HR-basis voor expansie
HR Foundation: HR-opzet voor nieuwe markten
Als je zich in een nieuw land vestigt, moet je daar de HR-afdeling vanaf nul opbouwen: een rechtspersoon, arbeidsovereenkomsten die voldoen aan de lokale wetgeving, beleidsregels, een inwerkproces en salarisadministratie.
Onze HR Foundation-service regelt dit allemaal in één keer, zodat jouw bedrijf vanaf dag één volledig aan de wetgeving voldoet.
Met de HR Foundation-service:
- Zorg je ervoor dat jouw rechtspersoon, contracten, beleidsregels en salarisadministratie klaar zijn voor dezelfde startdatum
- Neem je eerste medewerkers in dienst op basis van documenten die zijn opgesteld volgens de wetgeving van dat land
- Geef je team een structuur die ze zelf kunnen beheren naarmate jouw bedrijf groeit
Doorgaans 4-8 weken 
Lokale experts in elke markt
Ga aan de slag met HR Foundation
Laat ons weten waar je uitbreid. Laten we de juiste basis leggen.
Wat je krijgt met HR Foundation
HR Foundation brengt de belangrijkste onderdelen van jouw HR-opzet samen, zodat je in een nieuw land mensen in dienst kam nemen met de juiste basis op orde. Onze lokale experts zetten landspecifieke vereisten om in een praktische opzet die jouw team daadwerkelijk kan gebruiken.
01 - Klaar voor de eerste aanwerving
We brengen in kaart wat er geregeld moet zijn voordat jouw eerste medewerker begint, inclusief arbeidsvoorwaarden en, indien nodig, de registratie van een rechtspersoon via onze lokale partner.
02 - Afgestemd op de lokale wetgeving
Het HR-beleid wordt opgesteld voor het land waar je actief wordt, in plaats van simpelweg vertaald uit de documenten van het hoofdkantoor.
03 - Duidelijke richtlijnen voor de medewerkers
Het personeelshandboek brengt het beleid, lokale vereisten en werkwijzen samen in één praktisch document dat het team kan gebruiken.
04 - Contracten die je kunt hergebruiken naarmate je groeit
Je ontvangt sjablonen voor arbeidsovereenkomsten die zijn afgestemd op de lokale wetgeving en de geldende cao’s, klaar voor gebruik bij toekomstige aanwervingen.
05 - Een opzet die het team zelf kan beheren
Van onboardingstappen en lokale registraties tot praktische handleidingen en checklists. Het team beschikt over een duidelijk proces voor het dagelijks beheer van HR-zaken.
06 - Klaar voor de salarisverwerking vanaf het eerste salaris
Wij brengen de lokale vereisten voor de salarisverwerking in kaart en dragen de opzet, waar nodig, over aan Parakar Payroll Services, zodat HR en salarisverwerking naadloos op elkaar aansluiten.
07 - Klaar om personeel aan te nemen en te groeien
Je beschikt over een HR-opzet die voldoet aan de lokale wetgeving en is afgestemd op de werkwijze van uw bedrijf. Zo kun je volgens planning personeel aannemen, correct uitbetalen en met vertrouwen groeien.
Voor wie HR Foundation bedoeld is en wanneer je ermee moet beginnen
HR Foundation is bedoeld voor bedrijven die hun eerste medewerkers in een nieuw land aannemen, en is het nuttigst wanneer de eerste indiensttreding nog maar een paar weken verwijderd is. Hoe wij je helpen, hangt af van de huidige stand van zaken op HR-gebied bij jouw bedrijf.
Als je de HR-afdeling in het nieuwe land helemaal vanaf nul opbouwt
Misschien heb je nog geen rechtspersoon of HR-afdeling opgezet, en worden HR-taken vaak door een oprichter of operationeel manager naast al het andere werk uitgevoerd.
HR Foundation is meestal de juiste keuze wanneer:
- De registratie van jouw rechtspersoon op het punt staat te beginnen, of net is goedgekeurd
- Jouw eerste nieuwe medewerker een aanbod heeft geaccepteerd, of dat binnenkort zal doen
- Er geen speciaal HR-team is, of slechts een klein team
- Je daar al mensen in dienst hebt genomen op basis van contracten en beleidsregels die zijn overgenomen uit jouw thuisland
Als je wel een ervaren HR-medewerker hebt, maar niet in het nieuwe land
Jouw HR-team weet hoe uw HR-beleid in bestaande markten werkt, maar de arbeidswetgeving van dit land is nieuw voor hen.
HR Foundation vult die lokale kennis aan wanneer:
- Niemand in jouw HR-team ervaring heeft met de regels van dit land, en er niemand ter plaatse is
- Het nieuwe land een stap is in een breder uitbreidingsplan, en de lokale opzet op tijd klaar moet zijn
- Het nieuwe land moet voldoen aan de HR-normen van uw groep en tegelijkertijd aan de lokale wetgeving voldoen
In welke situatie je zich ook bevindt, timing is cruciaal.
Als je de HR-zaken pas regelt nadat mensen al aan het werk zijn gegaan, stapelen de risico’s zich op. Fouten in de eerste contracten kunnen leiden tot boetes en arbeidsrechtelijke claims, en zodra mensen hebben getekend, is voor het wijzigen van hun arbeidsvoorwaarden meestal hun toestemming nodig.
Het veiligste moment om de HR-zaken op orde te brengen is voordat jouw eerste medewerker begint, en dat is precies waarvoor HR Foundation is ontworpen.
Waarom het opzetten van een HR-afdeling in een nieuw land duurder is
1. Hoe het meestal gaat
De meeste bedrijven lossen elk onderdeel op zodra het zich voordoet. Een dienstverlener registreert de entiteit, een lokale advocaat stelt één contract op, iemand past het handboek van het hoofdkantoor aan en de salarisadministratie wordt de week voor de eerste salarisuitbetaling geregeld.
2. Waar het misgaat
Elk onderdeel op zich is misschien in orde, maar niemand brengt ze met elkaar in verband. Contracten komen niet overeen met het beleid, op de checklist voor de inwerkperiode ontbreekt een lokale registratie en niemand heeft het volledige overzicht.
3. Wat het u kost
Volgens de EU-regels moeten de belangrijkste voorwaarden binnen de eerste week schriftelijk worden vastgelegd, en elk land voegt daar nog zijn eigen vereisten aan toe. Tekortkomingen die pas worden ontdekt nadat mensen zijn begonnen, zijn moeilijker en duurder om op te lossen.
Wat is inbegrepen bij HR Foundation
HR Foundation regelt alles wat je nodig hebt om mensen in een nieuw land in dienst te nemen: rechtspersoon, contracten, beleidsregels, personeelshandboek, onboarding en salarisadministratie, geleverd door één team in plaats van meerdere dienstverleners.
Kies de pakketten die je nodig hebt, afhankelijk van wat er al aanwezig is, en wij regelen de rest.
Tier 1: Oprichting van een rechtspersoon
Voor bedrijven die nog geen rechtspersoon in het land hebben.
Registratie van de rechtspersoon via onze lokale partner, gecoördineerd door jouw HR-consultant.
Een overzicht van het recht op werk en naleving: wat er geregeld moet zijn voordat iemand aan de slag gaat.
Tier 2: HR-opzet
De HR-documenten en -processen om met vertrouwen mensen in dienst te nemen.
Landspecifieke beleidsregels en een personeelshandboek, opgesteld volgens de lokale wetgeving.
Herbruikbare contractsjablonen en een onboarding-checklist, van het aanbod tot de eerste werkdag.
Een toolkit voor de HR-manager, voor degene die ter plaatse de HR-zaken beheert.
Tier 3: Salarisadministratie
Voor bedrijven die de salarisadministratie in het nieuwe land moeten opzetten.
Een overzicht van wat er nodig is vóór de eerste salarisuitbetaling.
Een gestructureerde overdracht aan Parakar Payroll Services voor de opzet en het lopende beheer.
HR-opzet, per land
Een arbeidsreglement (arbeidsreglement / règlement de travail) is verplicht vanaf de eerste werknemer.
Een intern reglement is verplicht na 12 maanden bij 50 of meer werknemers, en sectorale overeenkomsten bepalen de contractvoorwaarden.
Vijf in aanmerking komende werknemers kunnen een ondernemingsraad oprichten, en de werktijd moet worden geregistreerd.
Vijf essentiële arbeidsvoorwaarden moeten binnen vijf dagen na indiensttreding van de werknemer schriftelijk worden vastgelegd.
De meeste arbeidsvoorwaarden volgen de sectorale collectieve arbeidsovereenkomst (CCNL), die moet worden gekozen voordat contracten worden opgesteld.
Werkgevers betalen ten minste 70% van het salaris bij ziekte gedurende maximaal twee jaar en moeten beschikken over een bedrijfsarts.
Een arbeidsreglement (regulamin pracy) is vereist zodra er 50 werknemers zijn.
Een arbeidsongevallenverzekering is vanaf de eerste dag verplicht voor elke werknemer.
De dagelijkse werktijd moet worden geregistreerd, en bedrijven met 50 of meer werknemers moeten beschikken over een gelijkheidsplan.
De belangrijkste voorwaarden moeten vanaf de eerste dag schriftelijk zijn vastgelegd, en controles op het recht om te werken moeten vóór de indiensttreding worden uitgevoerd.
Geen van deze zaken is ongebruikelijk, en geen enkele komt voor in een contract dat uit een ander land is overgenomen. Het zijn het soort vereisten die HR Foundation vanaf het begin inbouwt, samen met de regels die specifiek zijn voor jouw sector.
Waarom bedrijven voor Parakar kiezen voor het opzetten van HR in een nieuw land
Door met ons samen te werken, werk je met één partner die in hetzelfde land de registratie, aanwerving, het opzetten van HR en de salarisadministratie kan verzorgen. Hier zijn een paar redenen waarom groeiende bedrijven voor ons kiezen:
1. Lokale HR-consultants: mensen die dagelijks met de arbeidswetgeving van elk land werken, in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Ierland, Italië, Polen, Portugal, Spanje en het Verenigd Koninkrijk.
2. Vergunning om personeel in dienst te nemen: Parakar beschikt over lokale vergunningen en registraties voor het in dienst nemen van personeel, waaronder de status van eerste erkende ‘Employer of Record’ in België, een registratie volgens Sectie 1 in Italië, een AÜG-vergunning in Duitsland en een vergunning als uitzendbureau in Ierland.
3. Een uitwijkmogelijkheid als de entiteit nog niet klaar is: als de registratie langer duurt dan gepland, kan jouw eerste medewerker aan de slag via onze Employer of Record-dienst en later overstappen naar jouw eigen entiteit.
4. Loonadministratie binnen hetzelfde team: de mensen die uw HR opzetten, dragen het over aan Parakar Payroll Services, zodat er niets verloren gaat tussen de opzetfase en de eerste loonstrook.
5.Opgebouwd rond uw eigen normen: we gaan uit van het beleid en de werkwijzen die je al hanteert, zodat de nieuwe vestiging op dezelfde manier functioneert als de rest van jouw bedrijf en tegelijkertijd voldoet aan de lokale wetgeving. Je beschikt over lokale kennis zonder dat je eerst iemand ter plaatse hoeft aan te nemen, en dezelfde aanpak kan worden herhaald in elk nieuw land waar je actief wordt.
Wat onze klanten zeggen
Onze aanpak in drie fasen
Het volledige traject duurt doorgaans 4 tot 8 weken. Sommige werkzaamheden lopen parallel, en waar je binnen die periode uitkomt, hangt voornamelijk af van het land en van de vraag of de registratie van de rechtspersoon hierin is inbegrepen, aangezien de termijnen voor registratie worden bepaald door de lokale autoriteiten en niet door ons.
Fase 1: HR-voorbereiding op jouw nieuwe markt
We beginnen met de plannen voor het land, waaronder wanneer je de eerste medewerker wilt laten starten, hoeveel mensen je in het eerste jaar verwacht aan te nemen en wat je al in huis hebt. De consultant beoordeelt jouw huidige opzet, wijst op de risico’s en hiaten en bepaalt het juiste wervingsmodel: of dat nu vanaf dag één uw eigen entiteit is of een ‘Employer of Record’ terwijl de entiteit wordt geregistreerd.
Fase 2: HR-opzet voor internationale uitbreiding
De consultant stelt het beleid, het handboek, de contractsjablonen, het onboardingproces en de toolkit voor de HR-manager voor het land op en neemt deze met je door. Als je al documenten van het hoofdkantoor hebt, passen we aan wat werkt in plaats van helemaal opnieuw te beginnen, zodat jouw bedrijfscultuur behouden blijft terwijl de documenten voldoen aan de lokale wetgeving.
Fase 3: Overdracht en training voor jouw team
Je ontvangt de voltooide documenten en toolkit, een stapsgewijze uitleg voor de persoon die ter plaatse de HR-zaken zal verzorgen, en gerichte training over de lokale regels die voor jouw team het belangrijkst zijn. Uiteindelijk kan jouw team in het nieuwe land zelf personeel aannemen en inwerken, zonder voor elke stap op externe ondersteuning te hoeven vertrouwen.
Gratis gidsen voor HR in een nieuw land
Gaat u uitbreiden naar Duitsland?
Onze gratis Duitsland-gids behandelt arbeidsrecht, salarisadministratie, onboarding, naleving van regelgeving en HR-beleid, zodat je weet wat er geregeld moet zijn voordat je jouw eerste medewerker aanneemt.
Uitbreiden naar Ierland?
Onze gids voor Ierland zet de belangrijkste zaken op een rijtje, zodat jouw eerste medewerkers in Ierland een vlotte start maken.
Uitbreiden naar Nederland?
Onze gids voor Nederland bevat de belangrijkste vereisten op het gebied van HR, salarisadministratie en naleving die je moet kennen voordat je daar mensen in dienst neemt.
Uitbreiden naar Polen?
Van arbeidsrecht tot onboarding en salarisadministratie: onze gids voor Polen helpt je om jouw uitbreiding naar Polen op de juiste manier te starten.
Uitbreiden naar Spanje?
Spanje heeft zijn eigen wettelijke en HR-vereisten. Onze gids voor Spanje loodst je door de punten die je moet regelen voordat jouw eerste medewerker aan de slag gaat.
Uitbreiden naar het Verenigd Koninkrijk?
Onze gids voor het Verenigd Koninkrijk geeft je een duidelijk overzicht van de belangrijkste stappen en lokale verplichtingen voor werkgevers wanneer je uitbreidt naar het Verenigd Koninkrijk.
Zorg voor een sterke HR-afdeling terwijl u groeit, met extra ondersteuning
HR Foundation zorgt ervoor dat je in het nieuwe land van start kunt gaan. Maar het opzetten van de juiste HR-structuur voor uitbreiding gaat verder dan de eerste voorbereidingen. Om je groei verder te ondersteunen, kan deze dienst worden aangevuld met aanvullende diensten die je helpen om effectief op te schalen en in verschillende landen te opereren. Deze zorgen ervoor dat jouw HR en bedrijfsvoering soepel blijven draaien terwijl je groeit, en je kunt ze op elk moment toevoegen:
- Volledige salaris- en HR-service: doorlopende salarisverwerking en dagelijks HR-beheer in meerdere landen
- Operationele HR-ondersteuning: praktische hulp bij dagelijkse HR-taken en personeelszaken zodra uw team is samengesteld
- Ondersteuning bij immigratiezaken: werkvergunningen en sponsoring voor nieuwe medewerkers van buiten de EU
- Ontwikkeling van HR-beleid: aanvullend beleid of een volledig handboek naarmate uw team groeit
Samen bieden ze je één partner, vanaf de eerste aanwerving in een land tot een volledig bemand team.
