Votre guide sur l’employeur officiel (EOR) en Espagne

Développer votre équipe à l’international peut s’avérer complexe, mais cela n’est pas une fatalité. Un employeur officiel (EOR) vous permet d’embaucher des talents dans de nouveaux pays sans avoir à créer une entité locale. Dans cette FAQ, nous vous expliquons comment fonctionnent les services EOR, quand les utiliser et à quoi vous attendre lorsque vous embauchez en Espagne via un EOR tel que Parakar.

Comment fonctionne l’EOR : réponses aux questions clés

1. Qu’est-ce qu’un employeur officiel (EOR) ?

Un employeur officiel (EOR) est une organisation tierce qui emploie légalement des travailleurs pour le compte d’une autre entreprise. L’EOR prend en charge toutes les responsabilités liées à l’emploi, telles que la paie, les déclarations fiscales, les avantages sociaux et le respect de la législation locale du travail, tandis que l’entreprise cliente gère les tâches quotidiennes et les performances des employés.

2. Quand une entreprise doit-elle envisager de faire appel à un EOR ?

Les entreprises font généralement appel à un EOR lorsqu’elles :

• Souhaitent embaucher dans un pays où elles ne disposent pas d’entité juridique.
• Doivent intégrer rapidement et en toute conformité de nouveaux employés.
• Souhaitent réduire les risques et la complexité liés au respect de la législation locale en matière d’emploi.
• Embauchent des talents à distance ou testent de nouveaux marchés avant de s’implanter.

3. Quels sont les avantages d’avoir recours à un EOR ?

Les principaux avantages d’avoir recours à un EOR sont les suivants :

• Conformité locale : garantit que toutes les pratiques en matière d’emploi sont conformes aux exigences légales locales.
• Rapidité : intégrez plus rapidement les employés sans avoir à créer une entité locale.
• Réduction de la charge administrative : l’EOR s’occupe de la paie, des contrats, des avantages sociaux et des déclarations fiscales.
• Réduction des risques : évitez les pénalités et les problèmes juridiques en restant en conformité dans chaque pays.

4. Quelle est la différence entre un EOR et une agence de recrutement / un PEO / un prestataire de services de paie ?

• EOR : Embauche légalement des travailleurs en votre nom et assume l’entière responsabilité légale.
• Agence de recrutement : Recrute et fournit généralement des travailleurs temporaires, souvent pour des missions de courte durée.
• PEO (Professional Employer Organization) : Co-emploie des travailleurs aux côtés de votre entreprise, généralement dans le même pays.
• Prestataire de services de paie : gère le traitement de la paie, mais n’emploie pas les travailleurs et ne veille pas au respect de la législation.

5. Qui est l’employeur légal lorsque l’on fait appel à un EOR ?

Le prestataire EOR est l’employeur légal officiel. Cela signifie que l’EOR est responsable des contrats de travail, des impôts et de la conformité. Cependant, c’est l’entreprise cliente qui dirige le travail quotidien des employés et les intègre dans son équipe et sa culture.

6. Le salarié figure-t-il sur la liste des salariés du client ou sur celle de l’EOR ?

Le salarié figure sur la liste des salariés de l’EOR. L’EOR se charge du paiement des salaires, des retenues fiscales, des cotisations sociales et des autres obligations légales. L’entreprise cliente paie l’EOR, qui gère ensuite l’emploi en son nom.

7. Pouvons-nous embaucher à la fois des ressortissants locaux et des employés étrangers par l’intermédiaire d’un EOR ?

Oui, vous pouvez embaucher à la fois des employés locaux et étrangers par l’intermédiaire d’un EOR. Toutefois, l’embauche de ressortissants étrangers peut dépendre de la législation locale en matière d’immigration et de la capacité de l’EOR à parrainer des visas de travail dans ce pays. Il est important de vérifier l’éligibilité au visa et les délais de traitement auprès de l’EOR.

Recruter en Espagne via un EOR

1. Une entreprise étrangère peut-elle embaucher des employés en Espagne sans créer d’entité juridique ?

Oui ! Recruter en Espagne sans entité juridique est possible grâce à des entreprises comme Parakar, et cette pratique est de plus en plus courante, d’où l’existence du modèle EOR (Employer of Record, ou employeur officiel). En tant que partenaire RH local et spécialiste de l’emploi, nous aidons les entreprises internationales à gérer les contrats de travail, la conformité, la paie et les processus RH en Espagne.

Les services EOR sont particulièrement utiles pour les entreprises qui explorent le marché espagnol, développent des équipes à distance ou souhaitent embaucher rapidement et en toute conformité.

2. Quels types de contrats de travail proposez-vous dans le cadre de l’EOR en Espagne ?

Nous proposons des contrats de travail à durée indéterminée (permanents) comme norme pour toutes les embauches en Espagne. Il s’agit non seulement du type de contrat le plus courant et le plus stable en vertu du droit du travail espagnol, mais aussi d’une obligation légale dans la plupart des cas.

Depuis les récentes réformes du droit du travail, les contrats à durée déterminée sont strictement limités et fortement réglementés. Ils ne peuvent être utilisés que dans des circonstances exceptionnelles et clairement justifiées, telles que le remplacement d’un employé absent ou la réalisation d’un projet spécifique à court terme. Dans la pratique, ces conditions sont difficiles à remplir et une classification erronée d’un contrat à durée déterminée peut entraîner des conséquences juridiques et financières pour l’employeur.

Pour cette raison, et afin de garantir une conformité totale, nous émettons exclusivement des contrats permanents via notre solution EOR en Espagne.

Tous les contrats de travail sont rédigés en espagnol, conformément à la loi. Afin de faciliter la transparence et la compréhension pour les clients et les employés internationaux, nous fournissons également une version anglaise en parallèle. Cette approche bilingue permet d’aligner les attentes de toutes les parties prenantes et garantit la clarté tout au long de la relation de travail.

Pour la période d’essai, une période maximale de 6 mois peut être établie et est toujours fortement recommandée.

3. Quelles sont les règles relatives aux heures de travail normales et aux heures supplémentaires en Espagne ?

Le cadre juridique général en Espagne fixe la durée normale du travail à 40 heures par semaine, généralement réparties sur cinq jours ouvrables. Toutefois, les conditions spécifiques relatives au temps de travail, aux périodes de repos et à la rémunération des heures supplémentaires dépendent souvent de la convention collective applicable (CBA).

Dans notre cas, nous suivons les dispositions de la CCT Consultoría y Estudios de Mercado, qui s’applique généralement aux emplois dans le domaine des connaissances et du conseil. En vertu de cette convention :

• La durée normale du travail est fixée à 1 800 heures par an, ce qui correspond généralement à 40 heures par semaine, sauf accord contraire.
• Des modalités de travail flexibles peuvent être autorisées, à condition que le nombre total d’heures annuelles soit respecté.
• Les périodes de repos quotidiennes et hebdomadaires sont également définies, avec un repos minimum de 12 heures entre les jours de travail et de 36 heures consécutives par semaine.

En ce qui concerne les heures supplémentaires :

• La législation espagnole limite les heures supplémentaires à 80 heures par an, sauf si elles sont compensées par du temps libre.
• Toutes les heures supplémentaires doivent être volontaires, correctement enregistrées et rémunérées ou compensées par du temps de repos supplémentaire, selon l’accord conclu avec le salarié et les dispositions de la CCT.
• Certaines fonctions peuvent être classées comme « postes de confiance » (puestos de confianza), qui peuvent ne pas être soumis aux règles standard en matière d’heures supplémentaires ; cela est évalué au cas par cas.

En tant que partenaire EOR, nous veillons à ce que toutes les conditions d’emploi, y compris les heures de travail, les heures supplémentaires et les périodes de repos, soient pleinement conformes à la législation espagnole et à la convention collective applicable, garantissant ainsi la sécurité juridique et la transparence opérationnelle.

4. Quel est le salaire minimum en Espagne ?

Le salaire minimum légal (SMI) en Espagne pour 2025 est fixé à 1 184 € bruts par mois en 14 paiements, ce qui correspond à un salaire annuel brut de 16 576 €. Cela représente une augmentation de 50 € par mois par rapport à 2024, soit une augmentation annuelle de 4,4 %, selon le ministère espagnol du Travail.

Si l’on répartit ce montant sur 12 mensualités, comme nous le faisons chez Parakar, l’équivalent mensuel du SMI est de 1 381,33 € brut.

Toutefois, dans la pratique, la plupart des employés embauchés dans le cadre de notre modèle EOR en Espagne sont couverts par une convention collective sectorielle (CBA). Dans notre cas, nous appliquons généralement la CBA Consultoría y Estudios de Mercado, qui fixe des niveaux de salaire minimum plus élevés que le SMI légal, en fonction de la catégorie professionnelle et du groupe salarial de l’employé.

Par exemple :

• Les postes administratifs ou de soutien technique relèvent de tranches salariales différentes de celles des consultants, des analystes ou des postes de direction.
• La CBA définit les salaires annuels minimums sur la base de 14 paiements, mais chez Parakar, nous appliquons toujours un prorata sur 12 mois afin de simplifier la paie et d’assurer la cohérence des revenus mensuels.

Dans le cadre de notre service EOR, nous garantissons :

• La classification correcte de la catégorie professionnelle de chaque employé conformément à la CBA.
• Le respect total des exigences salariales minimales applicables, qui prévalent sur le SMI légal lorsqu’elles sont plus élevées.
• La présentation transparente de toutes les composantes du salaire dans le contrat de travail.

5. Comment les congés payés (PTO) sont-ils gérés dans le cadre de l’EOR en Espagne ?

Les employés en Espagne bénéficient d’un ensemble généreux d’avantages en matière de congés, dont beaucoup sont protégés par la loi et renforcés par les conventions collectives.

La durée minimale des congés payés prévue par les conventions collectives est de 23 jours ouvrables par an, hors week-ends et jours fériés. L’Espagne observe également 14 jours fériés par an, qui sont une combinaison de jours fériés nationaux, régionaux et locaux.

Les congés maladie sont couverts par le système de sécurité sociale, les obligations de l’employeur dépendant de la durée du congé. L’employeur prend généralement en charge tout ou partie du salaire pendant les premiers jours d’absence, la couverture publique prenant le relais par la suite. La durée et les taux d’indemnisation sont réglementés par la loi et varient en fonction de la cause de la maladie et de la convention collective applicable.

Les autres congés légaux comprennent le congé de maternité et de paternité, le congé de mariage, le congé de deuil et le congé pour soins à un membre de la famille en situation d’urgence. Nous gérons tous les types de congés conformément aux exigences légales, en veillant à l’exactitude des calculs de paie et de la documentation.

6. Quelles sont les règles en matière de licenciement et de préavis en Espagne ?

Le licenciement en Espagne doit suivre des procédures légales strictes. Un licenciement abusif peut entraîner des coûts de compensation élevés et des conséquences juridiques, c’est pourquoi il est essentiel de faire appel à un expert local dans ce domaine.

Le délai de préavis prévu par la convention collective chez Parakar est généralement de 15 jours ouvrables, sauf si une autre durée est convenue dans le contrat de travail.

Notre service EOR comprend une assistance complète pour un départ en bonne et due forme, y compris la documentation, le calcul des indemnités et la réduction des risques.

7. Pouvez-vous embaucher des contractants ou des freelances via EOR en Espagne ?

Non, en tant qu’employeur officiel, Parakar ne peut embaucher des personnes qu’en tant que salariés, et non en tant que prestataires indépendants. Les autorités espagnoles du travail sont strictes en matière de classification erronée et le recours à des prestataires pour effectuer des tâches qui s’apparentent à celles d’un salarié peut entraîner des contrôles, des amendes et la reclassification forcée au statut de « falso autónomo » (faux indépendant), etc.

Si votre entreprise a besoin de faire appel à des freelances, nous pouvons vous conseiller sur les meilleures pratiques et les alternatives possibles. Toutefois, le recours à des prestataires ne relève pas du champ d’application des services EOR standard.

8. Existe-t-il des exigences spécifiques à chaque pays en matière d’intégration ?

Oui. L’intégration en Espagne implique plusieurs démarches administratives et juridiques, que nous gérons toutes dans le cadre de notre service EOR. Elles comprennent :

• L’inscription au système de sécurité sociale espagnol (les EE doivent disposer d’un numéro de sécurité sociale, sinon Parakar peut l’obtenir en leur nom).
• Les employés doivent disposer de documents valides et être légalement résidents/autorisés à résider en Espagne (carte d’identité nationale (DNI/NIE) et permis de séjour (TIE) ou passeport avec permis de travail/de séjour valide), coordonnées bancaires espagnoles, etc.
• Contrat de travail espagnol dûment signé avant la date de début.
• Inscription à l’assurance accident obligatoire et aux autres cotisations sociales applicables (Parakar s’en charge).
• Le suivi du temps de travail est obligatoire en Espagne (les employés doivent communiquer chaque mois à Parakar leurs feuilles de présence signées, indiquant leurs heures de travail, leurs absences, leurs jours de congé, etc.
• La vérification des antécédents n’est pas obligatoire et doit toujours être acceptée par l’employé qui signe une autorisation.
• Des examens médicaux sont proposés lors de l’intégration et nous les coordonnons le cas échéant.

9. Combien de temps dure généralement l’intégration via EOR en Espagne ?

L’intégration prend généralement environ deux semaines à compter de la date à laquelle toutes les informations et tous les documents nécessaires ont été fournis. Toutefois, pour les employés étrangers qui s’installent en Espagne, le processus peut prendre plus de temps en raison des exigences en matière d’immigration et d’enregistrement (pour les cas d’immigration, nous recommandons de prévoir une période minimale de deux mois lorsqu’une demande de permis de travail est nécessaire).

10. Y a-t-il des restrictions quant aux postes ou aux secteurs d’activité pouvant être recrutés via EOR en Espagne ?

Dans le cadre de Parakar, la plupart des services professionnels de bureau, tels que les fonctions administratives (emplois relevant de la CBA « Conseil et études de marché »), peuvent être légalement recrutés.

Certaines restrictions s’appliquent à des secteurs spécifiques. Par exemple :

• Les professions réglementées telles que les médecins, les avocats, les ingénieurs/architectes signataires de projets, les pilotes, etc.
• Les postes du secteur public ou les emplois impliquant des contrats directs avec le gouvernement sont exclus des solutions EOR.
• Tout emploi dans l’industrie ou lié à des machines nécessitant le respect de conditions de travail particulières (telles que le port d’EPI, le contact avec des substances chimiques, la visite d’usines, etc.).

* Nous évaluons chaque poste individuellement et confirmons l’éligibilité et la conformité avant de signer les contrats.

11. Pouvez-vous prendre en charge les avantages sociaux locaux ?

Oui. Nous pouvons vous aider à mettre en place des avantages sociaux supplémentaires, tels qu’une assurance maladie privée, avec la société SANITAS. Nous proposons également des options de location de voiture.

12. L’indemnité de télétravail (RWA) est-elle obligatoire en Espagne ?

Oui, la réglementation espagnole en matière de télétravail stipule que les frais des télétravailleurs, tels que l’électricité, Internet, etc., doivent être pris en charge par l’employeur. Chez Parakar, nous fixons généralement une indemnité de télétravail de 50 euros bruts par mois. L’employeur doit également fournir aux travailleurs les éléments nécessaires à l’exercice de leur activité, tels qu’un ordinateur portable, un clavier, etc.

Besoin d’une assistance EOR en Espagne ?

Que vous souhaitiez embaucher votre premier employé en Espagne ou agrandir une équipe existante, Parakar est là pour vous aider. En tant qu’employeur officiel local, nous nous occupons des contrats, de la paie, de la conformité et des ressources humaines afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs d’embauche en Espagne.