Cómo funciona el PTO en el Reino Unido

Empezar a trabajar en el Reino Unido implica comprender aspectos clave de la legislación laboral, especialmente cómo funciona el tiempo libre retribuido (PTO). Esta guía ayudará tanto a los empleados como a las empresas a conocer los aspectos esenciales del PTO en el Reino Unido, incluyendo las vacaciones anuales obligatorias, el traspaso de vacaciones y los procedimientos para informar y disfrutar de las vacaciones.

Cómo se contabiliza el PTO en el Reino Unido

En el Reino Unido, el PTO se conoce principalmente como «vacaciones anuales reglamentarias». Todos los empleados tienen derecho a un número mínimo de días, con disposiciones para vacaciones adicionales en función de su contrato.

Vacaciones anuales obligatorias

Los empleados del Reino Unido tienen derecho a un mínimo de 5,6 semanas de vacaciones pagadas al año, que incluyen 20 días de vacaciones anuales y 8 días festivos (Bank Holidays). Este es el mínimo legal para los empleados a tiempo completo que trabajan cinco días a la semana, aunque algunas empresas pueden ofrecer paquetes de vacaciones más generosos a través de políticas de empresa o convenios colectivos.

Los empresarios tienen flexibilidad para distribuir este tiempo, pero deben garantizar que se cumple el mínimo establecido. El cálculo de las vacaciones anuales obligatorias se basa en los siguientes principios:

• Los empleados a tiempo completo que trabajan cinco días a la semana tienen derecho a 28 días de vacaciones anuales (incluidos los días festivos).
• Los empleados a tiempo parcial tienen derecho a una cantidad prorrateada, que es proporcional al número de días que trabajan.

Por ejemplo, si un empleado trabaja tres días a la semana, tiene derecho a 16,8 días de vacaciones (3 días x 5,6 semanas).

Vacaciones adicionales

Muchas empresas ofrecen vacaciones pagadas adicionales al mínimo legal como parte de sus prestaciones a los empleados. Estos días adicionales pueden basarse en la antigüedad, en políticas específicas de la empresa o en beneficios negociados. Es habitual que las empresas ofrezcan paquetes mejorados para atraer y retener el talento.

Traslado de vacaciones y restricciones

Aunque se recomienda a los trabajadores que disfruten de sus vacaciones dentro del año de vacaciones, se permite cierta flexibilidad para trasladar las vacaciones no disfrutadas:

• Reglas de transferencia: La empresa puede autorizar al trabajador a trasladar hasta cuatro semanas de vacaciones al año siguiente. Normalmente, esto se aplica si el empleado no ha podido disfrutar de sus vacaciones por motivos específicos, como una enfermedad o exigencias de la empresa. No obstante, los pormenores de la política de traspaso de vacaciones suelen figurar en el contrato de trabajo.
• Vacaciones no disfrutadas: Si las vacaciones no se toman dentro del año de vacaciones y el contrato de trabajo no permite el traspaso, el empleado podría perder el derecho a ese tiempo libre, excepto en los casos protegidos por la ley (por ejemplo, baja por maternidad o enfermedad de larga duración).

¿De cuántos días de vacaciones puede disfrutar un trabajador?

• Vacaciones anuales legales: La legislación británica da derecho a los empleados a 5,6 semanas de vacaciones pagadas al año. Para la mayoría de los empleados a tiempo completo, son 28 días, incluidos los días festivos. Sin embargo, los días festivos no tienen que darse como vacaciones pagadas y pueden incluirse en el derecho legal.
• Vacaciones adicionales: Algunas empresas ofrecen días de vacaciones más generosos, que pueden incluir vacaciones pagadas adicionales para empleados con muchos años de servicio o como recompensa por su rendimiento. Los días adicionales sobre el mínimo legal quedan a discreción del empresario.

El periodo de referencia para las vacaciones anuales

El derecho a vacaciones anuales se calcula a lo largo del año de vacaciones, que suele coincidir con el año natural o el ejercicio financiero, según la política de la empresa. El periodo de referencia puede variar en función de la elección del empresario, pero un periodo común es del 1 de enero al 31 de diciembre.

Si un empleado empieza o deja su trabajo a mitad de año, su derecho a vacaciones se calcula a prorrata, lo que significa que sólo tendrá derecho a una parte de los 28 días completos, en función del tiempo que haya trabajado durante el año de vacaciones.

¿Cómo pueden los trabajadores disfrutar del PTO?

En el Reino Unido, el disfrute del PTO sigue un proceso estructurado:

• Solicitarlo con antelación: Por lo general, los empleados deben avisar a su empresa cuando desean tomarse tiempo libre. El periodo de preaviso suele ser al menos el doble de la duración de las vacaciones solicitadas. Por ejemplo, si quiere tomarse cinco días de vacaciones, tendrá que avisar con al menos diez días de antelación. Las empresas suelen renunciar a esta norma.
• Discrecionalidad del empresario: El empresario puede denegar una solicitud de vacaciones si choca con el funcionamiento de la empresa, aunque debe justificarlo de forma razonable. Sin embargo, deben avisar con una antelación al menos igual a la duración de las vacaciones solicitadas. Por ejemplo, si deniegan unas vacaciones de dos semanas, deben avisar con dos semanas de antelación. También se suele renunciar a ello.
• Vacaciones acumuladas: Los empleados no pueden coger más vacaciones de las que han acumulado, lo que significa que si aún no han trabajado el tiempo suficiente para ganarse los días de vacaciones, puede que tengan que esperar hasta que hayan acumulado el tiempo suficiente.

Cómo comunicar el PTO a su empresa

En el Reino Unido, para comunicar y solicitar el PTO hay que seguir los siguientes pasos:

1. Revise su contrato o la política de la empresa: Antes de planificar tus vacaciones, revisa el contrato de trabajo o las políticas específicas de la empresa para conocer las normas sobre derechos de vacaciones, prórrogas y procesos de aprobación.
2. Presente una solicitud formal: Los empleados deben presentar sus solicitudes de vacaciones con suficiente antelación, especialmente durante los periodos vacacionales más populares (por ejemplo, verano o Navidad).
3. Esperar la aprobación: Los empleadores aprobarán o denegarán las vacaciones en función de las necesidades de la empresa, pero la decisión debe comunicarse con prontitud.
4. Documentar las vacaciones: Los empleados deben llevar un registro de sus permisos aprobados para evitar malentendidos, sobre todo al reincorporarse al trabajo.
5. Planifique en función de las necesidades de la empresa: Los empleadores tienen derecho a rechazar las vacaciones si entran en conflicto con periodos críticos de la empresa, por lo que es aconsejable planificar las vacaciones en periodos más tranquilos o discutir las opciones con el equipo.

El PTO no se registra en las nóminas, como ocurre en otros países. Los empresarios deben registrar el saldo de vacaciones de sus empleados, utilizando un programa informático o guardándolo en un archivo sin formalidades particulares.

¿Necesita ayuda para entender el PTO en el Reino Unido?

Entender cómo funciona el PTO en el Reino Unido es crucial tanto para los empleados como para las empresas. Con un mínimo legal de 5,6 semanas de vacaciones pagadas, los empleados del Reino Unido disfrutan de una cantidad decente de tiempo libre en comparación con muchos países. Sin embargo, como todos los derechos en el lugar de trabajo, el PTO conlleva normas y plazos específicos que deben respetarse. Si te familiarizas con estas normas y te adhieres a las políticas de tu empresa, podrás aprovechar al máximo tu PTO en el Reino Unido.

Si tienes alguna pregunta o necesitas más aclaraciones sobre el PTO en el Reino Unido, nuestros consultores de RRHH están aquí para ayudarte. Tanto si es usted un empleado que desea conocer sus derechos de vacaciones como si es una empresa que desea garantizar el cumplimiento de la normativa británica, sólo tiene que llamarnos o enviarnos un correo electrónico.