Personalbeschaffung in Polen: Ein umfassender Leitfaden für internationale Unternehmen

Die polnische Wirtschaft weist weiterhin eine gute Dynamik auf, und die Wachstumsrate liegt nach wie vor über den Erwartungen der Analysten. Eine Erholung der Investitionen und eine allmähliche Rückkehr zum Wachstum zeichnen sich immer deutlicher ab. Nach einer Phase der Abschwächung nehmen die Unternehmen ihre Aktivitäten wieder auf, und die Wirtschaft findet ein Gleichgewicht zwischen Vorsicht und Wachstum.

Der Arbeitsmarkt befindet sich weiterhin in guter Verfassung. Das Wirtschaftswachstum führt zu einer allmählichen Verbesserung auf dem Arbeitsmarkt und sorgt für relativ stabile Preise, was eine Grundlage für eine zuversichtlichere Ausgaben- und Investitionsplanung bildet.

Die Finanzmärkte bleiben stabil, und das Vertrauen der Investoren in die polnische Wirtschaft ist weiterhin hoch. Hohe Devisenreserven und Kapitalzuflüsse deuten auf solide Grundlagen hin, was einen vorsichtigen Ausblick auf die kommenden Quartale ermöglicht.

Zudem führt das Wirtschaftswachstum zu einer allmählichen Verbesserung auf dem Arbeitsmarkt und sorgt für relativ stabile Preise, was eine Grundlage für eine zuversichtlichere Ausgaben- und Investitionsplanung bildet. Im Jahr 2026 dürfte das Wirtschaftswachstum mindestens so hoch ausfallen wie 2025, bei einer besseren Wachstumsstruktur. Haupttreiber werden Investitionen sein, die nach Schätzungen von Ökonomen um etwa 12 Prozent steigen werden. Dies wird zu einer weiteren Beschleunigung des BIP führen.

Polens dynamische Wirtschaft bietet internationale Unternehmen erhebliche Chancen. Das Land verfügt über qualifizierte Arbeitskräfte. Seine strategische Lage in Mitteleuropa ist ebenfalls ein entscheidender Vorteil.

Eine erfolgreiche Personalbeschaffung in Polen erfordert jedoch ein tiefgreifendes Verständnis der lokalen Arbeitsvorschriften. Die Beachtung dieser Vorschriften gewährleistet die vollständige Einhaltung der Bestimmungen. Dieser Leitfaden skizziert die wesentlichen Schritte und Überlegungen für ausländische Unternehmen. Das polnische Arbeitsrecht zielt auf den Schutz der Arbeitnehmer ab. Es unterscheidet sich erheblich von den Vorschriften in vielen anderen Ländern. Ausländische Arbeitgeber müssen daher diese besonderen Schutzbestimmungen verstehen. Dies trägt dazu bei, potenzielle finanzielle und betriebliche Risiken zu mindern.

Grundlagen des polnischen Arbeitsrechts verstehen

Arbeitsverträge: Wesentliche Anforderungen

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist in Polen obligatorisch. Er muss vor Arbeitsbeginn vorliegen. Dieser Vertrag definiert das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Er muss mehrere wichtige Details enthalten. Das polnische Arbeitsgesetzbuch regelt diese Vertragsarten. Es legt für jede spezifische Regeln fest. Beispielsweise gelten für befristete Verträge Beschränkungen hinsichtlich der Laufzeit und Verlängerungen. Dies verhindert den unbefristeten Einsatz von befristeten Verträgen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Verträge diesen Bestimmungen entsprechen.

• Stellenbezeichnung und Aufgaben: Definieren Sie die Rolle und die Aufgaben klar.
• Gehalt: Geben Sie die Bruttovergütung an. Führen Sie etwaige Prämien oder Zusatzleistungen auf.
• Arbeitsort: Geben Sie den Hauptarbeitsort an.
• Arbeitszeiten: Legen Sie den regulären Arbeitsplan fest.
• Kündigungsbedingungen: Legen Sie Kündigungsfristen und Bedingungen für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses fest.
• Vertragsart: Geben Sie an, ob es sich um einen unbefristeten, befristeten oder Probezeitvertrag handelt.

Probezeiten und Kündigungsfristen

In Polen gibt es keinen spezifischen Begriff für eine „Probezeit“ als solche. Dieser Zeitraum wird im Rahmen eines „Probezeitvertrags“ definiert. Dieser Vertrag hat in der Regel eine Laufzeit von drei Monaten. Auf die Probezeit folgt ein separater Arbeitsvertrag. Dieser neue Vertrag kann befristet oder unbefristet sein. Befristete Verträge sehen keine Probezeit vor.

Die Kündigungsfristen hängen von der Vertragsart und der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers ab. Bei einem Probezeitvertrag sind die Kündigungsfristen kürzer: Bei befristeten und unbefristeten Arbeitsverträgen gelten folgende Kündigungsfristen:Sozialversicherungsbeiträge und Leistungen

• Drei Arbeitstage bei Verträgen unter zwei Wochen.
• Eine Woche bei Verträgen zwischen zwei Wochen und drei Monaten.
• Zwei Wochen bei einer vollen dreimonatigen Probezeit.

• Zwei Wochen bei einer Beschäftigungsdauer von weniger als sechs Monaten.
• Ein Monat bei einer Beschäftigungsdauer von sechs Monaten bis drei Jahren.
• Drei Monate bei einer Beschäftigungsdauer von drei Jahren oder mehr.

Die polnische Sozialversicherungsbehörde (ZUS) verwaltet die Sozialversicherungsbeiträge. Die Arbeitgeberkosten liegen zwischen 19,21 % und 22,14 % des Bruttogehalts des Arbeitnehmers. Diese Beiträge decken eine Reihe von Leistungen ab: Darüber hinaus sind Arbeitnehmerkapitalpläne (PPK) ein langfristiges Altersvorsorgeprogramm. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber leisten Beiträge. Der Arbeitgeber zahlt einen Grundbeitrag in Höhe von 1,5 % des Bruttogehalts. Arbeitnehmer können sich dafür entscheiden. Der Arbeitgeber kann ihre Teilnahme nicht ablehnen.

Krankenversicherung: Die Arbeitnehmer zahlen diesen Beitrag. Der Arbeitgeber berechnet, zieht ihn ab und führt ihn ab.

Rente und Altersvorsorge: Arbeitnehmer werden automatisch angemeldet. Zu den Leistungen gehören Rente und Erwerbsunfähigkeitsrente.

Unfallversicherung: Arbeitgeberbeitrag. Der Betrag variiert je nach Mitarbeiterzahl und Branche.

Arbeitsfonds: Arbeitgeber zahlen 2,45 % des Bruttogehalts ein. Damit wird die Arbeitslosenversicherung finanziert.Fonds für garantierte Arbeitnehmerleistungen (FGSP): Der Arbeitgeber zahlt 0,10 % des Bruttogehalts ein. Dies sichert die Ansprüche der Arbeitnehmer im Falle einer Insolvenz des Arbeitgebers.

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Das polnische Recht schreibt strenge Standards für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz (OHS) vor. Arbeitgeber müssen für ein sicheres Arbeitsumfeld sorgen. Dazu gehört die Durchführung von Einführungsschulungen zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz. Außerdem müssen die Sicherheitsvorschriften kontinuierlich eingehalten werden.

Auch ärztliche Untersuchungen sind obligatorisch. Arbeitnehmer müssen sich einer Erstuntersuchung, regelmäßigen Untersuchungen und Nachuntersuchungen unterziehen. Der Arbeitgeber trägt diese Kosten. Die Untersuchungen finden in der Regel während der Arbeitszeit statt. Arbeitnehmer dürfen ihre Arbeit nicht ohne gültiges ärztliches Attest aufnehmen. Dieses Attest bestätigt die Eignung für die jeweilige Tätigkeit.

Arbeitszeit und Jahresurlaub

Die reguläre Wochenarbeitszeit in Polen beträgt 40 Stunden. Diese verteilt sich in der Regel auf fünf Tage. Die tägliche Arbeitszeit beträgt in der Regel acht Stunden. Die wöchentliche Arbeitszeit, einschließlich Überstunden, darf im Durchschnitt 48 Stunden nicht überschreiten. Dies gilt innerhalb des angenommenen Abrechnungszeitraums. Überstunden sind auf 150 Stunden pro Kalenderjahr begrenzt. Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens 11 ununterbrochene tägliche Ruhezeiten. Außerdem erhalten sie eine ununterbrochene wöchentliche Ruhezeit von mindestens 35 Stunden.

Der Anspruch auf Jahresurlaub hängt von der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers ab:

• 20 Tage: Für Arbeitnehmer mit weniger als zehn Dienstjahren.
• 26 Tage: Für Arbeitnehmer mit mindestens zehn Dienstjahren.

Lohnabrechnung und Steuern in Polen

Es ist entscheidend, die Lohnabrechnung und Steuern in Polen sowie die Arbeitgeberpflichten zu verstehen. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eine korrekte Vergütung. Polen verfügt über ein umfassendes System von Abzügen und Beiträgen.

Obligatorische Beiträge

Wie bereits erwähnt, leisten Arbeitgeber erhebliche Beiträge zur Sozialversicherung (ZUS). Diese liegen zwischen 19,21 % und 22,14 % des Bruttogehalts. Sie decken die Renten-, Invaliditäts- und Unfallversicherung, den Arbeitsfonds sowie den FGSP ab. Während die Arbeitnehmer die Krankenversicherung bezahlen, wickelt der Arbeitgeber diese Abzüge ab. Arbeitgeber leisten zudem Beiträge zum PPK für teilnehmende Arbeitnehmer. Das Nettogehalt des Arbeitnehmers spiegelt dann diese und andere Abzüge wider. Dazu gehört die Einkommensteuer, die auf das Bruttogehalt abzüglich der Sozialversicherungsbeiträge berechnet wird.

Steueranmeldung für Arbeitgeber

Ausländische Arbeitgeber müssen sich bei den polnischen Steuerbehörden registrieren lassen. Dies ist erforderlich, wenn sie eine lokale Niederlassung gründen. Das Registrierungsverfahren gewährleistet die ordnungsgemäße Abwicklung der Einkommensteuer der Arbeitnehmer. Es umfasst auch andere relevante Steuern. Arbeitgeber sind für die Berechnung, den Abzug und die Abführung der Arbeitnehmerabgaben verantwortlich. Dazu gehören die Einkommensteuer und die Sozialversicherungsbeiträge. Eine korrekte Registrierung und laufende Meldungen sind unerlässlich. Sie verhindern Strafen und gewährleisten einen rechtskonformen Betrieb.

Strategische Optionen für die Personalbeschaffung in Polen

Internationale Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, in Polen Personal einzustellen. Die Wahl hängt von ihrer langfristigen Strategie und ihrer Risikobereitschaft ab. Die Optionen reichen von der Gründung einer lokalen Niederlassung bis hin zur Nutzung von Lösungen durch Drittanbieter.

Mitarbeiter in Polen ohne eigene Niederlassung einstellen: Die NRP-Lösung

Diese Lösung ist für ausländische Unternehmer äußerst vorteilhaft, da der Registrierungsprozess und die Einholung der erforderlichen Genehmigungen äußerst effizient sind. Die Registrierung als ausländischer Beitragszahler (NRP – nicht ansässiger Beitragszahler) in Polen ohne Gründung einer Gesellschaft ist eine Lösung, die häufig von Unternehmen genutzt wird, die Mitarbeiter in Polen legal beschäftigen, aber hier keine vollständigen Geschäftsaktivitäten betreiben möchten. Hier sind die wichtigsten Vorteile:Schneller Start: Die Registrierung als ZUS-Beitragszahler ist in der Regel schneller als die Gründung einer Gesellschaft:Parakar kann Sie natürlich in jeder Phase dieses Prozesses unterstützen – wir können alles aus der Ferne erledigen!

1. Keine Notwendigkeit, eine Gesellschaft in Polen zu gründen: Der größte Vorteil besteht darin, dass Sie keine polnische Gesellschaft (z. B. eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung) gründen müssen. Dies spart Ihnen Zeit (keine Eintragung in das Landesgerichtsregister) und reduziert Verwaltungs- und Buchhaltungskosten. Darüber hinaus sind Sie nicht verpflichtet, in Polen eine vollständige Buchführung zu führen (es sei denn, es wird eine steuerpflichtige Betriebsstätte errichtet).
2. Legale Beschäftigung von Mitarbeitern in Polen: Sie können Mitarbeiter gemäß dem polnischen Arbeitsrecht im Rahmen eines Arbeitsvertrags oder eines zivilrechtlichen Vertrags einstellen.
3. Geringere Steuerpflicht in Polen: Das bedeutet, dass in vielen Fällen keine Verpflichtung zur Zahlung der Körperschaftsteuer (CIT) in Polen besteht (es sei denn, es wird eine sogenannte „Betriebsstätte“ gegründet), die Besteuerung im Land der Registrierung verbleibt und Sie lediglich die Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialabgaben und Einkommensteuervorauszahlungen übernehmen.
4. Einfache Abwicklung: Im Vergleich zur Führung eines Unternehmens bedeutet NRP deutlich weniger laufende Formalitäten, keine unternehmerischen Verpflichtungen (Vorstand, Sitzungen, Jahresabschlüsse in Polen) und eine einfachere Schließung eines Unternehmens in Polen.
5. Geschäftliche Flexibilität: NRP ist eine hervorragende Lösung, wenn Sie den polnischen Markt testen, ein kleines Team beschäftigen (z. B. IT, Vertrieb, Support) und ohne physische Präsenz (Büro) aus der Ferne arbeiten.
6. Keine Kapitalanforderung, was bedeutet, dass Sie kein Kapital einbringen müssen wie bei einer Gesellschaft (z. B. 5.000 PLN für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung).

• Kürzere Einstellungsdauer
• Schneller Arbeitsantritt

Mitarbeiter in Polen ohne eigene Gesellschaft einstellen: Die EOR-Lösung

Viele ausländische Unternehmen ziehen es vor, Mitarbeiter in Polen ohne eigene Gesellschaft einzustellen. Ein Employer of Record (EOR) bietet eine effektive Lösung. Ein EOR beschäftigt Mitarbeiter rechtlich im Namen eines anderen Unternehmens. Er übernimmt alle Aufgaben in den Bereichen Personalwesen, Gehaltsabrechnung und Compliance. Dazu gehört die Einhaltung des polnischen Arbeitsrechts. Er verwaltet zudem Sozialversicherungsbeiträge, Steuerabzüge und Arbeitsverträge. Das Kundenunternehmen behält die volle Kontrolle über das Tagesgeschäft und die Aufgaben. So vermeidet es die Komplexität und die Kosten der Gründung einer lokalen Gesellschaft.

Gründung einer lokalen Gesellschaft

Ein traditioneller Ansatz ist die Gründung einer lokalen juristischen Person in Polen. Dies könnte eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Sp. z o.o.) sein. Dies ist besonders vorteilhaft bei höheren Einkommen (über 120.000–150.000 PLN pro Jahr), wenn das Privatvermögen vor Geschäftsrisiken geschützt werden muss oder wenn Investitionen geplant und Mitarbeiter eingestellt werden sollen. Dies ermöglicht eine Optimierung der Sozialversicherungsbeiträge, bietet einen Körperschaftsteuersatz von 9 % für kleine Unternehmen und sorgt für größere Glaubwürdigkeit. Diese Option bietet vollständige Kontrolle über die Geschäftstätigkeit. Sie ist jedoch mit erheblichem Verwaltungsaufwand verbunden. Es ist eine Registrierung bei verschiedenen Behörden erforderlich, darunter das Landesgerichtsregister (KRS) und die Finanzämter. Außerdem müssen lokale Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung, Recht und Personalwesen verwaltet werden.

Personalbeschaffung in Polen mit Parakar

Eine erfolgreiche Expansion nach Polen erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Das Verständnis der lokalen rechtlichen Rahmenbedingungen ist entscheidend. Es gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und vermeidet potenzielle Fallstricke. Ob Sie eine lokale Gesellschaft gründen oder einen EOR nutzen – fundierte Entscheidungen sind entscheidend. Parakar steht Ihnen als vertrauenswürdiger Partner zur Seite. Wir bieten fachkundige Beratung und Dienstleistungen. Wir vereinfachen die Komplexität des internationalen Personalwesens und der Lohnabrechnung. Wir ermöglichen Ihnen ein nahtloses Wachstum in Polen.