ermöglicht es Unternehmen, die am besten geeignete Struktur zu wählen und ihre Beschäftigungsstrategie an ihren langfristigen Geschäftsplänen auszurichten.
Wie Parakar Ihre internationale Expansion unterstützt
Parakar spielt eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung von Unternehmen bei ihrer internationalen Expansion, indem es umfassende Lösungen für die Einstellung von Mitarbeitern in ganz Europa anbietet. Wir sind auf die Gestaltung von Arbeitsverhältnissen durch Lösungen wie Employer of Record (EOR) und Non-Resident Payroll (NRP) spezialisiert und stellen sicher, dass alle Aktivitäten den lokalen Arbeitsgesetzen und Steuervorschriften entsprechen.
Unser Team arbeitet eng mit Unternehmen zusammen, um die mit der Etablierung einer dauerhaften Präsenz verbundenen Risiken zu bewerten und zu managen, und hilft ihnen zu verstehen, wie sich die Tätigkeiten der Mitarbeiter, die Befugnisebenen und die lokale Präsenz auf Compliance-Anforderungen und steuerliche Verpflichtungen auswirken können. Durch die Abstimmung internationaler Rekrutierungsstrategien auf Gehaltsabrechnungs- und Mobilitätsaspekte ermöglichen wir Unternehmen eine reibungslose und sichere Expansion, minimieren rechtliche und finanzielle Risiken und unterstützen gleichzeitig nachhaltiges Wachstum in neuen Märkten.
