Einstellung von Mitarbeitern in Belgien als US-Unternehmen: Was Sie wissen müssen

Die Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters in Belgien kann Ihnen den Zugang zu europäischen Talenten und neuen Marktchancen eröffnen. Das in den USA verwendete Beschäftigungsmodell lässt sich jedoch nicht einfach über den Atlantik übertragen.

Wenn Sie Mitarbeiter in Belgien von den USA aus einstellen möchten, müssen Sie die lokalen Arbeitsvorschriften, die Lohnabrechnung, die Sozialversicherung, branchenspezifische Anforderungen sowie die Struktur berücksichtigen, über die Sie Ihr Team beschäftigen werden. Für viele US-Unternehmen lautet die erste Entscheidung daher nicht, wen sie einstellen sollen, sondern wie sie diese Mitarbeiter vorschriftsmäßig einstellen können.

Hier erfahren Sie, was Sie vor dieser Entscheidung beachten sollten.

Warum sich die Personalbeschaffung in Belgien von der in den USA unterscheidet

Das Arbeitsrecht in Belgien unterliegt sowohl nationalen Gesetzen als auch Tarifverträgen, die für bestimmte Branchen gelten können. In Belgien werden gemeinsame Ausschüsse eingesetzt, um Arbeitgeber mit ähnlichen Tätigkeitsbereichen zusammenzufassen und die Arbeitsbedingungen für diese Sektoren festzulegen.

Das bedeutet, dass es keine einheitlichen Arbeitsbedingungen gibt, die für jeden belgischen Arbeitnehmer gleichermaßen gelten.

Die Arbeitszeit ist ein Beispiel dafür. Die belgische Gesetzgebung legt Obergrenzen für Arbeitszeiten und Ruhezeiten fest, während Tarifverträge die praktische Umsetzung der Arbeitsregelungen zusätzlich beeinflussen können. Die allgemeine wöchentliche Arbeitszeit beträgt 38 Stunden, wobei jedoch abweichende Regelungen und Ausnahmen möglich sind.

Für einen amerikanischen Arbeitgeber ist daher von Anfang an lokales Fachwissen von großer Bedeutung. Ein Arbeitsvertrag, der für einen US-amerikanischen Arbeitnehmer geeignet ist, entspricht möglicherweise nicht den belgischen Anforderungen oder spiegelt nicht die für die Branche des Arbeitnehmers geltenden Bedingungen wider.

Was kostet die Einstellung eines Arbeitnehmers in Belgien?

Das Gehalt ist nur ein Teil Ihrer Gesamtbeschäftigungskosten.

Belgische Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer einzubehalten und abzuführen sowie die Arbeitgeberbeiträge selbst zu entrichten. Arbeitgeber haben zudem formelle Melde- und Berichtspflichten gegenüber der belgischen Sozialversicherungsanstalt.

Je nach Mitarbeiter, Position und Branche müssen Sie in Ihrem Gesamtbeschäftigungsbudget möglicherweise auch Faktoren wie urlaubsbezogene Kosten, branchenspezifische Leistungen, Versicherungen, Lohnbuchhaltung und andere Beschäftigungsbedingungen berücksichtigen.

Deshalb kann die Suche nach einem einheitlichen Prozentsatz für die Einstellungskosten in Belgien als amerikanischer Arbeitgeber irreführend sein. Die sinnvollere Frage lautet: Wie hoch sind die Gesamtbeschäftigungskosten für diesen konkreten Mitarbeiter gemäß den geltenden belgischen Vorschriften?

Eine vor Ort durchgeführte Berechnung vor der Unterbreitung eines Angebots kann spätere Überraschungen verhindern.

Einstellung über eine eigene belgische Gesellschaft

Ein Weg besteht darin, eine Gesellschaft in Belgien zu gründen von den USA aus und Ihre belgischen Mitarbeiter direkt zu beschäftigen.

Dies kann sinnvoll sein, wenn Belgien zu einem langfristigen strategischen Markt wird und Sie den Aufbau eines größeren lokalen Betriebs planen. Eine eigene Gesellschaft verschafft Ihrem Unternehmen eine dauerhafte lokale Struktur, bringt aber auch fortlaufende Arbeitgeberpflichten mit sich.

Ein Unternehmen, das Mitarbeiter direkt in Belgien beschäftigt, muss die lokale Arbeitgeberregistrierung, Mitarbeitermeldungen und die Meldungen an die Sozialversicherung verwalten. Die belgische Sozialversicherungsbehörde verlangt beispielsweise von Arbeitgebern, dass sie sich registrieren lassen, Mitarbeiter, die ein- oder ausscheiden, über Dimona melden und Lohn- und Gehaltsdaten über vierteljährliche DmfA-Meldungen übermitteln.

Für ein Unternehmen, das eine umfangreiche Präsenz in Belgien plant, kann sich diese Infrastruktur lohnen. Bei nur ein oder zwei ersten Einstellungen steht der Aufwand für die Einrichtung und Verwaltung jedoch möglicherweise in keinem Verhältnis zur aktuellen Phase Ihrer Expansion.

Wie sieht es mit einem „Employer of Record“ in Belgien aus?

Für Unternehmen, die den belgischen Markt testen oder nur eine kleine Anzahl von Mitarbeitern einstellen, könnte ein „Employer of Record“ in Belgien für ein amerikanisches Unternehmen eine der zu prüfenden Strukturen sein.

Ein EOR-Modell kann die unmittelbare Notwendigkeit beseitigen, eine eigene lokale Gesellschaft zu gründen, da eine andere Organisation als rechtlicher Arbeitgeber fungiert und die lokale Personalverwaltung übernimmt.

Belgien verdient hier jedoch besondere Beachtung.

Die belgische Gesetzgebung sieht Beschränkungen für die Überlassung von Arbeitskräften vor, wenn ein anderes Unternehmen die Arbeitgeberbefugnisse über diese Mitarbeiter ausübt. Grundsätzlich ist die Überlassung von Arbeitskräften mit Übertragung der Arbeitgeberbefugnisse verboten, es sei denn, die Vereinbarung fällt unter zulässige gesetzliche Ausnahmen und Anforderungen. Zeitarbeitsfirmen benötigen beispielsweise eine vorherige Genehmigung und dürfen nur unter festgelegten Umständen tätig werden.

Die Frage sollte also nicht einfach lauten: „Können wir einen EOR nutzen?“, sondern: „Welche rechtskonforme Beschäftigungsstruktur eignet sich für unsere spezifische Situation in Belgien?“

Diese Unterscheidung ist wichtig. Ein internationales Einstellungsmodell, das in einem anderen europäischen Land funktioniert, sollte nicht automatisch als in Belgien gleichermaßen funktionsfähig angesehen werden.

EOR oder belgische Gesellschaft: Welcher Weg passt zu Ihrem Unternehmen?

Es gibt keine allgemeingültige Antwort.

Wenn Sie eine erste Einstellung vornehmen, den belgischen Markt erkunden oder noch nicht bereit sind, eine dauerhafte lokale Niederlassung aufzubauen, ist möglicherweise eine flexible Beschäftigungslösung besser geeignet.

Wenn Belgien bereits Teil Ihrer langfristigen Wachstumspläne ist, Sie mit einem erheblichen Ausbau des lokalen Teams rechnen und eine dauerhafte geschäftliche Präsenz aufbauen möchten, könnte die Gründung einer Gesellschaft die bessere Option sein.

Bei der Entscheidung sollten daher mehr als nur die anfänglichen Gründungskosten berücksichtigt werden. Ihre erwartete Mitarbeiterzahl, die Dauer Ihrer Marktpräsenz, Ihre Geschäftsaktivitäten, der Grad der operativen Kontrolle und Ihre zukünftigen europäischen Expansionspläne spielen allesamt eine Rolle.

Hier wird lokales Fachwissen besonders wertvoll: Es geht nicht nur darum, den ursprünglich von Ihnen vorgesehenen Beschäftigungsweg umzusetzen, sondern festzustellen, ob dieser tatsächlich der richtige ist.

Bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter in Belgien einstellen

Ein US-Unternehmen, das in Belgien Fuß fasst, hat es mit mehr als nur einer neuen Gehaltsabrechnung zu tun.

Sie betreten ein anderes Beschäftigungssystem mit lokalen Gesetzen, Sozialversicherungspflichten und branchenspezifischen Arbeitsbedingungen. Die Wahl der richtigen Struktur zu Beginn kann das Wachstum erleichtern, ohne dass Sie Ihre Beschäftigungsstruktur nach mehreren Neueinstellungen neu gestalten müssen.

Parakar unterstützt internationale Unternehmen dabei, sich im europäischen Arbeitsrecht zurechtzufinden und eine Struktur zu finden, die zu ihrer Situation passt – von der internationalen Personalbeschaffung und HR-Unterstützung bis hin zur Lohnabrechnung und der Gründung einer Gesellschaft.

Anstatt überall dasselbe Modell anzuwenden, helfen Ihnen unsere lokalen Spezialisten dabei, die belgischen Anforderungen zu verstehen, die verfügbaren Optionen abzuwägen und einen Ansatz zu entwickeln, der auf Ihre Einstellungspläne zugeschnitten ist.

Planen Sie, von den USA aus Mitarbeiter in Belgien einzustellen? Sprechen Sie mit unseren Experten über die Beschäftigungsstruktur, die am besten zu Ihren Plänen passt.

Nehmen Sie Kontakt auf