Nómina española para empresas extranjeras: cómo contratar a una persona en España

Para contratar a una persona en España, la empresa debe contar con los registros de empleador correspondientes, formalizar un contrato de trabajo conforme a la normativa aplicable y registrar a la persona trabajadora en la Seguridad Social antes del inicio de la prestación de servicios. Una empresa extranjera puede contratar a través de su propia entidad española, registrarse directamente como empleador extranjero mediante un modelo NRP o trabajar con un Employer of Record (EOR) que opere de forma conforme. La vía adecuada dependerá de los planes de la empresa, su perfil de riesgo y la presencia prevista en España.

Punto clave: La nómina española no es únicamente un cálculo mensual. El convenio colectivo aplicable, el tipo de contrato, la estructura salarial, las reglas de jornada y los registros de empleador deben establecerse correctamente desde el inicio.

Tres formas en que una empresa extranjera puede contratar a una persona en España

Constituir una empresa española

Una empresa que prevea operar a largo plazo en España puede constituir una entidad española, habitualmente una sociedad limitada (SL). La entidad española contrata directamente a la persona trabajadora y asume las obligaciones laborales, de nómina, Seguridad Social, fiscales y societarias correspondientes.

Registrar la empresa extranjera como empleador mediante un modelo NRP

En un modelo NRP, la empresa extranjera puede registrarse en España como empleador no residente sin constituir una filial española. Para ello, deberá realizar los registros fiscales y de Seguridad Social que correspondan, incluidos el NIF y el CCC, y cumplir los requisitos de representación aplicables. La empresa extranjera sigue siendo el empleador legal y conserva las obligaciones laborales, de nómina y de Seguridad Social correspondientes. Las implicaciones fiscales y de establecimiento permanente deben analizarse por separado.

Utilizar un Employer of Record

Un EOR contrata a la persona a través de su entidad española y asume las obligaciones laborales, de nómina y de Seguridad Social correspondientes. La relación debe estructurarse de forma que el EOR ejerza funciones reales de empleador y cumpla con la normativa laboral española. Las responsabilidades entre el EOR, el cliente y la persona trabajadora deben quedar claramente definidas, especialmente en relación con la supervisión, las instrucciones, la gestión del desempeño y otras decisiones propias del empleador.

¿Qué se necesita antes de que la persona trabajadora comience?

La documentación exacta dependerá de la vía de contratación y de las circunstancias de la persona trabajadora. Como mínimo, antes de la fecha de inicio debe revisarse la siguiente información:

• Registros de empleador: NIF español y CCC, cuando la empresa vaya a contratar directamente a la persona.
• Identificación de la persona trabajadora: DNI para nacionales españoles o NIE para personas extranjeras, junto con el número de afiliación a la Seguridad Social (NAF).
• Derecho a trabajar: la autorización de trabajo correspondiente o prueba del derecho a trabajar en España, cuando sea aplicable.
• Información de nómina: datos bancarios y datos personales fiscales de la persona trabajadora, normalmente recogidos mediante el Modelo 145.
• Condiciones laborales: contrato firmado, convenio colectivo aplicable, grupo profesional, salario, jornada y beneficios acordados.

La persona trabajadora debe estar dada de alta en la Seguridad Social antes de comenzar a prestar servicios. El contrato de trabajo también debe comunicarse al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) dentro del plazo aplicable.

Contratos de trabajo y convenios colectivos

El contrato indefinido es la forma ordinaria de contratación en España. Los contratos temporales son excepcionales y requieren una causa legal específica y documentada. La causa de la necesidad temporal, las circunstancias relevantes y su conexión con la duración prevista deben indicarse claramente en el contrato.

Un contrato indefinido fijo discontinuo puede ser adecuado para trabajos realmente estacionales o recurrentes. Los contratos temporales pueden utilizarse por circunstancias de la producción legalmente reconocidas o para sustituir a una persona trabajadora o cubrir temporalmente determinados puestos, siempre que se cumplan los requisitos legales aplicables.

El convenio colectivo aplicable es una parte esencial del proceso de contratación. En función de su ámbito funcional, territorial y personal, puede regular el salario mínimo, la clasificación profesional, la jornada, el periodo de prueba, las vacaciones, los complementos y las pagas extraordinarias. No puede elegirse simplemente por acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora.

Salario: ¿12 o 14 pagas?

Las personas trabajadoras tienen derecho a dos pagas extraordinarias al año. Según el convenio colectivo aplicable, estas pagas pueden abonarse por separado, lo que normalmente da lugar a 14 pagas, o prorratearse entre las 12 nóminas mensuales. El salario bruto anual no aumenta por el mero hecho de abonarse en 14 pagas en lugar de 12.

Por tanto, las ofertas salariales deben expresarse como salario bruto anual e indicar claramente si el pago se realizará en 12 o 14 pagas.

¿Cuánto cuesta la nómina en España?

Como referencia general para la elaboración del presupuesto, las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social por una persona trabajadora con contrato indefinido suelen representar aproximadamente entre el 31 % y el 32 % de la base de cotización, además del salario bruto. La aportación de la persona trabajadora se deduce a través de la nómina.

El coste empresarial real depende de factores como el tipo de cotización por accidentes de trabajo correspondiente a la actividad, el tipo de contrato, las bases de cotización aplicables, los incentivos y otras circunstancias específicas de la persona trabajadora. Si la retribución supera la base máxima de cotización, también puede resultar aplicable la cotización adicional de solidaridad. Por tanto, las cifras deben confirmarse para el ejercicio de nómina y el perfil de la persona trabajadora correspondientes antes de formalizar una oferta.

Principales obligaciones de nómina y laborales

Preguntas frecuentes

¿Puede una empresa extranjera contratar en España sin una entidad española?

En principio, sí. La empresa extranjera puede registrarse como empleador no residente mediante un modelo NRP, sin constituir una filial española, o utilizar un modelo de empleador legal (EOR) debidamente estructurado conforme a la legislación laboral española. La mejor opción dependerá de las actividades previstas de la empresa y de su presencia en España.

¿Qué importe adicional al salario debe presupuestar una empresa?

Un presupuesto preliminar suele incluir aproximadamente entre el 31 % y el 32 % de la base de cotización en concepto de Seguridad Social a cargo de la empresa, además de los beneficios, las tarifas de nómina o del EOR y otros costes laborales. Debe prepararse un cálculo personalizado antes de confirmar la oferta de empleo.

Cómo puede ayudar Parakar

Parakar ayuda a empresas internacionales mediante servicios de EOR y nómina en España. Ayudamos a determinar la vía de contratación adecuada, coordinamos documentación laboral conforme a la normativa, identificamos el convenio colectivo aplicable, damos de alta a las personas trabajadoras en la Seguridad Social y gestionamos las nóminas recurrentes y las declaraciones obligatorias. Si posteriormente una empresa constituye su propia entidad española, Parakar puede seguir apoyando sus operaciones locales de nómina.

¿Tiene previsto contratar en España? Hable con un especialista de Parakar sobre la vía más adecuada y los costes laborales previstos.