Votre guide sur l’Employeur officiel (EOR) aux Pays-Bas

Développer votre équipe à l’international peut être difficile, mais cela ne doit pas nécessairement l’être. Grâce à un Employeur officiel (EOR), vous pouvez embaucher des employés aux Pays-Bas sans avoir à créer une entité juridique néerlandaise. Dans cette FAQ, nous expliquons comment fonctionnent les services EOR, dans quels cas ils constituent la solution adéquate et à quoi vous attendre lorsque vous embauchez aux Pays-Bas par l’intermédiaire d’un EOR tel que Parakar.

Comment fonctionne l’EOR : réponses aux questions clés

1. Qu’est-ce qu’un employeur officiel (EOR) ?

Un employeur officiel est une organisation tierce qui emploie légalement du personnel au nom de votre entreprise dans un pays spécifique. Alors que votre entreprise gère les tâches quotidiennes et les performances des employés, l’EOR s’occupe de toutes les responsabilités liées à l’emploi, telles que les contrats, la paie, les impôts et le respect de la législation locale en matière de travail. Cela vous permet d’embaucher dans des pays où vous n’avez pas d’entité juridique.

2. Quand une entreprise doit-elle envisager de faire appel à un EOR ?

Un EOR est particulièrement utile lorsque :

• Vous souhaitez embaucher des talents dans un pays où vous n’avez pas d’entité locale.
• Vous devez embaucher rapidement sans passer par un processus d’enregistrement d’entreprise long et complexe.
• Vous souhaitez vous assurer du respect des lois locales en matière d’emploi et des réglementations fiscales.
• Vous testez un nouveau marché avant de réaliser un investissement à long terme.
• Vous avez besoin de recruter du personnel temporaire ou pour un projet spécifique à l’étranger.

3. Quels sont les avantages d’utiliser un EOR ?

• Conformité totale avec les lois du travail et les exigences fiscales locales.
• Délais de recrutement plus courts par rapport à la création de votre propre entité.
• Réduction de la charge de travail administratif pour les RH et la paie.
• Coûts et risques réduits par rapport à la création d’une entreprise à l’étranger.
• Accès à l’expertise et aux conseils locaux en matière de ressources humaines.

4. Quelle est la différence entre un EOR et une agence de recrutement / PEO / prestataire de services de paie ?

• Agence de recrutement : se concentre sur le recrutement et le placement de candidats, souvent pour des postes à court terme ou temporaires, mais n’agit généralement pas en tant qu’employeur légal.
• PEO (Professional Employer Organization) : offre des services d’externalisation des ressources humaines, mais exige généralement que vous disposiez de votre propre entité juridique dans le pays.
• Prestataire de services de paie : gère le paiement des salaires et les tâches administratives connexes, mais n’assume pas le rôle d’employeur légal.
• EOR : emploie légalement le travailleur en votre nom, s’occupe de toutes les questions de conformité, des contrats et de la paie, de sorte que vous n’avez pas besoin d’une entité locale.

5. Qui est l’employeur légal lorsque l’on fait appel à un EOR ?

L’EOR est l’employeur légal sur le papier et est responsable des contrats, de la paie et de la conformité. Cependant, vous gardez le contrôle du travail quotidien, des objectifs et des performances de l’employé.

6. L’employé est-il sur notre liste de paie ou sur celle de l’EOR ?

L’employé est sur la liste de paie de l’EOR. L’EOR traite les paiements de salaires, s’occupe des retenues fiscales et veille à ce que toutes les cotisations légales soient versées conformément à la législation locale.

7. Pouvons-nous embaucher à la fois des ressortissants locaux et des employés étrangers par l’intermédiaire d’un EOR ?

Oui. Les services EOR peuvent couvrir à la fois les ressortissants locaux et les employés étrangers. Pour les embauches étrangères, des exigences supplémentaires en matière de visa ou de permis de travail s’appliquent, et l’EOR peut souvent vous aider dans le processus de demande.

Embaucher aux Pays-Bas par l’intermédiaire d’un EOR

1. Une entreprise étrangère peut-elle embaucher des employés aux Pays-Bas sans créer d’entité juridique ?

Oui, vous pouvez embaucher sans créer d’entité néerlandaise, mais vous devez soit vous enregistrer en tant qu’employeur étranger à des fins de paie, soit utiliser un service EOR. L’EOR est l’employeur légal du personnel, il s’occupe de la paie, des impôts et de la conformité, tandis que l’entreprise étrangère gère le travail quotidien de l’employé. Cela évite d’avoir à s’enregistrer directement auprès des autorités néerlandaises.

2. Quel type de contrats de travail proposez-vous dans le cadre de l’EOR aux Pays-Bas ?

Type de contrat

Parakar Netherlands B.V. propose à la fois des contrats à durée déterminée et des contrats à durée indéterminée (permanents) afin de répondre aux exigences légales néerlandaises et aux besoins des clients. Ceux-ci sont toujours rédigés conformément à la législation néerlandaise du travail et selon les souhaits du client/de l’employé. Pour chaque cas, nous réfléchissons et conseillons sur ce qui est requis ou recommandé. S’il s’agit d’un nouvel employé, un contrat à durée déterminée est possible, tandis que s’il a plus de 3 ans d’ancienneté, un contrat à durée indéterminée est requis par la loi néerlandaise.

Période d’essai

Contrats à durée déterminée :

• Aucune période d’essai n’est autorisée si le contrat est de 6 mois ou moins.
• Période d’essai pouvant aller jusqu’à 1 mois si le contrat dépasse 6 mois.

Contrats à durée indéterminée :

• Une période d’essai pouvant aller jusqu’à 2 mois est autorisée.

Comme il est difficile de licencier un employé aux Pays-Bas (après la période d’essai), nous recommandons toujours d’appliquer une période d’essai.

Exigences linguistiques

Tous les contrats sont rédigés en anglais, même lorsqu’un employé néerlandais est impliqué, étant donné la dimension internationale de presque tous les cas.

3. Quelles sont les heures de travail standard et les règles relatives aux heures supplémentaires aux Pays-Bas ?

La semaine de travail standard aux Pays-Bas est de 40 heures, réparties sur 5 jours (de 8 heures), du lundi au vendredi.

Dans certains cas, le poste de l’employé et l’activité du client de l’employeur exigent une certaine flexibilité de la part de l’employé et il peut être nécessaire, de temps à autre, de dépasser les heures de travail convenues (heures supplémentaires). En outre, il peut être nécessaire d’effectuer des activités à des heures irrégulières. Une compensation pour cela serait incluse dans la rémunération de base de l’employé.

4. Quel est le salaire minimum aux Pays-Bas ?

Pour 2025, les dispositions suivantes s’appliquent :

• En général, applicable à toute personne âgée de plus de 21 ans aux Pays-Bas : 14,40 EUR bruts/heure
• Pour les migrants hautement qualifiés âgés de moins de 30 ans : 4 171,00 EUR/mois
• Pour les migrants hautement qualifiés âgés de 30 ans et plus : 5 688,00 EUR/mois
• Carte bleue européenne : 5 688,00 EUR/mois
• Année de recherche : 2 989,00 EUR/mois

Veuillez noter que les taux ci-dessus n’incluent pas les 8 % obligatoires de prime de vacances, versés mensuellement ou chaque année en mai. De plus, veuillez noter que les exigences salariales pour les HSM/cartes bleues changent chaque année.

5. Comment les congés payés (PTO) sont-ils gérés dans le cadre de l’EOR aux Pays-Bas ?

Aux Pays-Bas, il y a 11 jours fériés.

Jours fériés

• Nieuwjaarsdag (jour de l’An) : mercredi 1er janvier 2025
• Goede vrijdag (Vendredi saint) : vendredi 18 avril 2025
• Eerste en tweede paasdag (dimanche et lundi de Pâques) : dimanche 20 avril et lundi 21 avril 2025
• Koningsdag (fête du Roi) : samedi 26 avril 2025 (en 2025, la fête du Roi sera célébrée un jour plus tôt, le 26 avril, car le 27 avril tombe un dimanche).
• Bevrijdingsdag (jour de la libération) : lundi 5 mai 2025
• Hemelvaartsdag (Ascension) : jeudi 29 mai 2025
• Eerste en tweede pinksterdag (Dimanche et lundi de Pentecôte) : dimanche 8 et lundi 9 juin 2025
• Eerste en tweede kerstdag (Noël et lendemain de Noël) : jeudi 25 et vendredi 26 décembre 2025

PTO

Aux Pays-Bas, il existe deux types de congés annuels. Ces deux types de congés sont soumis à des règles différentes en matière de validité, mais ils sont tous deux reportés à l’année suivante :

• Congés annuels légaux : le minimum légal aux Pays-Bas est de 20 jours (sur la base d’un emploi à temps plein). Par conséquent, les 20 premiers jours de congés annuels accordés à un employé sont des congés annuels légaux. Les travailleurs à temps partiel ont droit à au moins 4 fois leur nombre d’heures hebdomadaires en congés.

Les jours de congés légaux sont valables jusqu’au mois de juillet de l’année suivant celle au cours de laquelle ils ont été accumulés. Par exemple,

• Congés annuels extra-légaux : il s’agit de tous les congés qu’une entreprise accorde en plus des congés annuels légaux. Par exemple, si un employé se voit offrir 25 jours de congés annuels, 20 d’entre eux sont légaux et 5 sont extra-légaux.

Les jours de congé extra-légaux sont valables pendant 5 ans. Ainsi, si une personne a accumulé 5 jours de congé extra-légaux en 2023, ceux-ci expireront à la fin de l’année 2027.

Congé maladie

Aux Pays-Bas, les employés malades sont couverts par un système qui prévoit le maintien obligatoire du salaire et la réintégration par l’employeur pendant une période maximale de deux ans. Les employeurs doivent continuer à verser au moins 70 % du salaire, et pour les montants inférieurs, jusqu’au salaire minimum, bien qu’il soit possible pour l’employeur/le client d’offrir une compensation de 100 % pendant les premières années, voire au-delà. L’employeur est également tenu de conclure un contrat avec un médecin du travail agréé, qui aide à l’accompagnement et à la réintégration de l’employé malade.

6. Quelles sont les règles relatives à la résiliation et aux délais de préavis aux Pays-Bas ?

Aux Pays-Bas, il peut être « difficile » de résilier un contrat de travail. Un travailleur ayant un contrat à durée indéterminée bénéficie d’une position très forte et protégée en matière de licenciement. Il n’est pas possible de simplement communiquer le licenciement au travailleur, celui-ci doit être approuvé par le tribunal, les autorités du travail ou via un accord de résiliation mutuelle. L’employé n’est pas tenu de signer l’accord de résiliation mutuelle, celui-ci n’est donc valable que si l’employé est disposé à mettre fin à son contrat de travail d’un commun accord.

Indemnité de transition

Si l’employeur décide de ne pas prolonger une mission, que ce soit en raison de la non-prolongation d’un contrat à durée déterminée ou d’un licenciement, il doit verser une indemnité de transition à l’employé.

Aux Pays-Bas, l’indemnité de transition est calculée en ajoutant un tiers de votre salaire mensuel brut pour chaque année complète de service, ainsi qu’un montant proportionnel pour les mois et les jours restants.

Délais de préavis

Aux Pays-Bas, le délai de préavis légal pour un employé est d’un mois civil, à compter du premier jour du mois suivant la notification de la résiliation. Toutefois, cette période peut être plus longue si cela est convenu dans le contrat de travail, mais elle ne peut excéder six mois. Un employeur peut stipuler un délai de préavis plus long pour un employé, mais s’il est supérieur à un mois, le délai de préavis de l’employeur doit être au moins deux fois plus long.

Résiliation pendant la période d’essai

Aux Pays-Bas, pendant une période d’essai valide, l’employeur ou l’employé peut résilier le contrat de travail avec effet immédiat et sans délai de préavis ni justification obligatoire. Toutefois, la clause d’essai doit être convenue par écrit, s’appliquer au contrat spécifique et respecter les durées maximales (un mois pour les contrats de moins de deux ans, deux mois pour ceux de plus de deux ans ou à durée indéterminée).

Règle de la chaîne

Aux Pays-Bas, la « règle de la chaîne » convertit une série de contrats de travail à durée déterminée successifs en un contrat à durée indéterminée (permanent) lorsqu’un travailleur a signé trois contrats temporaires ou plus ou que la durée totale de ces contrats dépasse trois ans, à condition que l’intervalle entre les contrats ne dépasse pas six mois.

7. Pouvez-vous embaucher des entrepreneurs ou des freelances par l’intermédiaire d’un EOR aux Pays-Bas ?

Oui, vous pouvez faire appel à un employeur officiel aux Pays-Bas pour embaucher et gérer légalement des freelances, souvent appelés zzp’ers ou zelfstandige zonder personeel (travailleurs indépendants sans personnel). Un EOR se charge des tâches administratives et juridiques liées à l’emploi, telles que la paie, les impôts et le respect de la législation néerlandaise du travail, garantissant ainsi que votre collaboration avec le freelance est entièrement conforme et évite les problèmes de faux travail indépendant. Cet arrangement offre une tranquillité d’esprit à votre entreprise en externalisant ces responsabilités complexes et offre des avantages au freelance, tels que l’accès à des avantages sociaux dont il ne pourrait autrement bénéficier.

Pour les entrepreneurs, Parakar, en tant qu’employeur, facilitera le paiement des cotisations sociales de l’employeur. Pour les freelances, nous ne facilitons pas ce paiement et versons directement la rémunération à l’employé.

8. Existe-t-il des exigences de conformité spécifiques à chaque pays pour l’embauche ?

Pour les migrants hautement qualifiés et les titulaires d’une carte bleue européenne, l’exigence la plus importante est celle relative au salaire, comme décrit dans la question 4. En outre, pour les migrants hautement qualifiés, les employés doivent avoir un contrat de travail avec un sponsor reconnu pour être autorisés à travailler.

Le salaire de l’employé doit être conforme aux conditions du marché. Si un employé perçoit un salaire exceptionnellement élevé pour un poste, par rapport à d’autres employés aux Pays-Bas qui effectuent un travail identique ou similaire, le service de l’immigration peut mener une enquête en collaboration avec les autorités du travail. Dans ce cas, le client et l’employeur auront la possibilité de fournir des explications supplémentaires sur le salaire élevé.

La vérification préalable à l’embauche est un service que Parakar fournit à la demande du client, mais elle n’est pas obligatoire.

9. Combien de temps prend généralement l’intégration via EOR aux Pays-Bas ?

Calendrier du processus (visa d’entrée (MVV) requis)

• Tout d’abord, le contrat de travail et la lettre de mission doivent être signés.

• Si l’employé a une nationalité pour laquelle un visa d’entrée est requis, nous devons déposer une demande de MVV. Étant donné que nous sommes un sponsor reconnu, nous pouvons demander une procédure accélérée, ce qui signifie que l’IND s’efforce de traiter la demande dans un délai de deux semaines.
• Une fois que l’IND a approuvé la demande, le travailleur doit prendre rendez-vous à l’ambassade néerlandaise de son pays d’origine ou de son pays de résidence permanente pour obtenir le visa MVV. Le délai pour obtenir un rendez-vous à l’ambassade néerlandaise est d’environ deux semaines, mais le délai réel dépend de la disponibilité de l’ambassade concernée.
• Une fois cela réglé, le travailleur peut se rendre aux Pays-Bas et commencer à travailler immédiatement.

Délai (aucun visa d’entrée (MVV) requis)

Pour vous donner une idée du processus

• Tout d’abord, le contrat de travail et la lettre de mission doivent être signés.
• Si l’employé a une nationalité pour laquelle un MVV n’est pas requis, une fois que l’IND a approuvé la demande, il peut se rendre aux Pays-Bas et commencer à travailler immédiatement.

L’IND s’efforce de traiter la demande dans un délai de deux semaines, si tout se passe bien. En principe, l’IND dispose d’un délai maximal de 90 jours pour se prononcer sur les HSM. Dans la pratique, ce délai est souvent beaucoup plus court. Nous constatons que récemment, l’IND a demandé un peu plus souvent des informations supplémentaires, compte tenu de l’évolution internationale en matière d’immigration. Cela peut retarder le processus de quelques semaines. Cela concerne certains pays spécifiques, dont l’Angleterre ne fait pas partie.

Calendrier (changement de parrainage dans le pays ou détenteur d’un passeport néerlandais/européen)

• Tout d’abord, l’EC et la LOA doivent être signés.
• L’employé peut officiellement commencer à travailler le lendemain de la signature du contrat.
• Si la fiche de collecte de données est correctement remplie et que le suivi/les approbations sont effectués rapidement, sans demande particulière, il devrait être facile d’embaucher quelqu’un dans un délai d’une semaine entre la première ébauche du contrat et l’embauche effective.

En conclusion : le délai total dépend de la rapidité avec laquelle les documents sont signés et du moment où l’IND approuve la demande.

10. Y a-t-il des restrictions quant aux postes ou aux secteurs d’activité pouvant être recrutés via EOR aux Pays-Bas ?

À partir de 2025, il n’y aura plus de restrictions légales basées sur les postes et/ou les secteurs d’activité. Dans le cadre de l’EOR, il devrait être possible, en principe, de recruter des personnes dans tous les secteurs.

Dans le cas de travaux à haut risque (tels que le travail avec des machines ou sur des chantiers), Parakar, en tant qu’employeur, est responsable de la sécurité de ses employés. Dans de tels cas, le client doit être en mesure de démontrer et de confirmer de manière raisonnable que les mesures de sécurité sont respectées sur le lieu de travail.

11. Comment la retraite est-elle facilitée ?

Parakar facilite la retraite grâce à un plan de retraite adéquat, qui s’applique à tous les employés. Il s’agit d’un pourcentage fixe payé par l’employeur et versé par celui-ci dans le fonds de pension de l’employé. Une fois que l’employé atteint l’âge de la retraite, il peut prétendre à cette somme.

12. Qu’en est-il des remboursements et des indemnités ?

Il est possible d’activer les demandes de remboursement de frais via le système de Parakar, et il est également possible d’offrir toutes sortes d’indemnités. Nous sommes heureux de vous conseiller sur ce qui est le plus avantageux d’un point de vue fiscal et sur ce qui est autorisé ou non par la législation fiscale néerlandaise.

Pourquoi choisir Parakar ?

Nous nous occupons de l’aide à l’immigration du début à la fin. Nous vous guidons tout au long du processus, de votre demande à votre résidence, et nous vous aidons également à demander le régime fiscal de 30 %. En tant que sponsor reconnu par les autorités néerlandaises chargées de l’immigration (IND), nous entretenons une relation de travail étroite avec elles, ce qui garantit une communication fluide et des procédures transparentes.

La conformité est au cœur de nos activités. Parakar est certifié par la Stichting Normering Arbeid (SNA), qui protège à la fois les entrepreneurs et les employeurs contre la fraude et l’illégalité. De plus, nous sommes membres enregistrés et certifiés de l’Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU), la plus grande fédération d’agences pour l’emploi aux Pays-Bas. Ces accréditations garantissent que nous répondons aux normes de qualité les plus élevées en matière de paie, d’administration et de pratiques d’emploi.

Ce qui rend Parakar unique, ce n’est pas seulement notre conformité et notre expertise, mais aussi notre histoire. L’entreprise a été fondée il y a plus de 20 ans par Johan, en collaboration avec les autorités néerlandaises, dans le but de rendre l’emploi international plus facile, plus sûr et plus transparent. Depuis lors, nous nous engageons à accompagner des professionnels comme vous à chaque étape de leur parcours.

Avantage fiscal de 30

L’Expat Ruling est une exonération fiscale néerlandaise pour les employés recrutés à l’étranger. En vertu de cette « règle fiscale », certaines catégories de personnel international peuvent bénéficier d’une exonération fiscale maximale de 30 % (27 % à compter du 1er janvier 2027) de leur salaire brut. Cette mesure vise à compenser les coûts supplémentaires liés à la vie aux Pays-Bas.

Vous avez besoin d’une assistance EOR aux Pays-Bas ?

Que vous embauchiez votre premier employé aux Pays-Bas ou que vous agrandissiez votre équipe existante, Parakar est là pour vous aider. En tant qu’employeur officiel local, nous nous occupons des contrats de travail, de la paie, de la conformité et de l’administration quotidienne des ressources humaines, ce qui vous permet de vous concentrer sur le développement de votre activité sur le marché néerlandais.

Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs d’embauche aux Pays-Bas.