La gestion de la paie pour les non-résidents (PNR) au Royaume-Uni
Chez Parakar, nous comprenons que l’expansion de votre entreprise dans un nouveau pays implique de s’adapter à des exigences réglementaires et à des complexités opérationnelles qui varient considérablement d’un marché à l’autre. Le Royaume-Uni reste l’un des marchés européens les plus favorables aux entreprises et les mieux connectés à l’international, mais la création d’une société à responsabilité limitée britannique dans le seul but d’employer une ou deux personnes représente souvent un engagement plus important que ne l’exige ce recrutement.
Dans ces cas de figure, le modèle couramment utilisé de l’employeur officiel (EOR) n’est pas toujours la solution la plus adaptée, en particulier lorsque les salariés préfèrent être employés directement par l’employeur final plutôt que d’être engagés par l’intermédiaire d’un tiers. Dans cet article, nous abordons les aspects clés de la gestion de la paie pour les non-résidents (PNR) au Royaume-Uni et expliquons en quoi elle peut constituer une solution stratégique pour les entreprises cherchant à s’implanter sur le marché britannique.
L’approche stratégique de la gestion de la paie non résidentielle (PNR) au Royaume-Uni
La gestion de la paie non résidentielle (PNR) permet à une entreprise étrangère ne disposant pas d’entité au Royaume-Uni de s’enregistrer directement auprès de l’administration fiscale britannique (HM Revenue & Customs, HMRC) et d’employer du personnel au Royaume-Uni, tout en respectant la législation britannique en matière de fiscalité et de droit du travail.
Concrètement, cela implique de s’enregistrer en tant qu’employeur auprès du HMRC avant d’effectuer le premier versement, et d’appliquer le système PAYE (Pay As You Earn) pour prélever l’impôt sur le revenu et les cotisations d’assurance nationale (NIC) sur le salaire de chaque salarié. Les données de paie doivent être déclarées au HMRC en temps réel via le système Full Payment Submissions (FPS), et les salariés éligibles doivent être affiliés à un régime de retraite d’entreprise conformément aux règles britanniques d’affiliation automatique. Une fois enregistrée, une entreprise étrangère peut gérer une paie conforme aux règles britanniques sans disposer d’un siège social, d’une succursale ou d’une entité juridique enregistrée au Royaume-Uni.
Les avantages du PNR au Royaume-Uni
- Aucune entité requise pour l’enregistrement : Une entreprise étrangère peut s’enregistrer en tant qu’employeur auprès du HMRC et mettre en place une paie au Royaume-Uni sans avoir à constituer au préalable une société à responsabilité limitée britannique, ce qui lui évite le temps et les coûts liés à la création d’une société, aux comptes statutaires et aux déclarations auprès de Companies House.
- Rentabilité : Pour les entreprises embauchant un petit nombre de salariés britanniques, cela permet de limiter les frais généraux récurrents à la gestion de la paie elle-même, plutôt qu’aux obligations de conformité plus larges liées à une entité britannique.
- Emploi direct : Avec le PNR, votre société mère reste l’employeur légal, ce qui offre aux salariés la stabilité d’une relation directe plutôt que d’être engagés par le biais d’un contrat de travail avec un tiers.
- Accès rapide à un marché majeur : L’environnement favorable aux entreprises et le vaste vivier de talents du Royaume-Uni en font un marché attractif où s’implanter rapidement, et le PNR facilite cette rapidité sans avoir à attendre la constitution d’une entité.
Les limites du PNR au Royaume-Uni
- Les obligations au titre du PAYE dépendent de la présence, et pas seulement de la localisation : La nécessité pour un employeur étranger de procéder à une retenue à la source au titre du PAYE dépend de l’existence d’une présence fiscale au Royaume-Uni, c’est-à-dire d’une structure s’apparentant à une succursale, une agence ou un établissement stable. Cette question est évaluée au cas par cas, et le HMRC considère de plus en plus que les salariés travaillant à domicile au Royaume-Uni sont susceptibles de créer cette présence. C’est pourquoi de nombreux employeurs étrangers choisissent de gérer volontairement la paie au Royaume-Uni, même lorsque cela n’est pas strictement obligatoire, simplement pour éviter à leurs salariés la charge liée à la conformité fiscale.
- Coût des cotisations d’assurance nationale à la charge de l’employeur : Les employeurs versent des cotisations d’assurance nationale de classe 1 (secondaires), s’élevant actuellement à environ 15 % des revenus supérieurs au seuil secondaire, en plus du salaire brut, de l’indemnité légale de maladie et des 5,6 semaines minimales de congés annuels payés auxquelles tout salarié britannique a droit dès son premier jour de travail.
- Compte bancaire et mise en place administrative : Dans la pratique, la gestion d’une paie au Royaume-Uni nécessite généralement des dispositions bancaires adaptées au traitement de la paie britannique et aux déclarations RTI, ce qui peut prendre du temps à mettre en place pour une entreprise n’ayant pas encore d’implantation au Royaume-Uni.
- Risque d’établissement stable : En vertu de la législation britannique, un établissement stable peut résulter soit d’un lieu d’activité fixe au Royaume-Uni, soit de la présence d’une personne agissant pour le compte de l’entreprise et disposant du pouvoir de négocier et de conclure des contrats. Si un salarié basé au Royaume-Uni détient ce type de pouvoir, ou si l’activité de l’entreprise au Royaume-Uni dépasse le cadre de travaux préparatoires ou auxiliaires, le risque de déclencher des obligations fiscales au titre de l’impôt sur les sociétés britanniques augmente considérablement.
Établissement stable vs paie des non-résidents au Royaume-Uni
Au Royaume-Uni, la question de l’établissement stable et celle de la paie ne sont pas toujours tranchées selon les mêmes critères. Une entreprise peut être tenue de s’inscrire à l’assurance nationale sans avoir la moindre présence fiscale au Royaume-Uni, en particulier si elle est établie dans l’UE, l’EEE ou en Suisse. Par ailleurs, la nécessité d’appliquer la retenue à la source (PAYE) dépend de la question de savoir si l’administration fiscale britannique (HMRC) considère qu’elle dispose d’une succursale, d’une agence ou d’un établissement stable au Royaume-Uni, une question qui dépend de plus en plus de la manière dont le dispositif de télétravail d’un salarié est structuré et du niveau d’autorité dont il dispose.
Un salarié effectuant des tâches techniques, d’assistance ou administratives sans pouvoir de signature de contrats permet généralement à un employeur étranger de rester dans la zone de sécurité du régime PNR. En revanche, un salarié négociant des contrats ou représentant l’entreprise avec un réel pouvoir de décision relève d’un autre cas de figure et peut faire pencher la balance vers l’existence d’un établissement stable au Royaume-Uni, avec les obligations fiscales qui en découlent.
Pourquoi envisager le régime PNR au Royaume-Uni ?
Le régime « Non-Residential Payroll » (PNR) offre un moyen pratique d’employer directement du personnel au Royaume-Uni sans les coûts ni les délais liés à la création d’une entité britannique. Il est particulièrement bien adapté aux entreprises qui testent le marché britannique, constituent une petite équipe ou accompagnent des salariés qui préfèrent rester sur la liste de paie de leur employeur actuel plutôt que de passer à un dispositif tiers.
Par ailleurs, le traitement particulier du système PAYE et de l’assurance nationale au Royaume-Uni, les restrictions post-Brexit concernant les certificats A1, ainsi que la nature au cas par cas du critère de l’établissement stable impliquent que les détails méritent une attention particulière dès le départ.
Prêt à recruter au Royaume-Uni sans créer d’entité ?
Chez Parakar, nous vous accompagnons à chaque étape du processus de gestion de la paie pour les non-résidents (PNR) au Royaume-Uni, de l’enregistrement de l’employeur auprès du HMRC et de la mise en place du système PAYE jusqu’à la gestion continue de la paie, de l’assurance nationale et de la conformité en matière d’affiliation automatique à un régime de retraite. Que vous testiez le marché britannique ou que vous constituiez une équipe dédiée, nos experts locaux peuvent vous aider à trouver la structure la mieux adaptée à votre entreprise. Contactez Parakar dès aujourd’hui pour discuter de la manière dont la gestion de la paie pour les non-résidents au Royaume-Uni peut répondre à vos besoins.
