Recruter au Royaume-Uni depuis les États-Unis

Comment recruter des employés au Royaume-Uni depuis les États-Unis

Comment recruter des employés au Royaume-Uni depuis les États-Unis

Une entreprise américaine peut embaucher des salariés au Royaume-Uni, mais elle doit mettre en place la structure d’emploi appropriée avant que le premier salarié ne commence à travailler. Dans la plupart des cas, le choix se résume à faire appel à un employeur officiel ou à créer une entité britannique pour embaucher directement du personnel.

La solution la plus adaptée dépend de votre volume d’embauche, de votre calendrier, de vos ressources internes et de vos projets à long terme. Comprendre ces différences dès le départ vous aide à éviter des coûts inutiles, des manquements à la réglementation et des retards.

Une entreprise américaine peut-elle embaucher des salariés au Royaume-Uni ?

Oui. Cependant, embaucher quelqu’un au Royaume-Uni ne se résume pas à établir un contrat de travail américain et à le rémunérer depuis les États-Unis.

L’employeur doit tenir compte des exigences britanniques telles que les retenues à la source, les documents relatifs à l’emploi, les régimes de retraite d’entreprise, les congés légaux et la vérification du droit au travail. Les employeurs doivent généralement déclarer leurs salariés via le système PAYE et prélever les montants correspondants d’impôt et d’assurance nationale lors du versement des salaires.

Il existe deux méthodes principales pour mettre en place une structure d’emploi conforme :

• Créer une entité britannique et employer la personne directement.
• Recruter par l’intermédiaire d’un « Employer of Record » (EOR) au Royaume-Uni.

Option 1 : faire appel à un « Employer of Record » (EOR) au Royaume-Uni

Un « Employer of Record » (EOR) devient l’employeur local officiel du salarié. Votre entreprise reste responsable du poste, des objectifs et des tâches quotidiennes du salarié, tandis que l’EOR gère l’administration locale liée à l’emploi.

Cela peut inclure :

• La préparation des documents d’emploi conformes à la réglementation locale
• La gestion de la paie au Royaume-Uni
• La gestion des retenues fiscales et salariales
• L’accompagnement pour l’adhésion au régime de retraite et aux avantages sociaux
• La fourniture de conseils continus en matière de ressources humaines et de conformité
• La gestion des changements tout au long du cycle de vie de l’emploi

Un EOR peut être une solution adaptée lorsque vous souhaitez embaucher vos premiers salariés au Royaume-Uni, tester le marché ou employer quelqu’un sans mettre immédiatement en place une infrastructure locale de ressources humaines et de paie.

Le principal inconvénient est que le salarié n’est pas employé directement par votre entreprise américaine ou par une filiale britannique. Vous devez également payer des frais de service récurrents. La question de savoir si cette solution est plus rentable qu’une entité dépend du nombre de salariés, de la durée prévue et du niveau d’accompagnement dont votre entreprise a besoin. Il est important de noter que, bien qu’un EOR soit impliqué, l’entreprise américaine doit tout de même respecter ses obligations fiscales en tant qu’entité mère, car l’administration fiscale britannique (HMRC) reconnaît les risques liés à un établissement stable via le lieu d’activité fixe.

Option 2 : Créer une société britannique depuis les États-Unis

La création de votre propre entité britannique peut s’avérer plus appropriée lorsque le Royaume-Uni devient un marché stratégique à long terme ou lorsque vous prévoyez de constituer une équipe locale plus importante.

L’embauche directe confère à votre entreprise un plus grand contrôle sur les contrats, les prestataires de paie, les avantages sociaux et les processus internes. Elle engendre également des responsabilités supplémentaires.

Votre organisation devra peut-être prendre en charge :

• L’enregistrement de la société et l’administration de l’entreprise
• L’enregistrement de l’employeur auprès du HMRC
• La gestion de la paie au Royaume-Uni et les déclarations PAYE
• Les dispositions relatives aux régimes de retraite d’entreprise
• L’assurance responsabilité civile de l’employeur
• Les contrats de travail locaux et les politiques RH
• Un accompagnement continu en matière fiscale, comptable et de conformité

Les employeurs doivent généralement souscrire une assurance responsabilité civile de l’employeur lorsqu’ils commencent à embaucher du personnel en Grande-Bretagne. Celle-ci doit couvrir au moins 5 millions de livres sterling et être fournie par un assureur agréé. Les obligations en matière de retraite d’entreprise peuvent également inclure l’affiliation des salariés éligibles et le versement des cotisations patronales.

La création d’une entité offre donc un certain contrôle, mais elle ne doit pas être considérée comme une simple formalité d’enregistrement ponctuelle. Elle nécessite une gestion continue des aspects financiers, de la paie, des ressources humaines et de la conformité.

Employeur officiel (Employer of Record) par opposition à une entité britannique

Aucune de ces deux options n’est automatiquement la meilleure. Une entreprise qui recrute un seul spécialiste n’a pas les mêmes besoins qu’une entreprise prévoyant de mettre en place une structure de 30 personnes au Royaume-Uni.

Considérations relatives au droit du travail britannique pour les employeurs américains

Les employeurs américains ne doivent pas se contenter de transposer au Royaume-Uni leurs modèles de contrats de travail et leurs politiques existants. Les droits des salariés et les obligations des employeurs en vigueur localement doivent être pris en compte dès le départ. Les employeurs et les entreprises américains doivent également savoir que le Royaume-Uni modifie régulièrement son droit du travail ; ils doivent donc se tenir informés des changements futurs susceptibles d’entrer en vigueur l’année suivante, et pas seulement pour l’année en cours au cours de laquelle ils décident de s’implanter au Royaume-Uni.

Conditions d’emploi écrites

Les salariés et les travailleurs doivent recevoir un document écrit précisant les principales conditions d’emploi avant leur prise de fonction ou le jour même de leur prise de fonction. Ce document couvre des aspects tels que la rémunération, les horaires de travail, les congés, le lieu de travail, la période d’essai et les avantages sociaux. Des informations supplémentaires doivent également être fournies dans les délais impartis.

Congés annuels payés

Presque tous les travailleurs ont légalement droit à 5,6 semaines de congés annuels payés par an. Pour une personne travaillant cinq jours par semaine, cela équivaut normalement à 28 jours. Les jours fériés peuvent être inclus dans ce droit.

Retraites d’entreprise

Les employeurs doivent évaluer leurs obligations en matière de retraite et inscrire automatiquement les salariés éligibles à un régime de retraite d’entreprise conforme. Les cotisations patronales et la gestion administrative associée doivent donc être prises en compte dans vos plans de recrutement.

Vérification du droit au travail

Avant le début de l’emploi, l’employeur doit vérifier que le candidat est autorisé à travailler au Royaume-Uni. Selon le salarié, cela peut impliquer une vérification en ligne, la présentation de documents originaux ou le recours à un prestataire de services d’identification agréé.

Statut professionnel

Le fait d’embaucher une personne en tant que prestataire indépendant ne signifie pas automatiquement qu’elle est à son compte. C’est la relation de travail concrète qui permet de déterminer son statut professionnel et ses droits. La classification en tant que prestataire indépendant doit donc être évaluée avec soin et ne pas servir de raccourci pour contourner les obligations liées à l’emploi.

Coûts liés à l’embauche d’un salarié au Royaume-Uni

Le salaire brut du salarié ne représente qu’une partie du coût total. Un budget réaliste peut également inclure :

• Les cotisations patronales à l’assurance nationale. Veuillez noter que le taux peut être modifié chaque année. En 2026, le taux s’élèvera à 15 % au-delà du seuil secondaire.
• Les cotisations au régime de retraite d’entreprise
• Les congés payés et les absences légales
• Les assurances
• Les avantages sociaux
• La gestion de la paie et des ressources humaines
• L’assistance juridique et comptable
• Les frais d’EOR ou les coûts de gestion de l’entité

Le coût final dépend de la rémunération de l’employé, de ses avantages sociaux, de son lieu de travail et de la structure d’emploi. Se contenter de comparer les frais d’EOR au coût de la création d’une société donne une image incomplète de la situation. Votre charge de travail interne et vos responsabilités continues en matière de conformité ont également une valeur. Vous devez également tenir compte du fait que le Royaume-Uni applique un salaire minimum national de 12,71 GBP par heure. Ce montant peut également augmenter en fonction de la localisation, Londres ayant instauré un salaire de subsistance facultatif d’au moins 14,80 GBP par heure. Il ne s’agit toutefois pas d’une obligation légale.

L’ouverture d’un bureau à Londres suffit-elle ?

Un bureau à Londres et une structure d’emploi conforme ne sont pas la même chose.

Une entreprise étrangère disposant d’un établissement physique ou d’une succursale au Royaume-Uni peut être tenue d’enregistrer un établissement britannique auprès de Companies House. Toutefois, l’enregistrement d’un bureau ne dispense pas de la nécessité de gérer la paie, les documents relatifs à l’emploi, les retraites et la conformité en matière de ressources humaines.

De même, vous n’avez pas nécessairement besoin d’un bureau physique à Londres pour embaucher un salarié basé au Royaume-Uni. La structure la plus adaptée dépend de la manière dont votre entreprise va fonctionner, gérer son personnel et s’implanter sur le marché.

Comment choisir la bonne solution d’embauche

Un prestataire EOR peut convenir lorsque vous procédez à vos premières embauches, que vous avez besoin d’un soutien local ou que vous souhaitez tester le marché avant de créer une entité.

Une entité britannique peut être la solution si vous prévoyez une croissance soutenue, souhaitez avoir la maîtrise directe des processus d’emploi et disposez des ressources nécessaires pour gérer les obligations courantes.

Les spécialistes locaux de l’emploi chez Parakar aident les entreprises américaines à évaluer ces facteurs avant de choisir une solution. Plutôt que d’appliquer un modèle standard, nous examinons vos projets de recrutement, le niveau de contrôle souhaité et vos ambitions à long terme. Nous vous accompagnons ensuite dans les processus d’emploi, de paie et de ressources humaines nécessaires à la mise en œuvre de cette structure.

Vous envisagez de recruter des collaborateurs au Royaume-Uni depuis les États-Unis ? Discutez avec un expert de Parakar afin de déterminer quelle structure d’emploi correspond le mieux à votre entreprise et à votre équipe britannique.

Cet article fournit des informations générales et ne constitue en aucun cas un conseil juridique ou fiscal.

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