Nómina para no residentes (PNR) en el Reino Unido
En Parakar, entendemos que expandir tu negocio a un nuevo país implica lidiar con requisitos normativos y complejidades operativas que varían considerablemente de un mercado a otro. El Reino Unido sigue siendo uno de los mercados europeos más favorables para los negocios y mejor conectados a nivel internacional, pero constituir una sociedad limitada británica con el único fin de contratar a una o dos personas suele suponer un compromiso mayor del que requiere dicha contratación.
En estos casos, el modelo «Employer of Record» (EOR), de uso habitual, puede no ser siempre la opción más adecuada, sobre todo cuando los empleados prefieren un contrato directo con el empleador final en lugar de ser contratados a través de un acuerdo con un tercero. En este blog, abordamos los aspectos clave de la nómina para no residentes (PNR) en el Reino Unido y cómo puede servir como solución estratégica para las empresas que buscan establecer su presencia en el mercado británico.
El enfoque estratégico de la nómina no residencial (PNR) en el Reino Unido
La nómina no residencial (PNR) permite a una empresa extranjera que no cuente con una entidad en el Reino Unido registrarse directamente ante la Agencia Tributaria y Aduanera del Reino Unido (HMRC) y contratar personal en el Reino Unido, al tiempo que cumple con la legislación fiscal y laboral británica.
En la práctica, esto implica registrarse como empleador ante la HMRC antes de realizar el primer pago y aplicar el sistema PAYE (Pay As You Earn) para deducir el impuesto sobre la renta y las cotizaciones a la Seguridad Social (NIC) del salario de cada empleado. Los datos de nóminas deben comunicarse a la HMRC en tiempo real a través de los «Full Payment Submissions» (FPS), y los empleados que cumplan los requisitos deben estar afiliados a un plan de pensiones de empresa conforme a las normas de inscripción automática del Reino Unido. Una vez registrada, una empresa extranjera puede gestionar una nómina conforme a la normativa del Reino Unido sin necesidad de tener una oficina, una sucursal o una entidad jurídica registrada en el Reino Unido.
Las ventajas del PNR en el Reino Unido
- No se requiere una entidad para registrarse: Una empresa extranjera puede registrarse como empleador ante la HMRC y comenzar a gestionar la nómina en el Reino Unido sin necesidad de constituir previamente una sociedad limitada británica, lo que evita el tiempo y los costes que conllevan la constitución de la sociedad, las cuentas legales y los trámites ante el Registro Mercantil (Companies House).
- Rentabilidad: Para las empresas que contratan a un número reducido de empleados en el Reino Unido, esto limita los gastos generales a la propia gestión de nóminas, en lugar de a las obligaciones de cumplimiento normativo más amplias vinculadas a una entidad británica.
- Contratación directa: Con el PNR, su empresa matriz sigue siendo el empleador legal, lo que proporciona a los empleados la estabilidad de una relación directa, en lugar de estar contratados a través de un acuerdo laboral con un tercero.
- Acceso rápido a un mercado importante: El entorno favorable a los negocios del Reino Unido y su amplia reserva de talento lo convierten en un mercado atractivo al que entrar rápidamente, y el PNR facilita esa rapidez sin tener que esperar a la constitución de la entidad.
Las limitaciones del PNR en el Reino Unido
- Las obligaciones del PAYE dependen de la presencia, no solo de la ubicación: El hecho de que un empleador extranjero deba aplicar la retención del impuesto sobre la renta (PAYE) depende de si tiene presencia fiscal en el Reino Unido, es decir, algo similar a una sucursal, una agencia o un establecimiento fijo. Esto se evalúa caso por caso, y la HMRC ha tendido cada vez más a considerar que los empleados que trabajan desde casa en el Reino Unido pueden crear esa presencia; por eso, muchos empleadores extranjeros optan por gestionar voluntariamente la nómina en el Reino Unido, incluso cuando no es estrictamente obligatorio, simplemente para evitar que la carga del cumplimiento fiscal recaiga sobre sus empleados.
- Coste de la Seguridad Social a cargo del empleador: Los empleadores pagan las cotizaciones secundarias de la Seguridad Social de Clase 1, que actualmente rondan el 15 % sobre los ingresos que superen el umbral secundario, además del salario bruto, la prestación legal por enfermedad y las 5,6 semanas mínimas de vacaciones anuales remuneradas a las que tiene derecho todo empleado del Reino Unido desde el primer día.
- Cuenta bancaria y tramitación administrativa: En la práctica, gestionar la nómina en el Reino Unido suele requerir disposiciones bancarias adecuadas para el procesamiento de nóminas y la presentación de informes RTI en el Reino Unido, lo que puede llevar tiempo establecer para una empresa que aún no tenga presencia en el país.
- Riesgo de establecimiento permanente: Según la legislación del Reino Unido, puede surgir un establecimiento permanente bien a través de un lugar fijo de negocio en el Reino Unido, bien a través de una persona que actúe en nombre de la empresa y que tenga autoridad para negociar y celebrar contratos. Si un empleado con sede en el Reino Unido ostenta este tipo de autoridad, o si la actividad de la empresa en el Reino Unido va más allá de tareas preparatorias o auxiliares, el riesgo de incurrir en obligaciones fiscales corporativas en el Reino Unido aumenta considerablemente.
Establecimiento permanente frente a nómina de no residentes en el Reino Unido
En el Reino Unido, la cuestión del establecimiento permanente y la de la nómina no siempre se resuelven con el mismo criterio. Se puede exigir a una empresa que se dé de alta en la Seguridad Social sin tener presencia fiscal alguna en el Reino Unido, especialmente si tiene su sede en la UE, el EEE o Suiza. Por otra parte, la obligación de aplicar la retención del impuesto sobre la renta (PAYE) depende de si la HMRC considera que la empresa tiene una sucursal, una agencia o un establecimiento permanente en el Reino Unido, una cuestión que, cada vez más, se reduce a cómo se estructura el régimen de teletrabajo de un empleado y cuánta autoridad tiene.
Un empleado que se ocupe de tareas técnicas, de asistencia o administrativas sin autoridad para firmar contratos suele mantener a un empleador extranjero dentro del ámbito seguro del PNR. Un empleado que negocie acuerdos o represente a la empresa con poder real de decisión es un caso distinto, y puede inclinar la balanza hacia un establecimiento permanente en el Reino Unido y las obligaciones fiscales corporativas que ello conlleva.
¿Por qué considerar el PNR en el Reino Unido?
La nómina no residencial (PNR) ofrece una forma práctica de contratar personal directamente en el Reino Unido sin el coste ni los plazos que conlleva constituir una entidad británica. Resulta especialmente adecuada para empresas que están probando el mercado británico, creando un pequeño equipo o apoyando a empleados que prefieren permanecer en la nómina de su empleador actual en lugar de pasar a un acuerdo con un tercero.
Al mismo tiempo, el tratamiento específico que el Reino Unido da al PAYE y a la Seguridad Social, las restricciones tras el Brexit en los certificados A1 y el carácter caso por caso de la prueba de establecimiento permanente hacen que los detalles merezcan una atención especial desde el principio.
¿Listo para contratar en el Reino Unido sin constituir una entidad?
En Parakar, te guiamos a lo largo de cada paso del proceso de nómina para no residentes (PNR) en el Reino Unido, desde el registro como empleador ante la HMRC y la configuración del sistema PAYE hasta el cumplimiento normativo continuo en materia de nóminas, Seguridad Social y afiliación automática a planes de pensiones. Tanto si estás probando el mercado británico como si estás creando un equipo especializado, nuestros expertos locales pueden ayudarte a encontrar la estructura adecuada para tu negocio. Ponte en contacto con Parakar hoy mismo para analizar cómo la nómina para no residentes en el Reino Unido puede beneficiarte.