Recruter en Belgique en tant qu’entreprise américaine : ce qu’il faut savoir

Embaucher votre premier salarié en Belgique peut vous ouvrir les portes à des talents européens et à de nouvelles opportunités de marché. Mais le modèle d’emploi que vous utilisez aux États-Unis ne peut pas être simplement transposé outre-Atlantique.

Si vous souhaitez embaucher des salariés en Belgique depuis les États-Unis, vous devez tenir compte de la réglementation locale en matière d’emploi, de la gestion de la paie, de la sécurité sociale, des exigences spécifiques à chaque secteur et de la structure par laquelle vous embaucherez votre équipe. Pour de nombreuses entreprises américaines, la première décision à prendre n’est donc pas de savoir qui embaucher, mais comment les embaucher en toute conformité.

Voici les éléments à prendre en compte avant de prendre cette décision.

Pourquoi l’embauche en Belgique diffère-t-elle de celle aux États-Unis ?

L’emploi en Belgique est régi par la législation nationale ainsi que par des conventions collectives qui peuvent s’appliquer à des secteurs spécifiques. La Belgique recourt à des commissions paritaires pour regrouper les employeurs exerçant des activités similaires et définir les conditions d’emploi pour ces secteurs.

Cela signifie qu’il n’existe pas d’ensemble unique de conditions d’emploi s’appliquant de manière identique à tous les salariés belges.

Le temps de travail en est un exemple. La législation belge fixe des limites en matière d’heures de travail et de périodes de repos, tandis que les conventions collectives peuvent influencer davantage la manière dont les modalités de travail s’appliquent dans la pratique. La durée hebdomadaire normale de travail est de 38 heures, bien que différents aménagements et exceptions soient possibles.

Pour un employeur américain, cela rend la connaissance du contexte local essentielle dès le départ. Un contrat de travail adapté à un salarié américain peut ne pas répondre aux exigences belges ou ne pas refléter les conditions applicables au secteur d’activité du salarié.

Quel est le coût de l’embauche d’un salarié en Belgique ?

Le salaire ne représente qu’une partie de votre coût total de main-d’œuvre.

Les employeurs belges sont tenus de prélever et de verser les cotisations sociales des salariés, ainsi que de s’acquitter eux-mêmes de leurs propres cotisations patronales. Les employeurs ont également des obligations formelles d’enregistrement et de déclaration auprès de l’Office national de sécurité sociale belge.

En fonction du salarié, du poste et du secteur d’activité, votre budget global lié à l’emploi devra peut-être également tenir compte d’éléments tels que les coûts liés aux congés, les avantages spécifiques au secteur, les assurances, la gestion de la paie et d’autres conditions d’emploi.

C’est pourquoi il peut être trompeur de rechercher un pourcentage unique pour les coûts d’embauche en Belgique en tant qu’employeur américain. La question la plus pertinente est la suivante : quel est le coût total de l’emploi pour ce salarié spécifique selon la réglementation belge applicable ?

Effectuer un calcul local avant de faire une offre peut vous éviter des surprises par la suite.

Recruter via votre propre entité belge

Une solution consiste à créer une société en Belgique depuis les États-Unis et à employer directement vos salariés belges.

Cela peut s’avérer judicieux lorsque la Belgique devient un marché stratégique à long terme et que vous prévoyez de développer une présence locale plus importante. Disposer de votre propre entité confère à votre organisation une structure locale permanente, mais cela implique également des responsabilités continues en tant qu’employeur.

Une entreprise employant directement du personnel en Belgique doit gérer l’enregistrement local de l’employeur, les déclarations des salariés et les déclarations de sécurité sociale. L’administration belge de la sécurité sociale, par exemple, exige des employeurs qu’ils s’enregistrent, qu’ils déclarent les entrées et sorties de personnel via Dimona et qu’ils transmettent les informations relatives à la paie et aux salaires par le biais des déclarations trimestrielles DmfA.

Pour une entreprise prévoyant une présence belge importante, cette infrastructure peut s’avérer rentable. Pour un ou deux premiers recrutements, cependant, la charge de mise en place et d’administration peut ne pas correspondre au stade de votre expansion.

Qu’en est-il d’un « Employer of Record » en Belgique ?

Pour les entreprises qui testent le marché belge ou qui embauchent un petit nombre de salariés, un Employer of Record en Belgique pour une entreprise américaine peut être l’une des structures à envisager.

Un modèle de type « EOR » (Employer of Record) peut vous éviter d’avoir à créer immédiatement votre propre entité locale, car une autre organisation agit en tant qu’employeur légal et gère les formalités administratives liées à l’emploi sur place.

La Belgique mérite toutefois une attention particulière à cet égard.

La législation belge impose des restrictions à la mise à disposition de travailleurs lorsqu’une autre entreprise exerce l’autorité patronale sur ces salariés. En règle générale, la mise à disposition de travailleurs accompagnée d’un transfert de l’autorité patronale est interdite, sauf si l’accord relève d’exceptions et de conditions légales autorisées. Les agences d’intérim, par exemple, doivent obtenir une autorisation préalable et ne peuvent exercer leurs activités que dans des circonstances bien définies.

La question ne devrait donc pas se limiter à : « Pouvons-nous recourir à un EOR ? » Elle devrait plutôt être : « Quelle structure d’emploi conforme à la réglementation convient à notre situation spécifique en Belgique ? »

Cette distinction est importante. Un modèle de recrutement international qui fonctionne dans un autre pays européen ne doit pas être automatiquement considéré comme applicable de la même manière en Belgique.

EOR ou entité belge : quelle solution convient à votre entreprise ?

Il n’y a pas de réponse universelle.

Si vous procédez à un premier recrutement, que vous explorez le marché belge ou que vous n’êtes pas encore prêt à mettre en place une implantation locale permanente, une solution d’emploi flexible peut s’avérer plus appropriée.

Si la Belgique fait déjà partie de vos plans de croissance à long terme, que vous prévoyez une expansion considérable de votre équipe locale et que vous souhaitez établir une présence commerciale permanente, la création d’une entité peut devenir l’option la plus judicieuse.

La décision doit donc tenir compte de bien plus que les seuls coûts de mise en place initiaux. Vos prévisions en matière d’effectifs, la durée de votre présence sur le marché, vos activités commerciales, votre niveau de contrôle opérationnel et vos futurs projets d’expansion européenne sont autant de facteurs déterminants.

C’est là que l’expertise locale prend toute sa valeur : il ne s’agit pas simplement de mettre en œuvre la solution d’emploi que vous aviez initialement envisagée, mais de déterminer si c’est réellement la bonne.

Avant de procéder à votre première embauche en Belgique

Une entreprise américaine qui s’implante en Belgique ne se contente pas de gérer une nouvelle masse salariale.

Vous entrez dans un système d’emploi différent, avec une législation locale, des obligations en matière de sécurité sociale et des conditions d’emploi spécifiques à chaque secteur. Choisir la bonne structure dès le départ peut faciliter votre croissance sans que vous ayez à repenser votre organisation de l’emploi après plusieurs embauches.

Parakar accompagne les entreprises internationales dans leurs démarches en matière d’emploi en Europe et les aide à trouver une structure adaptée à leur situation, du recrutement international et de l’accompagnement RH à la gestion de la paie et à la création d’entités.

Au lieu d’appliquer le même modèle partout, nos spécialistes locaux vous aident à comprendre les exigences belges, à évaluer les options disponibles et à élaborer une approche adaptée à vos projets de recrutement.

Vous envisagez de recruter en Belgique depuis les États-Unis ? Discutez avec nos experts de la structure d’emploi la mieux adaptée à vos projets.

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