Non-Residential Payroll (NRP) in Polen

Wir bei Parakar wissen, dass die Expansion in ein neues Land mit der Bewältigung von Anforderungen in den Bereichen Beschäftigung, Lohnabrechnung, Steuern und Sozialversicherung verbunden ist, die sich von Markt zu Markt erheblich unterscheiden. Polen ist ein attraktiver Standort für Fachkräfte aus den Bereichen Technologie, Ingenieurwesen, Shared Services und Finanzen, doch die Gründung einer polnischen juristischen Person allein zum Zweck der Beschäftigung einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern steht möglicherweise in keinem Verhältnis zum anfänglichen Personalbedarf.

In solchen Situationen ist eine „Employer of Record“ (EOR)-Vereinbarung möglicherweise nicht immer die bevorzugte Lösung, insbesondere wenn die betreffende Person und das ausländische Unternehmen ein direktes Arbeitsverhältnis anstreben. Die „Non-Residential Payroll“ (NRP) kann hier einen alternativen Weg bieten, der es einem ausländischen Arbeitgeber ermöglicht, Personal in Polen zu beschäftigen, ohne zuvor eine lokale Tochtergesellschaft gründen zu müssen. Die Eignung des Modells muss jedoch unter Berücksichtigung der Funktion des Mitarbeiters, des geplanten Umfangs der Geschäftstätigkeit und der steuerlichen Situation des ausländischen Arbeitgebers geprüft werden.

Der strategische Ansatz für Non-Residential Payroll (NRP) in Polen

Im Rahmen einer NRP-Struktur bleibt das ausländische Unternehmen der rechtliche Arbeitgeber. Es beantragt die für die Erfüllung seiner Arbeits- und Sozialversicherungspflichten erforderlichen polnischen Identifikationsnummern und Arbeitgeberkonten, ohne eigens für Gehaltsabrechnungszwecke eine polnische Gesellschaft zu gründen.

Die Umsetzung umfasst in der Regel die Einholung der relevanten polnischen Steueridentifikationsdaten, die Anmeldung des ausländischen Arbeitgebers bei der polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) sowie die Anmeldung jedes Mitarbeiters bei den entsprechenden Sozial- und Krankenversicherungssystemen. Der genaue Ablauf der Anmeldung, die Formulare, Begleitdokumente und Fristen sollten unter Berücksichtigung der individuellen Situation des Arbeitgebers geklärt werden, bevor der Mitarbeiter seine Tätigkeit aufnimmt. Unternehmensdokumente erfordern unter Umständen eine beglaubigte Übersetzung, notarielle Beglaubigung, Legalisierung oder eine Apostille.

Der ausländische Arbeitgeber muss anschließend die Lohnabrechnung gemäß dem polnischen Arbeitsrecht durchführen, Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsbeiträge berechnen und melden, vorschriftsmäßige Lohnunterlagen ausstellen und die geltenden Verpflichtungen im Bereich der Einkommensteuer erfüllen. Ob der ausländische Arbeitgeber verpflichtet oder in der Lage ist, als polnischer Einkommensteuer-Einbehaltungsbeauftragter zu fungieren, muss gesondert geprüft werden. Die NRP-Struktur sollte nicht so dargestellt werden, als löse sie automatisch alle Fragen zur Steuerabführung.

Die Vorteile von NRP in Polen

• Direktes Arbeitsverhältnis: Der Arbeitnehmer wird direkt vom ausländischen Unternehmen selbst und nicht über einen Vermittler eingestellt. Dies kann das Engagement der Mitarbeiter, die Kontinuität und die Transparenz fördern.
• Eine maßgeschneiderte Lösung für den Markteintritt: Bei einer ersten Einstellung oder einem kleinen Team kann das NRP-Modell die Kosten und den Verwaltungsaufwand vermeiden, die mit der sofortigen Gründung einer polnischen Gesellschaft verbunden sind.
• Ein strukturierter Ansatz zur Markterkundung: Das Unternehmen kann eine erste Präsenz aufbauen, seinen Personalbedarf einschätzen und später entscheiden, ob eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft wirtschaftlich sinnvoll ist.
• Unterstützung bei der Einhaltung lokaler Lohn- und Gehaltsvorschriften: Ein spezialisierter Partner für Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Registrierungen, Lohn- und Gehaltsberechnungen, Meldungen sowie die lokalen Arbeitsvorschriften koordinieren, die vom Ausland aus nur schwer zu bewältigen sind.

Die Einschränkungen des NRP in Polen

• Die Behandlung der Einkommensteuer muss bestätigt werden: Die Abwicklung der Einkommensteuer für Arbeitnehmer eines ausländischen Arbeitgebers kann vom steuerrechtlichen Status des Arbeitgebers in Polen und der geltenden Rechtsauslegung abhängen. Die Zuständigkeit für die Berechnung, Einbehaltung, Vorauszahlung und Meldung der Einkommensteuer sollte vor Beginn der Lohnabrechnung dokumentiert werden.
• Die Sozialversicherung ist administrativ aufwendig: Die Registrierung bei der ZUS, die Anmeldung der Arbeitnehmer, monatliche Meldungen, Beitragszahlungen und jährliche Informationspflichten erfordern lokale Kenntnisse und den Zugang zu den entsprechenden elektronischen Systemen. Die Sätze und Meldepflichten variieren je nach den Umständen des Arbeitnehmers und der Risikoklassifizierung des Arbeitgebers.
• Das Arbeitsrecht gilt weiterhin in vollem Umfang: Das Fehlen einer polnischen Gesellschaft entbindet nicht von der Notwendigkeit eines rechtskonformen Arbeitsvertrags, von Arbeitszeitaufzeichnungen, gesetzlichem Urlaub, Krankheitsabläufen, Arbeitsschutzmaßnahmen, gegebenenfalls erforderlichen medizinischen Untersuchungen, Datenschutz sowie rechtskonformen Kündigungsverfahren.
• Die Zahlungsinfrastruktur muss vereinbart werden: Das Unternehmen sollte festlegen, wie Nettogehälter, ZUS-Beiträge und etwaige Steuerverbindlichkeiten finanziert und gezahlt werden. Ein polnisches Bankkonto kann aus betrieblichen Gründen nützlich sein oder bei bestimmten Vereinbarungen verlangt werden, sollte jedoch nicht als automatische gesetzliche Anforderung in jedem NRP-Fall beschrieben werden.
• Mit steigender Mitarbeiterzahl können zusätzliche Verpflichtungen entstehen: Bestimmte gesetzliche Rücklagen, Meldepflichten, Anforderungen an die Arbeitnehmervertretung, Vorschriften am Arbeitsplatz und Verpflichtungen zur Gewährung von Sozialleistungen können relevant werden, sobald bestimmte Schwellenwerte erreicht sind. Diese Schwellenwerte müssen anhand der tatsächlichen Belegschafts- und Arbeitgeberstruktur überprüft werden.
• Das Risiko einer Betriebsstätte bleibt bestehen: NRP ist eine Lösung für die Lohnabrechnung und die Anmeldung von Beschäftigungsverhältnissen; es handelt sich nicht um eine Befreiung von der Körperschaftsteuer. Eine steuerpflichtige Präsenz kann sich je nach Befugnissen des Mitarbeiters, der Art und Kontinuität der in Polen ausgeübten Tätigkeiten, der Nutzung einer festen Geschäftseinrichtung und des anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommens ergeben.

Betriebsstätte vs. „Non-Residential Payroll“ in Polen

Es gibt keinen allgemeingültigen Schwellenwert für die Mitarbeiterzahl, unterhalb dessen das Risiko einer Betriebsstätte entfällt. Die Beurteilung konzentriert sich darauf, was der in Polen ansässige Mitarbeiter tatsächlich tut, wo die Arbeit verrichtet wird, ob dem ausländischen Unternehmen ein Arbeitsplatz effektiv zur Verfügung steht und ob die Person gewöhnlich Verträge aushandelt oder abschließt oder wesentliche Entscheidungsbefugnisse ausübt.

Eine technische oder unterstützende Funktion ohne geschäftliche Entscheidungsbefugnis kann ein geringeres Risiko darstellen, doch die Berufsbezeichnung allein ist nicht ausschlaggebend. Das Homeoffice eines Remote-Mitarbeiters, die Kontrolle des Unternehmens über diesen Standort sowie die Frage, ob die Tätigkeit in Polen einen wesentlichen Teil des Geschäfts des ausländischen Unternehmens ausmacht, können ebenfalls relevant sein. Eine separate Überprüfung der Körperschaftsteuer wird daher vor der Umsetzung und bei jeder wesentlichen Änderung der Funktion empfohlen.

Was ist in der Regel erforderlich, um ein NRP in Polen einzurichten?

Die genauen Unterlagen hängen vom ausländischen Arbeitgeber und dem Registrierungsweg ab, doch für die Umsetzung sind in der Regel folgende Unterlagen erforderlich:

• Unternehmensunterlagen: Auszug aus dem Handelsregister, Gründungsunterlagen, eingetragener Firmensitz, Steuerangaben sowie Informationen zu Geschäftsführern oder bevollmächtigten Vertretern.
• Vollmachten: Eine Vollmacht für den lokalen Vertreter in den Bereichen Lohnabrechnung, Steuern oder Sozialversicherung, einschließlich aller erforderlichen Unterschriften, notarieller Beglaubigungen, Apostillen und beglaubigter Übersetzungen.
• Mitarbeiterdaten: Identifikationsdaten, Anschrift, Bankverbindung, Steuererklärungen, Sozialversicherungsdaten, Angaben zur Tätigkeit, Vergütung, Arbeitszeitplan sowie die für die Einhaltung der Arbeits- und Arbeitsschutzvorschriften erforderlichen Unterlagen.
• Operative Entscheidungen: Gültiger Abrechnungskalender, Finanzierungs- und Zahlungsweise, Verantwortliche für PIT und ZUS, Aufbewahrungspflichten für Unterlagen sowie ein Eskalationsverfahren für Anfragen von Mitarbeitern oder Behörden.

Wann ist NRP möglicherweise nicht die richtige Lösung?

NRP ist möglicherweise weniger geeignet, wenn das Unternehmen beabsichtigt, einen umfangreichen polnischen Betrieb aufzubauen, eine eigene Niederlassung zu gründen, ein großes Team zu beschäftigen, zentrale Geschäftstätigkeiten vor Ort auszuüben oder in Polen ansässigen Mitarbeitern die Befugnis zur Aushandlung oder zum Abschluss von Verträgen zu erteilen. Unter diesen Umständen kann eine Zweigniederlassung oder eine polnische juristische Person einen nachhaltigeren rechtlichen, steuerlichen, banktechnischen und sozialversicherungsrechtlichen Rahmen bieten.

Warum sollte man NRP in Polen in Betracht ziehen?

Non-Residential Payroll kann eine praktische Möglichkeit sein, eine kleine Anzahl von Mitarbeitern direkt in Polen zu beschäftigen, ohne von Anfang an eine lokale Gesellschaft zu gründen. Es sollte jedoch als koordiniertes Projekt in den Bereichen Beschäftigung, Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Steuern umgesetzt werden und nicht als reine Abkürzung für die Lohnabrechnung.

Bei Parakar unterstützen wir ausländische Arbeitgeber bei der Einrichtung und laufenden Verwaltung von NRP in Polen, einschließlich der Koordination von Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranmeldungen, der Lohnabrechnung, der gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen und der Einhaltung lokaler Vorschriften. Jeder Fall sollte individuell geprüft werden, damit die gewählte Struktur auch bei wachsender polnischer Belegschaft verhältnismäßig, vorschriftsmäßig und nachhaltig bleibt.