HR-compliance: HR-compliance-audits voor werkgevers in de EU
Naarmate jouw bedrijf groeit, wordt het steeds moeilijker om aan de HR-regelgeving te voldoen. Meer medewerkers, nieuw beleid, veranderende wetgeving, drempels voor het aantal medewerkers of uitbreiding naar nieuwe landen kunnen allemaal leiden tot hiaten tussen de HR-structuur waarmee u bent begonnen en wat jouw bedrijf vandaag de dag nodig heeft.
HR Compliance Health combineert een HR-compliance-audit met praktische ondersteuning om jouw structuur op orde te brengen en te houden. Het laat je precies zien hoe jouw HR-structuur er op dit moment voor staat, wat de hoogste prioriteit heeft en wat je hieraan kunt doen, of je nu personeel in één EU-land of in meerdere landen in dienst heeft.
Met HR Compliance Health kun je:
- Precies weten waar jouw hiaten en risico’s op het gebied van HR-compliance liggen
- Een actieplan met prioriteiten ontvangen waarin staat wat je als eerste moet aanpakken
- Contracten, beleidsregels, HR-processen en salarisadministratie in overeenstemming brengen met lokale vereisten
- Jouw HR-structuur compliant houden terwijl wetgeving en jouw bedrijf veranderen
Laat je HR compliance controleren
Wat je krijgt met HR Compliance Health
HR Compliance Health biedt je een duidelijk beeld van de stand van zaken op het gebied van HR-compliance en van de punten die aandacht behoeven voordat ze escaleren. Onze lokale experts toetsen de belangrijkste onderdelen van jouw HR-opzet aan de landspecifieke vereisten, brengen de tekortkomingen in kaart en zetten de bevindingen om in een praktisch, geprioriteerd plan voor jouw bedrijf.
01 - Volledig overzicht van de nalevingssituatie
We beoordelen de contracten, beleidsregels, HR-processen, salarisadministratie en documentatie om vast te stellen wat aan de voorschriften voldoet, wat aandacht behoeft en waar jouw grootste risico’s liggen.
02 - Naleving van lokale vereisten
De HR-structuur wordt getoetst aan de arbeidsrechtelijke vereisten van elk land waar u personeel in dienst heeft, zodat je kunt zien of jouw huidige werkwijze lokaal voldoet.
03 - Risicogebaseerde prioritering
Niet elke compliance-tekortkoming brengt hetzelfde risiconiveau met zich mee. We stellen een prioriteitenlijst op voor de bevindingen, zodat je weet welke kwesties jouw eerste aandacht vereisen.
04 - Duidelijke actiepunten om elke tekortkoming te verhelpen
Voor elke kwestie die we identificeren, ontvang je een duidelijk advies over wat er moet veranderen, waardoor de auditbevindingen worden omgezet in praktische vervolgstappen waar jouw team mee aan de slag kan.
05 - Betere afstemming tussen HR en salarisadministratie
We onderzoeken waar contracten, beleidsregels, HR-processen en de salarisadministratie op elkaar aansluiten, en helpen je inconsistenties te identificeren tussen wat er in jouw documentatie staat en wat er in de praktijk gebeurt.
06 - Ondersteuning bij het dichten van de compliance-tekortkomingen
Waar veranderingen nodig zijn, kan Parakar je helpen deze door te voeren. Je gaat van het in kaart brengen van de tekortkomingen naar het versterken van jouw HR-opzet, met de juiste expertise om je daarbij te ondersteunen.
Signalen dat jouw bedrijf een HR-compliance-audit nodig heeft
De HR Compliance Health-service is bedoeld voor groeiende bedrijven die er zeker van willen zijn dat hun HR-structuur nog steeds voldoet aan de eisen die voor hun bedrijf gelden. Misschien ben je aanzienlijk gegroeid in één markt, heb je jouw activiteiten uitgebreid naar meerdere landen, of ben je simpelweg op het punt gekomen waarop jouw bestaande HR-structuur een grondigere compliance-beoordeling nodig heeft.
Als jouw bedrijf binnen één land is gegroeid
Wat werkte toen je nog een kleiner team had, volstaat mogelijk niet meer naarmate jouw organisatie groeit. Een HR-compliance-audit kan helpen wanneer:
- Jouw personeelsbestand aanzienlijk is gegroeid, maar jouw contracten, beleidsregels of HR-processen niet in hetzelfde tempo zijn meegegroeid
- Verantwoordelijkheden die voorheen informeel werden beheerd, nu duidelijkere beleidsregels en processen vereisen
- Je een drempel voor het aantal medewerkers hebt overschreden, of deze nadert, waardoor er extra verplichtingen voor de werkgever ontstaan
- Jouw contracten of personeelshandboek zijn de laatste tijd niet herzien
- HR bestaat uit een klein team dat wel wat extra lokale expertise op het gebied van naleving kan gebruiken
- Een kwestie met een werknemer, een ontslag, een inspectie of een due diligence-onderzoek heeft vragen opgeroepen over jouw huidige opzet
Als jouw bedrijf zich over meerdere landen heeft uitgebreid
Internationale uitbreiding voegt een extra laag van complexiteit toe, omdat jouw HR-opzet moet voldoen aan de vereisten van elk land waar je mensen in dienst heeft. Een audit kan helpen wanneer:
- Contracten of beleidsregels die voor één land zijn opgesteld, elders zijn aangepast of hergebruikt
- Jouw centrale HR-team niet over specialistische kennis op het gebied van arbeidsrecht voor elk land beschikt
- Je snel nieuwe landen hebt toegevoegd en wilt controleren of aan de juiste lokale vereisten wordt voldaan
- De lokale wetgeving is gewijzigd en je niet zeker weet of jouw documenten of processen moeten worden aangepast
- Je één duidelijk overzicht wilt van de naleving van HR-voorschriften in alle landen waar je personeel in dienst hebt
Of je nu binnen één markt bent gegroeid of in meerdere markten, het beste moment om een nalevingstekort op te sporen is vóór een inspectie, een geschil of een nieuwe verplichting dit urgent maakt.
Onze driestappenaanpak
HR Compliance Health begeleid je van het in kaart brengen van jouw risico’s tot het opzetten van de juiste contracten, beleidsregels en processen. Je kunt beginnen met alleen de audit of doorgaan met de implementatie en doorlopende ondersteuning op het gebied van compliance.
Fase 1: Diagnose – HR-compliance-audit en gap-analyse
We toetsen contracten, beleidsregels, HR-processen, administratie en salarisadministratie aan de vereisten in elk land, waarbij we in gesprek gaan met degenen die dagelijks verantwoordelijk zijn voor HR. Je ontvangt een gap-analyse en een actieplan met prioriteiten, waarin wordt aangegeven wat al aan de voorschriften voldoet en wat als eerste moet worden aangepakt. Als je alleen voor ‘Diagnose’ kiest, sluiten we af met een toelichting op de bevindingen.
Fase 2: Oplossen – Het dichten van uw HR-compliance-lacunes
Waar gaps worden vastgesteld, helpen onze consultants je deze te dichten. We werken contracten en beleidsregels bij, versterken HR-processen, brengen de salarisadministratie in overeenstemming met wat in jouw documenten is vastgelegd en passen jouw opzet aan aan de vereisten die tijdens de audit zijn vastgesteld. Zodra de wijzigingen zijn doorgevoerd, dragen we alles over aan jouw team.
Fase 3: Onderhoud – Doorlopende HR-compliancecontroles (optioneel)
Als je doorlopende ondersteuning wenst nadat jouw opzet in orde is, kunnen wij je helpen dit zo te houden. We beoordelen jouw opzet elk kwartaal en voeren jaarlijks een compliance-check uit om aan te geven wat moet worden bijgewerkt.
Waarom bedrijven voor Parakar kiezen op het gebied van HR-compliance
HR-compliance omvat arbeidsrecht, HR-processen en salarisadministratie, en de vereisten verschillen van land tot land. Parakar brengt die expertise samen door lokale HR-kennis, praktische werkgeverservaring en expertise op het gebied van salarisadministratie te combineren. Zo brengen we jouw risico’s in kaart en helpen we je deze aan te pakken, of je nu personeel in één land of in meerdere landen in dienst hebt.
HR-expertise per land: Onze lokale HR-consultants houden zich dagelijks bezig met de arbeidsrechtelijke vereisten in hun markten. We toetsen de contracten, beleidsregels en processen aan de regels die gelden in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Ierland, Italië, Polen, Portugal, Spanje en het Verenigd Koninkrijk, afhankelijk van waar jouw medewerkers in dienst zijn.
Werkgeverservaring achter het advies: Parakar heeft personeel in dienst in alle 10 landen die wij ondersteunen en beschikt over lokale werkvergunningen en registraties in al onze markten. Dat betekent dat wij werken met dezelfde werkgeversvereisten die wij voor onze klanten beoordelen, waardoor lokale regels worden omgezet in HR-praktijken die in de praktijk werken.
HR- en salarisadministratie-expertise onder één dak: Nalevingstekortkomingen vallen niet altijd uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van HR. Wij brengen HR- en salarisadministratie-expertise samen om te controleren of wat jouw contracten en beleidsregels beloven correct wordt weerspiegeld in de salarisadministratie, van toeslagen tot verlofuitkeringen.
Lokale vereisten, één gecoördineerde aanpak: Als je in één land personeel in dienst heeft, richten wij ons op de vereisten die daar gelden. Als je in meerdere landen actief bent, brengen wij de bevindingen samen in één overzicht, geprioriteerd op basis van risico, zodat je de naleving binnen het hele bedrijf kunt versterken zonder elk land afzonderlijk te hoeven beheren.
Wat onze klanten zeggen
Wat onze HR-compliance-audit controleert, land voor land
Een HR-compliance-audit moet verder gaan dan alleen controleren of documenten aanwezig zijn. We beoordelen hoe de contracten, beleidsregels, HR-processen, salarisadministratie en administratie op elkaar aansluiten in het licht van de vereisten die in elk land gelden. De audit omvat zeven kerngebieden:
Gebied #1: Arbeidsovereenkomsten en schriftelijke voorwaarden
Arbeidsovereenkomsten zijn vaak de eerste documenten die bij inspecties of geschillen worden opgevraagd. We toetsen schriftelijke voorwaarden, proeftijden, contracten voor bepaalde tijd, opzegtermijnen en uitgifte termijnen aan de lokale regels om te voorkomen dat ontbrekende of te laat ingediende documenten tot geschillen leiden.
Gebied #2: Werktijden en tijdregistratie
Regels inzake werktijden en tijdregistratie lopen sterk uiteen, en flexibele of op afstand werkende teams vallen vaak tussen wal en schip. Onze audit laat zien of de werktijden, overuren en tijdregistratie voldoen aan de lokale vereisten, zodat je niet voor verrassingen komt te staan in de vorm van boetes en claims voor overuren.
Gebied #3: Ziekte, verlof en afwezigheid
Regels inzake ziektegeld, verlof en afwezigheid bepalen wat een afwezigheid je kost, en deze verschillen sterk van land tot land. Door jouw beleid te vergelijken met lokale wettelijke voorschriften wordt duidelijk waar je mogelijk te veel of te weinig betaalt, of een verplichting over het hoofd ziet.
Gebied #4: Werkplekregels en HR-beleid
Welk beleid verplicht is, en vanaf welk aantal medewerkers, hangt af van het land. Wij controleren of de benodigde beleidsregels aanwezig en up-to-date zijn, zodat je een duidelijk overzicht krijgt van wat je moet toevoegen of bijwerken voordat een inspecteur de lacune ontdekt.
Onderwerp #5: Collectieve arbeidsovereenkomsten & werknemersvertegenwoordiging
Collectieve arbeidsovereenkomsten en werknemersvertegenwoordiging kunnen voorrang hebben boven individuele arbeidsovereenkomsten. Wij controleren wat in elk land van toepassing is, zodat je verrassingen kunt voorkomen op het gebied van loonschalen, overlegplichten en vereisten voor de ondernemingsraad.
Onderwerp #6: Gelijkheid en beloning
Gelijke beloning en gelijkheidsverplichtingen zijn vaak afhankelijk van de bedrijfsgrootte en worden steeds uitgebreider. Je ziet hoe uw beloningsstructuren en rapportages zich verhouden tot de lokale regels, waardoor het risico op claims en tekortkomingen in de rapportage wordt verminderd.
Gebied #7: Loonadministratie en HR-dossiers
Wanneer de loonadministratie niet overeenkomt met de arbeidsovereenkomsten, kunnen achterstallig loon en correcties de gevolg zijn. Onze loonadministratiespecialisten in alle 10 landen controleren toeslagen, verlofuitkeringen en andere rechten, evenals de correcte opslag van personeelsdossiers en werknemersgegevens.
Het resultaat is één duidelijk overzicht van jouw HR-naleving in alle betrokken landen, waarbij de bevindingen op basis van risico worden geprioriteerd, zodat je weet waar je het eerst actie moet ondernemen.
Waarom naleving van HR-regelgeving moeilijker wordt naarmate je bedrijf groeit
Naleving van HR-regelgeving wordt niet alleen complexer wanneer je een nieuw land betreedt. Het verandert ook naarmate je organisatie binnen dezelfde markt groeit.
Meer medewerkers kunnen nieuwe wettelijke verplichtingen met zich meebrengen, terwijl de contracten, beleidsregels en processen die voor een kleiner team werkten, mogelijk niet langer aansluiten bij de huidige bedrijfsvoering. Naarmate verantwoordelijkheden steeds formeler worden, kunnen er ook inconsistenties ontstaan tussen arbeidsdocumenten, HR-processen en de salarisadministratie.
Internationale groei voegt daar nog een extra dimensie aan toe. Hetzelfde beleid of proces kan in het ene land goed werken, maar moet in een ander land op een andere manier worden toegepast.
Wanneer deze hiaten onopgemerkt blijven, leiden ze tot concrete kosten: boetes na een arbeidsinspectie, arbeidsrechtelijke claims die moeilijker te verdedigen zijn, ontslagprocedures die langer duren en meer kosten, achterstallig loon wanneer de salarisadministratie niet overeenkomt met wat in de contracten is beloofd, en bevindingen die een investering of overname kunnen vertragen.
Daarom kijkt een effectieve HR-compliance-audit naar jouw HR-opzet als geheel, en niet alleen of er individuele documenten aanwezig zijn.
HR Compliance Health beoordeelt hoe de contracten, beleidsregels, HR-processen, salarisadministratie en administratie samenwerken in het licht van de vereisten die op jouw bedrijf van toepassing zijn. We brengen zowel de individuele hiaten als de inconsistenties tussen verschillende onderdelen van jouw HR-opzet in kaart, en stellen vervolgens prioriteiten zodat je eerst de gebieden kunt versterken die het grootste risico vormen.
Gratis gidsen over HR-compliance per land
Wil je de lokale vereisten begrijpen voordat je een audit boekt? Onze praktische landengidsen behandelen de essentie van het in dienst nemen van personeel, van arbeidsrecht en compliance tot salarisadministratie en onboarding.
- Personeel in dienst nemen in Duitsland: De gids voor Duitsland over arbeidsrecht, salarisadministratie, onboarding, compliance en HR-beleid.
- Personeel in dienst nemen in Ierland: De gids voor Ierland over de belangrijkste vereisten waaraan u moet voldoen bij het in dienst nemen van personeel in Ierland.
- Personeel aannemen in Nederland: De gids voor Nederland behandelt de belangrijkste vereisten op het gebied van HR, salarisadministratie en naleving voor werkgevers.
- Personeel aannemen in Polen: De gids voor Polen behandelt arbeidsrecht, inwerkprocedures en vereisten voor de salarisadministratie.
- Personeel aannemen in Spanje: De gids voor Spanje behandelt de belangrijkste wettelijke en HR-vereisten voor werkgevers.
- Personeel aannemen in het Verenigd Koninkrijk: De gids voor het Verenigd Koninkrijk behandelt de belangrijkste stappen en lokale verplichtingen voor werkgevers.
Veelgestelde vragen
Vraag je zich af wat een HR-compliance-audit inhoudt, hoe lang deze duurt of of deze relevant is voor jouw bedrijf? Hieronder vind je antwoorden op enkele van de belangrijkste vragen.
Bij een interne beoordeling wordt meestal gecontroleerd wat jouw team al weet waar het op moet letten. Een externe HR-complianceadviseur brengt expertise op het gebied van de lokale arbeidswetgeving mee voor elk land waar je personeel in dienst heeft, zorgt voor een gestructureerde beoordeling van alle zeven auditgebieden en biedt een frisse blik op hoe jouw contracten, beleidsregels en salarisadministratie op elkaar aansluiten. Bij Parakar wordt de audit uitgevoerd door lokale HR-adviseurs die dagelijks met deze vereisten werken, en hetzelfde team kan je helpen de geconstateerde tekortkomingen te verhelpen.
Ja. De audit bestrijkt alle betrokken landen tegelijk en levert één rapport op, waarin de bevindingen voor al deze landen op basis van risico zijn gerangschikt.
Ja. HR Compliance Health is net zo relevant wanneer jouw bedrijf binnen één land aanzienlijk is gegroeid. We richten de beoordeling op de lokale vereisten, verplichtingen met betrekking tot het personeelsbestand en HR-processen die op jouw organisatie van toepassing zijn.
Minimaal één keer per jaar, en daarnaast telkens wanneer er iets verandert, zoals een aanzienlijke groei van het personeelsbestand, een nieuw land, een reorganisatie of een ingrijpende wetswijziging. Als je daarvoor kiest, wordt dit in de optionele ‘Maintain’-fase gedekt door kwartaalbeoordelingen en een jaarlijkse compliance-check, zodat de beoordeling onderdeel wordt van jouw doorlopende HR-beheer.
De audit en het rapport met de vastgestelde tekortkomingen, de ‘Diagnose’-fase, duren 2 tot 3 weken. Als we ook de tijdens de audit geconstateerde tekortkomingen verhelpen, duren de ‘Diagnose’- en ‘Fix’-fasen in totaal doorgaans 5 tot 7 weken, afhankelijk van de omvang en het aantal betrokken landen.
Een HR-nalevingsaudit is een gestructureerde beoordeling van de contracten, beleidsregels, HR-processen, salarisadministratie en documentatie aan de hand van de arbeidsrechtelijke vereisten die voor jouw bedrijf gelden. Hieruit blijkt waar je aan de voorschriften voldoet, waar er tekortkomingen zijn en hoe ernstig elke tekortkoming is. Met Parakar ontvangt je een actieplan met prioriteiten, waarin duidelijk wordt aangegeven waar je het eerst actie moet ondernemen, te beginnen met de tekortkomingen die het grootste risico vormen.