Cómo contratar empleados en el Reino Unido desde Estados Unidos

Una empresa estadounidense puede contratar a empleados en el Reino Unido, pero necesita contar con la estructura laboral adecuada antes de que la primera persona comience a trabajar. En la mayoría de los casos, la elección consiste en recurrir a un empleador oficial o constituir una entidad en el Reino Unido y contratar a las personas directamente.

La opción más adecuada depende de tu volumen de contratación, los plazos, los recursos internos y los planes a largo plazo. Comprender estas diferencias desde el principio te ayuda a evitar costes innecesarios, incumplimientos normativos y retrasos.

¿Puede una empresa estadounidense contratar a empleados en el Reino Unido?

Sí. Sin embargo, contratar a alguien en el Reino Unido implica algo más que emitir un contrato de trabajo estadounidense y pagarle desde EE. UU.

El empleador debe tener en cuenta los requisitos del Reino Unido, como las retenciones en nómina, la documentación laboral, los planes de pensiones de empresa, las bajas legales y las comprobaciones del derecho a trabajar. Por lo general, los empleadores deben dar de alta a los empleados a través del sistema PAYE y deducir los importes correspondientes en concepto de impuestos y Seguridad Social a través de la nómina.

Existen dos formas principales de crear una estructura laboral que cumpla con la normativa:

• Constituir una entidad en el Reino Unido y contratar a la persona directamente.
• Contratar a través de un «Employer of Record» (EOR) en el Reino Unido.

Opción 1: Recurrir a un «Employer of Record» (EOR) en el Reino Unido

Un «Employer of Record» (EOR) se convierte en el empleador local oficial del empleado. Su empresa sigue siendo responsable de la función, los objetivos y el trabajo diario del empleado, mientras que el EOR se encarga de la gestión administrativa local del empleo.

Esto puede incluir:

• Preparar la documentación laboral conforme a la normativa local
• Gestionar la nómina en el Reino Unido
• Gestionar las retenciones fiscales y de nómina
• Prestar apoyo en la inscripción en planes de pensiones y prestaciones
• Proporcionar orientación continua en materia de RR. HH. y cumplimiento normativo
• Gestionar los cambios a lo largo del ciclo de vida laboral

Un EOR puede ser adecuado cuando se desea contratar a los primeros empleados en el Reino Unido, probar el mercado o contratar a alguien sin tener que crear de inmediato una infraestructura local de RR. HH. y nóminas.

La principal desventaja es que el empleado no está contratado directamente por su empresa estadounidense ni por una filial británica. Además, deberá abonar una cuota de servicio periódica. Que esto resulte más rentable que constituir una entidad depende del número de empleados, la duración prevista y el apoyo que requiera su empresa. Es importante señalar que, aunque intervenga un EOR, la empresa estadounidense debe seguir cumpliendo con sus obligaciones fiscales corporativas, ya que la autoridad competente, la HMRC, reconoce los riesgos de establecimiento permanente a través del lugar fijo de negocio.

Opción 2: Constituir una empresa en el Reino Unido desde EE. UU.

Constituir su propia entidad en el Reino Unido puede resultar más adecuado cuando este país se está convirtiendo en un mercado estratégico a largo plazo o cuando prevé crear un equipo local más amplio.

La contratación directa otorga a su empresa un mayor control sobre los contratos, los proveedores de nóminas, las prestaciones y los procesos internos. También conlleva responsabilidades adicionales.

Es posible que su organización tenga que encargarse de:

• Registro de la empresa y administración corporativa
• El registro como empleador ante la HMRC
• La gestión de nóminas en el Reino Unido y la presentación de informes PAYE
• Los planes de pensiones de empresa
• El seguro de responsabilidad civil del empleador
• Los contratos de trabajo locales y las políticas de RR. HH.
• Asistencia continua en materia fiscal, contable y de cumplimiento normativo

Por lo general, los empleadores deben contratar un seguro de responsabilidad civil del empleador cuando comienzan a contratar personal en Gran Bretaña. Este debe cubrir al menos 5 millones de libras esterlinas y ser proporcionado por una aseguradora autorizada. Las obligaciones en materia de pensiones de empresa también pueden incluir la inscripción de los empleados que cumplan los requisitos y el pago de las aportaciones del empleador.

Por lo tanto, la constitución de una entidad ofrece control, pero no debe considerarse como un mero trámite de registro puntual. Requiere una gestión continua en materia de finanzas, nóminas, recursos humanos y cumplimiento normativo.

Empleador oficial frente a una entidad en el Reino Unido

Ninguna de las dos opciones es automáticamente mejor. Una empresa que contrata a un especialista tiene necesidades diferentes a las de una empresa que planea crear una filial en el Reino Unido con una plantilla de 30 personas.

Aspectos a tener en cuenta sobre la legislación laboral del Reino Unido para los empleadores estadounidenses

Los empleadores estadounidenses no deben limitarse a trasladar al Reino Unido sus plantillas y políticas laborales existentes. Es necesario tener en cuenta desde el principio los derechos laborales locales y las obligaciones de los empleadores. Los empleadores y las empresas estadounidenses también deben saber que el Reino Unido introduce cambios periódicamente en la legislación laboral, por lo que deben estar al tanto de los cambios futuros que puedan entrar en vigor el año siguiente y no solo el año en que decidan iniciar su actividad en el Reino Unido.

Condiciones laborales por escrito

Los empleados y trabajadores deben recibir una declaración por escrito que contenga las principales condiciones laborales antes de comenzar a trabajar o el mismo día de su incorporación. Esta abarca aspectos como el salario, la jornada laboral, las vacaciones, el lugar de trabajo, el período de prueba y las prestaciones. También debe facilitarse información adicional dentro del plazo establecido.

Vacaciones anuales retribuidas

Casi todos los trabajadores tienen derecho legal a 5,6 semanas de vacaciones anuales retribuidas al año. Para alguien que trabaje cinco días a la semana, esto suele equivaler a 28 días. Los días festivos pueden incluirse en ese derecho.

Pensiones de empresa

Los empleadores deben evaluar sus responsabilidades en materia de pensiones e inscribir automáticamente a los empleados que cumplan los requisitos en un plan de pensiones de empresa que cumpla las condiciones establecidas. Por lo tanto, las aportaciones del empleador y la gestión administrativa continua deben incluirse en sus planes de contratación.

Comprobaciones del derecho a trabajar

Antes de que comience la relación laboral, el empleador debe verificar que el candidato está autorizado para trabajar en el Reino Unido. Dependiendo del empleado, esto puede implicar una comprobación en línea, la presentación de documentos originales o recurrir a un proveedor de servicios de identidad autorizado.

Condición laboral

Contratar a alguien como contratista independiente no le convierte automáticamente en autónomo. La relación laboral en la práctica ayuda a determinar su situación laboral y sus derechos. Por lo tanto, la clasificación como contratista debe evaluarse cuidadosamente, en lugar de utilizarse como un atajo para eludir las obligaciones laborales.

Costes de contratación de un empleado en el Reino Unido

El salario bruto del empleado es solo una parte del coste total. Un presupuesto realista también puede incluir:

• Contribuciones del seguro nacional a cargo del empleador. Tenga en cuenta que el tipo puede modificarse anualmente. En 2026, la tasa será del 15 % por encima del umbral secundario.
• Cotizaciones al plan de pensiones de la empresa
• Vacaciones pagadas y bajas legales
• Seguros
• Prestaciones
• Gestión de nóminas y recursos humanos
• Asistencia jurídica y contable
• Honorarios del EOR o costes de mantenimiento de la entidad

El coste final depende de la remuneración del empleado, las prestaciones, la ubicación y la estructura laboral. Comparar únicamente los honorarios del EOR con el coste de la constitución de una sociedad ofrece una visión incompleta. Tu carga de trabajo interna y tus responsabilidades continuas en materia de cumplimiento normativo también tienen un valor. También debes tener en cuenta que el Reino Unido tiene un salario mínimo nacional de 12,71 libras esterlinas por hora. Esta cantidad puede aumentar en función de la ubicación, ya que Londres cuenta con un salario digno opcional de 14,80 libras esterlinas por hora como mínimo. Sin embargo, esto no es un requisito legal.

¿Es suficiente con abrir una oficina en Londres?

Una oficina en Londres y una estructura laboral que cumpla con la normativa no son lo mismo.

Una empresa extranjera con un domicilio social físico o una sucursal en el Reino Unido puede tener que registrar un establecimiento británico en el Registro Mercantil (Companies House). Sin embargo, el registro de la oficina no exime de la necesidad de gestionar las nóminas, la documentación laboral, las pensiones y el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos.

Del mismo modo, no es necesario disponer de una oficina física en Londres para contratar a un empleado con sede en el Reino Unido. La estructura adecuada depende de cómo vaya a operar su empresa, gestionar al personal y consolidar su presencia en el mercado.

Cómo elegir la vía de contratación adecuada

Un EOR puede ser adecuado cuando se realizan las primeras contrataciones, se necesita apoyo local o se desea evaluar el mercado antes de constituir una entidad.

Una entidad en el Reino Unido puede ser adecuada cuando se prevé un crecimiento sostenido, se desea tener el control directo de los procesos de contratación y se dispone de los recursos para gestionar las obligaciones continuas.

Los especialistas en legislación laboral local de Parakar ayudan a las empresas estadounidenses a evaluar esos factores antes de elegir una vía. En lugar de aplicar un modelo estándar, analizamos sus planes de contratación, el nivel de control deseado y sus ambiciones a largo plazo. A continuación, le apoyamos en los procesos de contratación, nómina y recursos humanos necesarios para poner en práctica esa estructura.

¿Tiene previsto contratar empleados en el Reino Unido desde EE. UU.? Hable con un experto de Parakar para determinar qué estructura de contratación se adapta mejor a su negocio y a su equipo en el Reino Unido.

Este artículo ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal.

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