Votre guide sur l’employeur officiel (EOR) en Pologne
Développer votre équipe en Pologne peut s’avérer complexe, mais cela n’est pas une fatalité. Un employeur officiel (EOR) vous permet de recruter les meilleurs talents en Pologne sans avoir à créer une entité locale. Dans cette FAQ, nous vous expliquons comment fonctionnent les services EOR, dans quels cas ils constituent la solution idéale et à quoi vous attendre lorsque vous recrutez en Pologne par l’intermédiaire d’un EOR tel que Parakar.
Comment fonctionne l’EOR : réponses aux questions clés
1. Qu’est-ce qu’un employeur officiel (EOR) ?
Un employeur officiel est une organisation tierce qui emploie légalement du personnel pour le compte de votre entreprise dans un pays spécifique. Alors que votre entreprise gère les tâches quotidiennes et les performances des employés, l’EOR s’occupe de toutes les responsabilités liées à l’emploi, telles que les contrats, la paie, les impôts et la conformité avec le droit du travail local. Cela vous permet d’embaucher dans des pays où vous n’avez pas d’entité juridique.
2. Quand une entreprise doit-elle envisager de faire appel à un EOR ?
Un EOR est particulièrement utile dans les cas suivants :
- Vous souhaitez recruter des talents dans un pays où vous n’avez pas d’entité locale.
- Vous devez recruter rapidement sans passer par un processus d’enregistrement d’entreprise long et complexe.
- Vous souhaitez vous assurer du respect des lois locales en matière d’emploi et des réglementations fiscales.
- Vous testez un nouveau marché avant de vous engager dans un investissement à long terme.
- Vous avez besoin de personnel temporaire ou pour un projet spécifique à l’étranger.
3. Quels sont les avantages d’un EOR ?
- Conformité totale avec le droit du travail et les obligations fiscales locaux.
- Délais de recrutement plus courts par rapport à la création de votre propre entité.
- Réduction de la charge administrative pour les RH et la paie.
- Coûts et risques réduits par rapport à la création d’une entreprise à l’étranger.
- Accès à une expertise et à des conseils en matière de ressources humaines au niveau local.
4. Quelle est la différence entre un EOR et une agence de recrutement / un PEO / un prestataire de services de paie ?
- Agence de recrutement : se concentre sur le recrutement et le placement de candidats, souvent pour des postes à court terme ou temporaires, mais n’agit généralement pas en tant qu’employeur légal.
- PEO (Professional Employer Organization) : offre des services d’externalisation des ressources humaines, mais exige généralement que vous disposiez de votre propre entité juridique dans le pays.
- Prestataire de services de paie : gère le paiement des salaires et les tâches administratives connexes, mais n’assume pas le rôle d’employeur légal.
- EOR : emploie légalement le travailleur en votre nom, se chargeant de toutes les questions de conformité, des contrats et de la paie, vous n’avez donc pas besoin d’une entité locale.
5. Qui est l’employeur légal lorsque l’on fait appel à un EOR ?
L’EOR est l’employeur légal sur le papier et est responsable des contrats, de la paie et de la conformité. Cependant, vous gardez le contrôle sur le travail quotidien, les objectifs et les performances de l’employé.
6. L’employé figure-t-il sur notre liste de paie ou sur celle de l’EOR ?
L’employé figure sur la paie de l’EOR. L’EOR traite les paiements de salaire, s’occupe des retenues fiscales et veille à ce que toutes les cotisations légales soient versées conformément à la législation locale.
7. Pouvons-nous embaucher à la fois des ressortissants locaux et des employés étrangers par l’intermédiaire d’un EOR ?
Oui. Les services EOR peuvent couvrir à la fois les ressortissants locaux et les employés étrangers. Pour les embauches à l’étranger, des exigences supplémentaires en matière de visa ou de permis de travail s’appliquent, et l’EOR peut souvent vous aider dans le processus de demande.
Recruter en Pologne via un EOR
1. Une entreprise étrangère peut-elle embaucher des employés en Pologne sans créer d’entité juridique ?
Oui. Un employeur officiel (EOR) est une entreprise qui emploie officiellement des employés pour le compte d’une autre entreprise. Dans la pratique, cela signifie que l’EOR s’occupe de toutes les formalités liées à l’emploi, telles que les contrats, la paie, les impôts et les assurances, tandis que le travail proprement dit est effectué pour l’autre entreprise.
2. Quels types de contrats de travail proposez-vous dans le cadre de l’EOR en Pologne ?
Un contrat de travail conclu avec un travailleur temporaire est généralement établi pour une durée déterminée. Cela signifie que le contrat indique clairement les dates de début et de fin de l’emploi et qu’il expire automatiquement à l’expiration de la durée convenue.
3. Quelles sont les règles relatives au temps de travail normal et aux heures supplémentaires en Pologne ?
Le temps de travail normal en Pologne, tel que défini par le Code du travail, est de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine en moyenne sur la période de référence applicable. Pour un emploi à temps plein, cela signifie 5 jours de 8 heures par jour.
La limite maximale des heures supplémentaires est de 150 heures par an pour un employé, mais elle peut être portée à 416 heures si l’employeur inclut cette information dans le règlement du travail, la convention collective ou le contrat de travail.
4. Quel est le salaire minimum en Pologne ?
À l’heure actuelle, le salaire minimum national en Pologne est de 4 666,00 PLN bruts par mois pour les employés à temps plein. Ce montant est fixé par le gouvernement et révisé chaque année, les ajustements prenant généralement effet au début de l’année civile.
5. Comment les congés payés (PTO) sont-ils gérés dans le cadre de l’EOR en Pologne ?
- Jours fériés : Il y a 13 jours fériés en Pologne. Il s’agit du jour de l’An, de l’Épiphanie, de Pâques (dimanche et lundi), de la fête du Travail, du jour de la Constitution, de la Pentecôte, de la Fête-Dieu, de l’Assomption, de la Toussaint, du jour de l’Indépendance nationale et des deux jours précédant Noël.
- Congés : 2 jours par mois travaillé pour les travailleurs temporaires dans le cadre de l’EOR.
- Congés maladie : en principe, les employés ont droit à des indemnités de maladie pendant les 33 premiers jours de maladie dans une année civile (14 jours pour les personnes âgées de plus de 50 ans). Au-delà de cette période, ils perçoivent des prestations de maladie de la part de l’organisme d’assurance sociale (ZUS). En règle générale, un salarié peut être en congé maladie (L4) pendant 182 jours par année civile. Dans des cas particuliers, tels que la tuberculose ou la grossesse, cette période peut être prolongée jusqu’à 270 jours.
6. Quelles sont les règles relatives à la résiliation et aux délais de préavis en Pologne ?
La réglementation prévoit cinq modes de cessation de la relation de travail entre un employé et un employeur. Il s’agit des modes suivants :
Résiliation du contrat de travail d’un commun accord entre les parties
La résiliation d’un commun accord est le mode le plus amiable pour un employeur de se séparer d’un employé. Elle nécessite :
- Le consentement des deux parties à la résiliation du contrat
- La signature conjointe d’un document confirmant la date et les conditions de la résiliation par les parties.
Important ! En cas de résiliation d’un contrat de travail d’un commun accord, la réglementation part du principe que les deux parties ont l’intention de mettre fin à la relation de travail. Par conséquent, dans ce cas, ni l’employeur ni l’employé n’ont le droit de contester l’accord devant un tribunal du travail.
Résiliation du contrat de travail par préavis
Conformément à l’article 30, paragraphe 1, point 2 : « Le contrat de travail est résilié par la déclaration d’une des parties, moyennant le respect du délai de préavis (résiliation du contrat de travail par préavis) ». Cela signifie que la relation de travail peut être résiliée à la demande de l’une des parties, l’employeur ou l’employé.
La résiliation doit être notifiée par écrit. Si l’employeur initie la résiliation du contrat de travail, la notification doit également inclure des informations sur le droit du salarié de saisir le tribunal du travail et le motif de la résiliation si la notification concerne un contrat à durée indéterminée.
Résiliation du contrat de travail sans préavis
Tant l’employeur que le salarié peuvent résilier un contrat de travail sans préavis. Le Code du travail précise les motifs pour lesquels l’une ou l’autre des parties peut résilier le contrat de travail sans préavis.
Les situations dans lesquelles un salarié peut résilier le contrat sont précisées à l’article 55 du Code du travail. Pour les employeurs, le Code du travail prévoit une liste plus large de motifs de résiliation d’un contrat de travail sans préavis. Ces dispositions figurent aux articles 52 à 53.
Résiliation du contrat de travail à l’expiration de la période pour laquelle il a été conclu
Un contrat de travail à l’essai ou à durée déterminée prend automatiquement fin à l’expiration de sa durée. Si vous souhaitez que le salarié continue à travailler pour votre entreprise après la résiliation de ce contrat de travail, vous devez conclure un nouveau contrat de travail avec lui. Toutefois, si vous ne souhaitez plus continuer à travailler avec le salarié, vous n’êtes pas tenu de faire une déclaration.
À l’expiration de la relation
La cessation d’une relation de travail intervient automatiquement, de plein droit, uniquement dans les cas prévus par la réglementation. Selon cette réglementation, un contrat de travail expire dans les cas suivants :
- Décès du salarié
- Décès de l’employeur, à condition qu’il s’agisse d’une personne physique. Cela s’applique aux entreprises individuelles, ainsi qu’aux situations où le défunt employait le salarié à titre personnel, et non dans le cadre de son activité professionnelle. Dans ce cas, les salariés ont droit à une indemnité égale à leur salaire pendant la période de préavis.
7. Pouvez-vous embaucher des sous-traitants ou des freelances via EOR en Pologne ?
Oui. En Pologne, il est possible d’engager des sous-traitants ou des freelances via un EOR en utilisant des contrats de droit civil, tels qu’un contrat de mandat (umowa zlecenie) ou un contrat pour un travail spécifique (umowa o dzieło).
8. Existe-t-il des exigences de conformité spécifiques à chaque pays pour l’intégration des nouveaux employés ?
Oui. En Pologne, certaines exigences légales doivent être remplies avant et au début de l’emploi. Un examen médical est obligatoire avant la signature du contrat de travail afin de confirmer que l’employé est apte à exercer ses fonctions. En outre, une formation en matière de santé et de sécurité au travail (SST) doit être suivie le premier jour de travail.
9. Combien de temps dure généralement l’intégration via un EOR en Pologne ?
La durée de l’intégration via un EOR en Pologne peut varier, principalement en fonction de la rapidité avec laquelle l’examen médical requis peut être effectué. Une fois l’autorisation médicale obtenue, le processus se déroule rapidement, la signature du contrat et la formation à la SST ayant généralement lieu dans un délai court.
10. Y a-t-il des restrictions quant aux postes ou aux secteurs d’activité pouvant être pourvus via un EOR en Pologne ?
Oui. La durée de l’emploi est limitée dans le cadre de certaines dispositions. La durée maximale d’emploi via un EOR est généralement de 18 mois, après quoi d’autres dispositions doivent être envisagées pour rester en conformité.
Besoin d’une assistance EOR en Pologne ?
Que vous embauchiez votre premier employé en Pologne ou que vous agrandissiez votre équipe existante, Parakar est là pour vous aider. En tant qu’employeur officiel local, nous nous occupons des contrats de travail, de la paie, de la conformité et de l’administration des ressources humaines, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.
Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs d’embauche en Pologne.
